Dạ cho mình hỏi, em là kế toán mới vào công ty thì phát hiện hồ sơ pháp lý công ty thiếu nhiều giấy phép con, nếu bị kiểm tra thì trách nhiệm thuộc về ai ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Trách nhiệm của kế toán mới khi phát hiện thiếu giấy phép

Là kế toán mới vào công ty, bạn không chịu trách nhiệm trực tiếp về việc thiếu các giấy phép con (như giấy phép môi trường, an toàn thực phẩm hoặc các giấy phép hoạt động chuyên ngành khác) trong hồ sơ pháp lý. Kế toán không chịu trách nhiệm trực tiếp về việc xin cấp giấy phép, nhưng có nghĩa vụ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ pháp lý liên quan khi thực hiện nghiệp vụ kế toán và phải báo cáo khi phát hiện sai sót.

Theo Điều 51 Luật Kế toán 2015, người làm kế toán có trách nhiệm thực hiện công việc trung thực, đầy đủ và báo cáo khi phát hiện sai phạm. Nếu bạn phát hiện thiếu sót, bạn nên báo cáo kịp thời cho người đại diện theo pháp luật của công ty để tránh bị liên đới gián tiếp nếu sau này có kiểm tra. Việc không báo cáo có thể dẫn đến trách nhiệm cá nhân nếu chứng minh được bạn biết mà cố tình che giấu, nhưng với vị trí mới, rủi ro này thấp nếu bạn hành động minh bạch.

Xem thêm: Tôi có người thân đang chấp hành án cải tạo không giam giữ nhưng bị địa phương gọi đi lao động công ích liên tục thì có đúng với quyết định của tòa không?

Trách nhiệm của công ty và người đại diện pháp lý

Trách nhiệm chính thuộc về công ty và người đại diện theo pháp luật (thường là giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp), vì họ có nghĩa vụ đảm bảo đầy đủ hồ sơ pháp lý để tuân thủ các quy định kinh doanh. Theo Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020, người đại diện pháp luật phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh, bao gồm việc xin cấp và duy trì các giấy phép con cần thiết theo ngành nghề đăng ký.

Nếu thiếu giấy phép, công ty có thể bị xử phạt hành chính, mức xử phạt sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực cụ thể theo các nghị định chuyên ngành (ví dụ: Nghị định 45/2022/NĐ-CP về môi trường, Nghị định 115/2018/NĐ-CP về an toàn thực phẩm…). Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng (ví dụ kinh doanh không phép gây hậu quả lớn), có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo các tội danh tương ứng trong Bộ luật Hình sự 2015.

Hậu quả nếu bị kiểm tra và cách xử lý

Khi cơ quan nhà nước kiểm tra (như Thanh tra Tài chính, Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc cơ quan chuyên ngành), công ty sẽ là đối tượng chịu trách nhiệm chính, với các hình thức xử lý bao gồm:

Xem thêm: Tôi là trưởng nhóm bán hàng online bị khách tố lừa đảo trong khi tiền đều chuyển cho công ty thì trách nhiệm pháp lý thuộc về ai?

• Phạt hành chính đối với doanh nghiệp, buộc bổ sung giấy phép thiếu.
• Thu hồi giấy phép kinh doanh nếu vi phạm lặp lại.
• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu gây ảnh hưởng đến bên thứ ba.

Kế toán mới chỉ bị ảnh hưởng nếu tham gia trực tiếp vào việc lập báo cáo sai lệch liên quan đến giấy phép (theo Điều 220 Luật Kế toán 2015), nhưng bạn có thể giảm rủi ro bằng cách ghi chép bằng văn bản về việc phát hiện và báo cáo nội bộ. Để tránh hậu quả, công ty nên khẩn trương bổ sung hồ sơ theo quy định của từng giấy phép cụ thể, ví dụ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Việc tuân thủ đầy đủ hồ sơ pháp lý giúp doanh nghiệp tránh rủi ro phạt nặng, duy trì uy tín và hoạt động ổn định lâu dài. Đồng thời, nó bảo vệ quyền lợi của nhân viên như bạn khỏi các tranh chấp không đáng có. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.