Công việc của kế toán công ty khi mới thành lập

Kế toán công ty mới thành lập đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng nền tảng tài chính vững chắc, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro từ những sai sót ban đầu. Khi một công ty vừa ra đời, việc xử lý các thủ tục kế toán đúng cách không chỉ đảm bảo hoạt động suôn sẻ mà còn tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về những công việc cần thiết, giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt rõ ràng. Cùng Công ty Luật ACC khám phá sâu hơn.

1. Công việc của kế toán công ty khi mới thành lập

Khi công ty mới thành lập, kế toán cần thực hiện ngay các nhiệm vụ cơ bản để thiết lập hệ thống tài chính theo quy định pháp luật. Trước hết, kế toán phải chuẩn bị hồ sơ kế toán ban đầu, bao gồm việc mở sổ kế toán chính và phụ, ghi nhận vốn điều lệ, tài sản góp vốn từ các thành viên sáng lập.

Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong ghi chép. Kế toán công ty mới thành lập thường bắt đầu bằng việc kiểm kê tài sản, lập bảng cân đối kế toán thử nghiệm để phản ánh tình hình tài chính thực tế ngay từ ngày đầu hoạt động. Ngoài ra, kế toán cần phối hợp với ban lãnh đạo để phân công nhiệm vụ, như ai chịu trách nhiệm hóa đơn chứng từ, giúp tránh tình trạng thiếu sót dẫn đến phạt hành chính sau này. Việc này không chỉ giúp công ty vận hành mượt mà mà còn tạo cơ sở dữ liệu đáng tin cậy cho các quyết định kinh doanh ban đầu.

 Hơn nữa, kế toán phải cập nhật các biểu mẫu kế toán chuẩn, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận theo nguyên tắc kép, tức là ghi cả bên nợ và có để cân bằng tài khoản. Trong giai đoạn này, nếu công ty có vốn đầu tư nước ngoài, kế toán cần chú ý thêm các quy định về chuyển đổi ngoại tệ theo tỷ giá quy định. Tổng thể, các công việc này đòi hỏi sự cẩn trọng cao, vì bất kỳ sai lầm nào cũng có thể ảnh hưởng đến uy tín và chi phí khắc phục sau này.

2. Thiết lập hệ thống kê khai thuế ban đầu

Sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh, kế toán công ty mới thành lập phải ưu tiên các thủ tục liên quan đến thuế để tránh bị xử phạt. Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp mới phải đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương trong vòng 10 ngày kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Kế toán cần chuẩn bị hồ sơ gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách thành viên góp vốn và các tài liệu liên quan đến địa chỉ trụ sở.

 Việc này giúp công ty được cấp mã số thuế điện tử, là nền tảng cho mọi giao dịch sau này. Tiếp theo, kế toán phải kê khai phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (VAT), thường chọn phương pháp khấu trừ nếu doanh nghiệp có quy mô vừa, hoặc trực tiếp nếu nhỏ lẻ, dựa trên doanh thu dự kiến. Kế toán công ty mới thành lập cũng cần đăng ký tài khoản giao dịch điện tử với Tổng cục Thuế để nộp tờ khai và báo cáo trực tuyến, giảm thiểu thủ tục giấy tờ.

 Trong quá trình này, kế toán nên kiểm tra kỹ các thông tin như mã ngành kinh doanh để tránh sai sót dẫn đến điều chỉnh sau. Hơn nữa, nếu công ty có nhân viên, kế toán phải đăng ký phương pháp khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và lập danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội. Những bước này không chỉ đảm bảo tuân thủ mà còn giúp công ty lập kế hoạch ngân sách thuế hợp lý từ đầu, tránh tình trạng nợ đọng gây lãi phạt.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty uy tín

3. Quản lý chứng từ và sổ sách kế toán hàng ngày

Quản lý chứng từ là một phần quan trọng trong kế toán công ty mới thành lập, giúp duy trì tính minh bạch và sẵn sàng cho kiểm tra bất kỳ lúc nào. Theo Luật Kế toán 2015, mọi chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ, hợp pháp và lưu trữ ít nhất 10 năm. Kế toán cần thiết lập quy trình nhận, kiểm tra và phân loại chứng từ như hóa đơn đầu vào, biên lai thu chi, hợp đồng kinh tế.

