Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy trình xử lý hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua
Đối với các hóa đơn đã được lập, ký số và nhận mã xác thực từ hệ thống của cơ quan thuế nhưng chưa thực hiện lệnh chuyển giao dữ liệu sang cho bên mua, việc xử lý sai sót được đơn giản hóa tối đa bằng công cụ kỹ thuật số.
- Cơ sở pháp lý điều chỉnh: Áp dụng theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nguyên tắc xử lý trực tiếp: Người bán không cần thiết lập biên bản hủy dưới bất kỳ hình thức nào. Doanh nghiệp chỉ cần truyền dữ liệu thông báo sai sót sang cơ quan thuế để hệ thống thực hiện lệnh khóa/hủy hiệu lực của dải số hóa đơn cũ trên hệ thống quản lý tập trung.
Trình tự các bước thực hiện năm 2026
Bước 1: Khởi tạo và nộp thông báo sai sót mẫu số 04/SS-HĐĐT trực tuyến Người bán đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng, chọn phân hệ quản lý hóa đơn sai sót và lập Thông báo tiếp nhận mẫu số 04/SS-HĐĐT.Kế toán thực hiện tích chọn tính chất "Hủy", nhập chính xác số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập của tờ hóa đơn bị sai thông tin nhưng chưa gửi cho khách hàng, đồng thời ghi rõ lý do hủy (ví dụ: viết sai tên hàng hóa, sai đơn giá phát hiện trước khi giao dữ liệu). Doanh nghiệp tiến hành ký số điện tử trên thông báo và ấn lệnh truyền trực tiếp lên hệ thống Tổng cục Thuế mà không đính kèm thêm bất kỳ văn bản phụ trợ nào.
Bước 2: Tiếp nhận thông báo phản hồi chấp thuận từ cơ quan thuế quản lý Sau khi tiếp nhận tệp dữ liệu mẫu 04/SS-HĐĐT do doanh nghiệp truyền lên ở Bước 1, hệ thống tự động của cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra cấu trúc dữ liệu và gửi lại Thông báo mẫu số 01/TB-HĐĐT về việc tiếp nhận. Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo chính thức chấp nhận hoặc không chấp nhận việc hủy hóa đơn của doanh nghiệp. Khi nhận được thông báo chấp nhận, tờ hóa đơn sai sót nêu trên chính thức bị vô hiệu hóa hoàn toàn trên hệ thống địa chính và quản lý thuế quốc gia năm 2026.
Bước 3: Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử mới thay thế Sau khi nhận được văn bản chấp nhận hủy của cơ quan thuế tại Bước 2, người bán tiến hành lập một tờ hóa đơn điện tử mới trên phần mềm với dải số sê-ri mới. Trên tờ hóa đơn mới này, kế toán ghi đúng toàn bộ các thông tin kinh tế phát sinh thực tế của giao dịch, thực hiện ký số và gửi lên cơ quan thuế để xin cấp mã xác thực mới. Khi hóa đơn mới được cấp mã thành công, doanh nghiệp mới được phép thực hiện thao tác chuyển giao dữ liệu tờ hóa đơn mới này sang cho người mua để làm căn cứ hạch toán.
Trình tự các bước thực hiện năm 2026
Bước 1: Thiết lập biên bản thỏa thuận hủy bỏ giao dịch và hóa đơn điện tử Người bán và người mua bắt buộc phải cùng nhau lập một văn bản có tên gọi là Biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn đã lập. Trong văn bản này, hai bên phải ghi nhận chi tiết số hóa đơn, ký hiệu, ngày tháng lập, nội dung giá trị tiền của tờ hóa đơn gốc, đồng thời khẳng định rõ lý do hủy bỏ là do hai bên chấm dứt thực hiện hợp đồng hoặc trả lại toàn bộ hàng hóa. Biên bản này phải được đại diện pháp luật của hai bên thực hiện ký tên, đóng dấu pháp nhân bằng văn bản giấy hoặc thực hiện ký số điện tử đồng thuận trên tệp PDF để bảo đảm tính chứng cứ pháp lý.
Bước 2: Gửi thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT sang cổng thông tin của cơ quan thuế Sau khi hoàn thiện biên bản cam kết tại Bước 1, người bán tiến hành khởi tạo Thông báo mẫu số 04/SS-HĐĐT trên hệ thống phần mềm điện tử của mình. Kế toán nhập mã định danh của tờ hóa đơn cần hủy, lựa chọn trạng thái xử lý là "Hủy hóa đơn" và điền lý do cụ thể dựa trên biên bản thỏa thuận đã ký với đối tác. Doanh nghiệp thực hiện ký số và truyền tờ khai mẫu 04 này lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời hạn gửi thông báo này muộn nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng của tháng/quý phát sinh hành vi hủy giao dịch năm 2026.
Bước 3: Tiếp nhận phê duyệt hệ thống và thực hiện điều chỉnh sổ sách kế toán Doanh nghiệp theo dõi trạng thái phản hồi của cơ quan thuế qua Thông báo mẫu số 01/TB-HĐĐT. Sau khi cơ quan thuế phê duyệt trạng thái "Chấp nhận" đối với hồ sơ hủy mẫu 04 ở Bước 2, cả người bán và người mua đều phải thực hiện thao tác ghi giảm doanh thu, giảm chi phí và loại bỏ nghĩa vụ thuế GTGT đầu ra/đầu vào tương ứng của tờ hóa đơn đã hủy trên hệ thống sổ sách kế toán nội bộ. Trường hợp hai bên vẫn tiếp tục triển khai một giao dịch mới khác
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng thủ tục hủy hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế và giảm rủi ro tranh chấp với đối tác. Đồng thời, duy trì uy tín với cơ quan thuế, hỗ trợ quản lý tài chính hiệu quả hơn. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận