Anh chị cho em hỏi. Bên em là bên bán hàng xuất hóa đơn cho bên mua nhưng hàng bị lỗi nên bên mua trả hàng một phần. Và đã thống nhất là bên mua xuất hóa đơn trả lại hàng. Cả hai hóa đơn đều cùng trong kỳ. Thì khi nhận hóa đơn trả hàng, em kê khai tăng chi phí hay giảm doanh thu trên tờ khai thuế ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Quy định về xử lý hóa đơn trả lại hàng hóa

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trong trường hợp người mua trả lại hàng hóa (toàn bộ hoặc một phần) do lỗi chất lượng, hai bên cần lập biên bản thỏa thuận về việc trả hàng. Nếu các bên thống nhất để người mua lập hóa đơn trả lại hàng, hóa đơn này sẽ được dùng để điều chỉnh nghĩa vụ thuế của cả hai bên.

Cụ thể, khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 (sửa đổi bởi Luật sửa đổi một số luật năm 2024, có hiệu lực từ 01/01/2025) quy định rằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn trả lại hàng được kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn đó. Trong trường hợp của Anh/Chị, cả hai hóa đơn (hóa đơn bán hàng và hóa đơn trả lại) đều thuộc cùng kỳ kê khai thuế, do đó việc xử lý sẽ được thực hiện trong kỳ hiện tại.

2. Kê khai hóa đơn trả lại hàng

Khi nhận được hóa đơn trả lại hàng từ bên mua, bên bán (công ty của Anh/Chị) cần kê khai điều chỉnh giảm doanh thu, không phải tăng chi phí. Theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn trả lại hàng được lập để điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa và thuế GTGT tương ứng. Cụ thể:

• Bên bán kê khai hóa đơn trả lại hàng vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (mẫu 01-1/GTGT) trong kỳ phát sinh hóa đơn trả lại, ghi số tiền điều chỉnh giảm (dấu âm) để phản ánh việc giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra.
• Bên mua kê khai hóa đơn trả lại vào Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào (mẫu 01-2/GTGT) trong kỳ nhận được hóa đơn, điều chỉnh giảm thuế GTGT đầu vào. Vì cả hai hóa đơn đều trong cùng kỳ, Anh/Chị không cần lập tờ khai bổ sung cho kỳ trước, mà chỉ cần kê khai trực tiếp vào tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại.

3. Hạch toán kế toán cho hóa đơn trả lại hàng

Về mặt kế toán, theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, việc trả lại hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu được hạch toán như sau:

• Ghi nợ TK 5212 – Hàng bán bị trả lại (giá trị hàng trả lại chưa bao gồm thuế GTGT).
• Ghi nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (phần thuế GTGT của hàng trả lại).
• Ghi có TK 111, 112 hoặc các tài khoản liên quan (nếu hoàn tiền cho bên mua). Cuối kỳ, số dư TK 5212 được kết chuyển sang TK 511 để giảm doanh thu. Việc này đảm bảo phản ánh đúng doanh thu thực tế trong kỳ và không làm tăng chi phí, vì hàng trả lại không được xem là khoản chi phí phát sinh mà là khoản giảm trừ doanh thu.

4. Lưu ý khi xử lý hóa đơn trả lại hàng

Để đảm bảo tuân thủ quy định và tránh rủi ro thuế, Anh/Chị cần lưu ý:

• Lập biên bản thỏa thuận trả hàng, ghi rõ số lượng, giá trị hàng trả lại, số tiền thuế GTGT, và lý do trả hàng (hàng lỗi). Biên bản này phải được lưu trữ cùng hóa đơn để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
• Hóa đơn trả lại do bên mua lập cần đảm bảo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các thông tin như số hóa đơn, ngày tháng, lý do điều chỉnh.
• Đảm bảo thời điểm kê khai hóa đơn trả lại đúng với kỳ phát sinh (trong trường hợp này là kỳ hiện tại) để tránh bị xử phạt theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (phạt từ 3-8 triệu đồng nếu lập hóa đơn sai thời điểm).
• Nếu có sai sót trong hóa đơn trả lại, cần thông báo ngay cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để xử lý kịp thời.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!