Anh chị biết hướng dẫn giúp em với. Hiện tại nếu kê khai “danh sách chi tiết số tiền nộp thuế thu nhập cá nhân đã nộp thay” thì phải dùng số định danh cá nhân (12 số) thay cho mã số thuế thu nhập cá nhân (10 số) đúng không? Nhưng nếu có một số trường hợp khi tra cứu thì mã số thuế người lao động vẫn chưa cập nhật thành số định danh cá nhân thì khi nộp danh sách này mình điền mã số thuế cũ 10 số được không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về việc sử dụng mã số thuế trong kê khai danh sách thuế TNCN nộp thay

Theo Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 105/2020/TT-BTC, cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Khi kê khai thuế TNCN nộp thay, tổ chức chi trả thu nhập phải sử dụng mã số thuế của cá nhân theo dữ liệu đăng ký thuế.

MST là mã số duy nhất được cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật quản lý thuế, giúp theo dõi và quản lý nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả. Trường hợp cá nhân đã được cấp mã số thuế thì phải sử dụng mã số thuế đó khi kê khai. Đối với cá nhân đăng ký mới, mã số thuế có thể trùng với số định danh cá nhân theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC.

MST 10 số dành cho cá nhân và trường hợp có nhiều MST

Cá nhân được cấp một mã số thuế duy nhất (có thể là 10 số hoặc trùng với số định danh cá nhân theo quy định hiện hành) và phải sử dụng thống nhất khi kê khai thuế. Trong trường hợp cá nhân có nhiều MST (ví dụ: do đăng ký trước đây với các cơ quan khác nhau), chỉ được sử dụng một MST duy nhất để kê khai toàn bộ nghĩa vụ thuế, bao gồm cả danh sách thuế TNCN nộp thay. Tổ chức nộp thuế cần kiểm tra và xác nhận MST chính thức của cá nhân qua hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc Cục Thuế địa phương để tránh sai sót.

Nếu sử dụng MST cũ 10 số hợp lệ, đây chính là mã cần áp dụng; không được dùng CCCD để thay thế, vì điều này có thể dẫn đến từ chối kê khai hoặc xử phạt hành chính. Trường hợp kê khai sai mã số thuế dẫn đến sai lệch nghĩa vụ thuế, tổ chức có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP tùy tính chất và mức độ vi phạm.

Nếu cá nhân chưa được cấp MST, tổ chức nộp thuế thay cần hướng dẫn cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 105/2020/TT-BTC hướng dẫn đăng ký thuế. Quy trình đăng ký MST cho cá nhân được thực hiện như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Cá nhân cần chuẩn bị bản sao CCCD/CMND (không cần công chứng) và các giấy tờ liên quan chứng minh tình trạng cư trú nếu đăng ký lần đầu. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú hoặc qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gdt.gov.vn). Thời gian xử lý hồ sơ thường trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ và xác nhận

Nộp hồ sơ qua đường bưu điện, trực tiếp hoặc trực tuyến. Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ cấp giấy xác nhận MST tạm thời ngay lập tức nếu nộp trực tuyến, hoặc trong vòng 3-10 ngày nếu nộp trực tiếp. Cá nhân nhận MST 10 số qua email hoặc giấy xác nhận chính thức.

Bước 3: Sử dụng MST trong kê khai

Tổ chức chi trả thu nhập thực hiện kê khai theo Mẫu 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Việc này đảm bảo dữ liệu được cập nhật chính xác vào hệ thống quản lý thuế quốc gia.

Việc tuân thủ sử dụng MST giúp tránh các rủi ro pháp lý, giảm thiểu sai sót trong kê khai và đảm bảo quyền lợi khấu trừ, hoàn thuế cho cá nhân. Đồng thời, tổ chức nộp thay tránh được các khoản phạt hành chính do kê khai không đúng quy định. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.