Em làm freelancer thiết kế từ năm 2021 tới nay, khách trong và ngoài nước chuyển tiền về tài khoản cá nhân không cố định, có tháng cao có tháng thấp, tới đầu năm nay em mới đăng ký mã số thuế cá nhân thì cơ quan thuế yêu cầu kê khai lại toàn bộ thu nhập các năm trước, trong khi nhiều khoản đã chi trả cho cộng tác viên, vậy em có được trừ chi phí hay bắt buộc nộp trên tổng tiền nhận vào ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Nghĩa vụ kê khai thu nhập các năm trước

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 47 và Điều 51), cá nhân có thu nhập từ hoạt động sản xuất, kinh doanh phải đăng ký mã số thuế (MST) và kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đầy đủ. Trường hợp của Anh/Chị bắt đầu làm việc từ năm 2021 nhưng đến đầu năm nay mới đăng ký MST là hành vi chậm đăng ký và chậm kê khai. Cơ quan thuế có quyền yêu cầu Anh/Chị kê khai bổ sung cho toàn bộ doanh thu phát sinh từ năm 2021 đến nay.

Thu nhập từ khách hàng trong và ngoài nước chuyển về tài khoản cá nhân được xác định là thu nhập từ kinh doanh theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Việc không kê khai kịp thời có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy thuộc vào thời gian chậm nộp và số thuế phát sinh, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 41/2022/NĐ-CP).

Việc trừ chi phí hợp lý, bao gồm chi trả cho cộng tác viên

Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, cá nhân kinh doanh (bao gồm freelancer) thường nộp thuế theo phương pháp khoán hoặc kê khai từng lần phát sinh. Đối với ngành thiết kế (thuộc nhóm dịch vụ), tỷ lệ thuế tính trên doanh thu là 5% thuế TNCN và 2% thuế GTGT.

Xem thêm: Một doanh nghiệp xây dựng nhỏ ký hợp đồng thi công công trình dân dụng nhưng chủ nhà thanh toán từng phần bằng tiền mặt, đến khi quyết toán thuế thì cơ quan chức năng cho rằng không đủ căn cứ chứng minh chi phí nhân công và vật liệu do thiếu hóa đơn đầu vào hợp lệ, dẫn tới bị loại chi phí và truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp, trong khi thực tế công trình đã hoàn thành đầy đủ, vậy có cách nào hợp thức hóa chi phí trong trường hợp này hay phải chấp nhận nộp bổ sung?

Nếu Anh/Chị muốn trừ các chi phí hợp lý như tiền công trả cho cộng tác viên, Anh/Chị phải cung cấp được chứng từ hợp pháp bao gồm hợp đồng cộng tác viên, chứng từ chuyển khoản và chứng từ khấu trừ thuế TNCN 10% (nếu chi trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên cho cộng tác viên đó). Tuy nhiên, đối với cá nhân kinh doanh không có sổ sách kế toán, cơ quan thuế thường áp dụng tỷ lệ % trên doanh thu mà không cho trừ chi phí thực tế. Nếu chọn trừ chi phí, Anh/Chị phải chứng minh được các khoản chi này liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu và đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Quy trình kê khai bổ sung và chứng minh chi phí

Anh/Chị cần thực hiện theo các bước sau để hợp thức hóa nghĩa vụ thuế từ năm 2021 đến nay:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kê khai bổ sung Anh/Chị cần tập hợp toàn bộ dữ liệu doanh thu qua sao kê tài khoản ngân hàng và các chứng từ chi phí liên quan từ năm 2021. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Anh/Chị phải rà soát các giao dịch chuyển khoản từ tất cả khách hàng để xác định chính xác tổng doanh thu theo từng năm tài chính. Đối với phần chi phí trả cho cộng tác viên, cần chuẩn bị sẵn hợp đồng thuê khoán và biên lai chuyển tiền để đối soát nếu cơ quan thuế cho phép trừ chi phí thực tế. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và dịch thuật công chứng các hợp đồng từ nước ngoài (nếu có) sẽ giúp chứng minh tính minh bạch của thu nhập, tuân thủ đúng quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP về quản lý và sử dụng văn bản điện tử trong giao dịch thuế.

Bước 2: Nộp tờ khai thuế bổ sung qua hệ thống điện tử Sử dụng tờ khai mẫu 01/CNKD (ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC) để thực hiện kê khai cho các năm còn thiếu. Giải thích chi tiết từ 3-5 dòng: Anh/Chị đăng nhập vào hệ thống Thuế điện tử cá nhân (etax cá nhân) bằng mã số thuế đã được cấp để nộp tờ khai bổ sung cho từng quý hoặc từng năm phát sinh thu nhập. Trong tờ khai, Anh/Chị điền thông tin doanh thu thực nhận và lựa chọn phương pháp tính thuế phù hợp theo hướng dẫn của cán bộ quản lý thuế trực tiếp. Việc chủ động kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế ra quyết định kiểm tra sẽ giúp Anh/Chị có cơ hội được giảm nhẹ các tình tiết vi phạm hành chính theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019, đồng thời giúp số liệu thuế được cập nhật chính xác trên hệ thống quốc gia.

Xem thêm: Em có mua một mảnh đất nông nghiệp và đứng tên cá nhân, sau đó chuyển nhượng lại cho người khác trong vòng chưa tới một năm, hiện tại bên thuế yêu cầu nộp thuế thu nhập cá nhân theo giá thị trường chứ không theo giá hợp đồng, trong khi hai bên giao dịch thật đúng giá ghi trên giấy, vậy em cần làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình ạ?

Bước 3: Nộp thuế và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước Sau khi tờ khai được chấp nhận, Anh/Chị tiến hành nộp số thuế gốc và số tiền chậm nộp phát sinh vào kho bạc nhà nước. Anh/Chị có thể nộp qua ứng dụng eTax Mobile hoặc các ngân hàng có liên kết để nhận biên lai nộp tiền ngay lập tức. Sau khi nộp xong, Anh/Chị cần lưu giữ tất cả chứng từ nộp tiền này tối thiểu 10 năm để phục vụ việc đối chiếu hoặc khiếu nại nếu sau này cơ quan thuế có sự thay đổi về chính sách truy thu. Hoàn tất nghĩa vụ tài chính này là bước cuối cùng để Anh/Chị làm sạch hồ sơ thuế cá nhân, đảm bảo không gặp vướng mắc khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc xuất cảnh sau này.

Danh sách hồ sơ chính cần chuẩn bị:

• Sao kê ngân hàng tất cả các tài khoản nhận thu nhập từ năm 2021.
• Hợp đồng dịch vụ thiết kế với khách hàng trong và ngoài nước.
• Hợp đồng cộng tác viên và chứng từ chi trả tiền công cho cộng tác viên.
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu 01/CNKD (theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Giấy xác nhận đăng ký mã số thuế cá nhân.

Việc tuân thủ kê khai đầy đủ và chứng minh chi phí giúp Anh/Chị tránh các khoản phạt cao, tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, và đảm bảo quyền lợi hợp pháp lâu dài trong hoạt động freelancer. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.