Ví dụ, với hóa đơn điện tử đang phổ biến, kế toán phải đăng ký sử dụng hệ thống hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin của Tổng cục Thuế, đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận kịp thời. Kế toán công ty mới thành lập thường bắt đầu bằng việc sử dụng phần mềm kế toán đơn giản như Misa hoặc Fast để tự động hóa việc ghi sổ, giảm lỗi thủ công. Sổ sách kế toán bao gồm sổ cái, sổ chi tiết và nhật ký chung, nơi ghi nhận tất cả các bút toán theo trình tự thời gian. Kế toán cần kiểm tra định kỳ sự cân đối giữa các sổ để phát hiện sai sót sớm. Ngoài ra, trong giai đoạn đầu, kế toán nên hướng dẫn nhân viên khác cách lưu trữ chứng từ an toàn, tránh mất mát do sơ suất. Việc này không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn hỗ trợ phân tích chi phí, lợi nhuận sơ bộ, giúp lãnh đạo điều chỉnh chiến lược kinh doanh kịp thời.

>> Đọc thêm: Thủ tục thành lập công ty mới nhất

4. Lập báo cáo tài chính và nộp tờ khai thuế định kỳ

Việc lập báo cáo tài chính là nhiệm vụ then chốt của kế toán công ty mới thành lập, đặc biệt trong quý đầu tiên để đánh giá hiệu quả hoạt động. Theo Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính hàng quý và hàng năm, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ. Kế toán cần thu thập dữ liệu từ sổ sách để tổng hợp, đảm bảo các chỉ số như doanh thu, chi phí được phản ánh chính xác.

Với thuế, Luật Quản lý thuế 2019 yêu cầu nộp tờ khai thuế VAT hàng tháng hoặc quý tùy quy mô, kèm theo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) tạm tính nếu có lợi nhuận. Kế toán công ty mới thành lập nên sử dụng mẫu biểu chuẩn từ cơ quan thuế để tránh sai lệch, và nộp qua hệ thống iHTKK hoặc eTax. Trong báo cáo đầu tiên, kế toán có thể gặp thách thức với các khoản khấu hao tài sản cố định, nên cần tính toán theo phương pháp đường thẳng hoặc số dư giảm dần phù hợp. Hơn nữa, nếu công ty lỗ trong giai đoạn đầu, kế toán phải ghi nhận để bù trừ thuế sau này. Việc này giúp doanh nghiệp không chỉ tránh phạt mà còn có cái nhìn rõ ràng về dòng tiền, hỗ trợ quyết định đầu tư.

5. Câu hỏi thường gặp

Kế toán công ty mới thành lập cần đăng ký mã số thuế trong bao lâu?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp phải đăng ký mã số thuế trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Hồ sơ bao gồm bản sao giấy đăng ký kinh doanh và thông tin về người đại diện pháp luật. Việc chậm trễ có thể dẫn đến phạt hành chính từ 2-8 triệu đồng. Kế toán nên thực hiện trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để nhanh chóng và tiện lợi, đảm bảo công ty có thể bắt đầu giao dịch hợp pháp ngay lập tức.

Công việc kế toán ban đầu có cần sử dụng phần mềm không?

Luật Kế toán 2015 không bắt buộc sử dụng phần mềm, nhưng khuyến khích để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, đặc biệt với doanh nghiệp nhỏ. Phần mềm như Misa giúp tự động hóa ghi chép chứng từ và lập báo cáo, giảm thời gian thủ công. Nếu công ty mới thành lập có quy mô nhỏ, có thể bắt đầu bằng sổ tay, nhưng nên chuyển sang phần mềm khi doanh thu tăng để tránh sai sót. Chi phí phần mềm thường hợp lý và hỗ trợ tuân thủ các quy định cập nhật từ cơ quan nhà nước.

Nếu sai sót trong báo cáo thuế đầu tiên thì xử lý thế nào?

Theo Luật Quản lý thuế 2019, nếu phát hiện sai sót, kế toán có thể điều chỉnh và nộp bổ sung trong thời hạn quy định, tránh phạt nặng. Cần lập biên bản giải trình và nộp kèm tờ khai điều chỉnh qua hệ thống điện tử. Phạt có thể từ 20% số thuế thiếu nếu tự giác khắc phục

Kế toán công ty mới thành lập đòi hỏi sự chuyên nghiệp để tránh các rủi ro không đáng có, từ đó hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững. Việc tuân thủ các quy định từ Luật Kế toán 2015 và Luật Quản lý thuế 2019 không chỉ là nghĩa vụ mà còn là lợi thế cạnh tranh. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong giai đoạn đầu, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện các thủ tục một cách hiệu quả. Đừng chần chừ, hành động ngay hôm nay để xây dựng nền tảng vững chắc cho công ty của bạn.