Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định hiện hành về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, và Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế liên quan đến hóa đơn, chứng từ, từ ngày 01/06/2025, quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót đã bị bãi bỏ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thay vào đó, hóa đơn sai sót chỉ được xử lý bằng cách điều chỉnh hoặc thay thế, nhằm đảm bảo tính liên tục và minh bạch trong quản lý thuế. Việc hủy hóa đơn trước ngày này có thể áp dụng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (Điều 29), nhưng sau ngày 01/06/2025, hành vi hủy sẽ không được hệ thống eTax chấp nhận, dẫn đến lỗi không cho phát hành hóa đơn mới. Lỗi này thường xảy ra vì hệ thống ghi nhận hóa đơn gốc vẫn đang ở trạng thái "hủy" không hợp lệ, yêu cầu phải cập nhật theo quy định mới để giải phóng mã số hóa đơn.
Lý do hệ thống eTax không cho phát hành hóa đơn mới sau khi hủy
Hệ thống eTax của Tổng cục Thuế được thiết kế để kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng mã số hóa đơn, tránh lạm dụng hoặc trùng lặp. Khi Anh/Chị hủy hóa đơn theo cách cũ (trước 01/06/2025), hệ thống có thể đã khóa mã số đó tạm thời, nhưng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc hủy không còn hiệu lực pháp lý, dẫn đến xung đột dữ liệu. Cụ thể, nếu hóa đơn đã được gửi đến người mua và kê khai thuế, hệ thống sẽ không cho phép phát hành mới mà không có văn bản thỏa thuận hoặc điều chỉnh, nhằm tuân thủ nguyên tắc không hủy mà chỉ sửa chữa sai sót. Trường hợp này phổ biến ở các doanh nghiệp chuyển tiếp từ quy định cũ sang mới, và có thể cần liên hệ cơ quan thuế địa phương để kiểm tra nhật ký hệ thống.
Quy trình xử lý hóa đơn sai sót và phát hành hóa đơn mới
Để khắc phục lỗi và phát hành hóa đơn mới, Anh/Chị cần thực hiện theo quy trình điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy trình được chia thành các bước sau:
Bước 1: Xác định sai sót và lập văn bản thỏa thuận với người mua
Trước tiên, người bán phải thông báo hoặc lập văn bản thỏa thuận với người mua về nội dung sai sót trên hóa đơn gốc. Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh, văn bản phải được ký xác nhận hai bên; nếu là người tiêu dùng, chỉ cần thông báo bằng văn bản hoặc điện tử. Văn bản này phải ghi rõ thông tin sai sót (như số lượng, giá trị, thuế suất) và thời điểm phát hiện, theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi). Bước này đảm bảo tính đồng thuận, tránh tranh chấp sau này, và là điều kiện bắt buộc để hệ thống eTax chấp nhận xử lý.
Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Dựa trên văn bản thỏa thuận, người bán lập hóa đơn điện tử mới với nội dung điều chỉnh (nếu sai sót nhỏ, như sửa giá trị) hoặc thay thế (nếu sai sót lớn, như hủy toàn bộ và phát hành mới). Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ "Điều chỉnh hóa đơn số… ngày… tháng… năm…" và liên kết với hóa đơn gốc qua mã số. Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký để ký số và gửi qua hệ thống eTax. Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn thay thế chỉ áp dụng khi sai sót làm thay đổi bản chất giao dịch, và phải hủy hiệu lực hóa đơn gốc bằng cách cập nhật trạng thái trên hệ thống.
Bước 3: Kê khai và nộp cho cơ quan thuế
Sau khi lập, người bán kê khai bổ sung vào kỳ thuế phát sinh sai sót qua hệ thống eTax, kèm theo văn bản thỏa thuận và hóa đơn mới. Nếu lỗi hệ thống vẫn tồn tại, liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp để yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp nhật ký giao dịch để mở khóa mã số. Thời hạn xử lý là trong vòng 10 ngày kể từ khi phát hiện sai sót, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu vi phạm thời hạn, có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.
Bước 4: Lưu trữ và theo dõi
Lưu trữ toàn bộ hồ sơ (văn bản thỏa thuận, hóa đơn gốc và mới) ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Theo dõi thông báo từ eTax để xác nhận hóa đơn mới đã được chấp nhận, và gửi bản sao cho người mua để họ điều chỉnh sổ sách kế toán.
- Hồ sơ cần chuẩn bị: Văn bản thỏa thuận sai sót (bản gốc hoặc scan); Hóa đơn điện tử gốc và mới; Biên bản kê khai bổ sung thuế (nếu có điều chỉnh số thuế).
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ quy trình này giúp tránh rủi ro phạt hành chính, đảm bảo dữ liệu thuế chính xác và duy trì uy tín kinh doanh. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận