Các anh chị ơi, trước em dùng chứng từ thuế thu nhập cá nhân bản giấy, giờ không được dùng nữa, có cần phải làm hồ sơ để hủy không ạ? Và muốn mua chứng từ thuế thu nhập cá nhân bản điện tử thì mua ở đâu được ạ?

Hủy chứng từ thuế TNCN bản giấy và mua bản điện tử ở đâu?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Hủy chứng từ thuế TNCN bản giấy

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) bản giấy được sử dụng trước khi chuyển đổi sang hình thức điện tử theo quy định pháp luật. Việc hủy chứng từ bản giấy chỉ áp dụng khi chứng từ bị hỏng, sai sót hoặc không còn giá trị sử dụng, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ quản lý thuế. Theo Điều 29 Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính (hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế 2019), tổ chức, cá nhân phải lập biên bản hủy và lưu trữ hồ sơ liên quan. Quy trình hủy được thực hiện như sau:

Bước 1: Kiểm tra và xác định chứng từ cần hủy

Xác định các chứng từ bản giấy bị hỏng, sai thông tin hoặc hết hạn sử dụng, đồng thời kiểm tra xem chứng từ đó có liên quan đến nghĩa vụ thuế chưa kê khai hay không. Nếu chứng từ đã kê khai thuế, cần điều chỉnh tờ khai thuế theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 trước khi hủy vật lý. Việc này giúp tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo dữ liệu thuế chính xác, tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý chứng từ từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Bước 2: Lập biên bản hủy chứng từ

Lập biên bản hủy chứng từ theo mẫu tự do, ghi rõ số lượng chứng từ, lý do hủy, ngày hủy và chữ ký của người có thẩm quyền (người đại diện theo pháp luật của đơn vị). Biên bản phải được lập ít nhất hai bản, một bản lưu trữ nội bộ và một bản gửi cơ quan thuế nếu chứng từ liên quan đến giao dịch lớn. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, biên bản này là cơ sở để chứng minh việc hủy hợp pháp, tránh tranh chấp sau này.

Bước 3: Tiến hành hủy vật lý và lưu trữ

Hủy chứng từ bằng cách cắt nhỏ, đốt hoặc phương pháp an toàn khác để không thể phục hồi, dưới sự chứng kiến của ít nhất hai người. Sau đó, lưu trữ biên bản hủy cùng hồ sơ thuế ít nhất 10 năm theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu chứng từ bị hủy do sai sót, cần lập chứng từ mới (bản điện tử nếu áp dụng) và kê khai bổ sung để bù đắp.

Mua hoặc cấp chứng từ thuế TNCN bản điện tử ở đâu

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử không phải là hàng hóa để "mua" mà là tài liệu điện tử được lập và cấp qua hệ thống quản lý thuế điện tử của Nhà nước, nhằm thúc đẩy chuyển đổi số theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử. Theo Điều 12 Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế phải đăng ký và sử dụng chứng từ điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế. Nơi cấp bao gồm hệ thống trực tuyến chính thức, không qua bên thứ ba thương mại.

• Đăng ký sử dụng chứng từ điện tử qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn) hoặc ứng dụng iHTKK, yêu cầu tài khoản thuế điện tử đã kích hoạt.
• Lập chứng từ mới qua phần mềm hỗ trợ của Tổng cục Thuế, sau đó ký số điện tử (theo Luật Giao dịch điện tử 2005, sửa đổi bổ sung 2023) và gửi cho người nộp thuế.
• Nếu cần hỗ trợ kỹ thuật, liên hệ Chi cục Thuế địa phương hoặc nhà cung cấp dịch vụ ký số được chứng nhận (như VNPT-CA hoặc BKAV-CA), với chi phí ký số khoảng 1.200.000 đồng đến 2.500.000 đồng/năm tùy gói.

Việc chuyển sang bản điện tử giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và tăng tính minh bạch, tránh mất mát chứng từ giấy.

Việc tuân thủ quy định hủy và sử dụng chứng từ thuế TNCN bản điện tử giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, tối ưu hóa quản lý thuế và hỗ trợ kê khai điện tử nhanh chóng. Đồng thời, đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế của cá nhân một cách hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.