Khách chuyển khoản công ty không cung cấp thông tin xuất hóa đơn
Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Quy định pháp lý về xuất hóa đơn khi khách hàng chuyển khoản
Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), người bán có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn cho người mua đối với mọi giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng (Điều 4). Hóa đơn phải ghi đầy đủ thông tin người mua, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), để đảm bảo tính hợp pháp và hỗ trợ khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Thông tư 78/2021/TT-BTC) quy định chi tiết tại Điều 10, hóa đơn điện tử phải bao gồm thông tin từ tài khoản chuyển khoản nếu người mua không cung cấp đầy đủ dữ liệu cá nhân hoặc doanh nghiệp. Việc không xuất hóa đơn hoặc xuất thiếu thông tin có thể dẫn đến xử phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế (Điều 25).
Xử lý khi khách hàng không cung cấp thông tin xuất hóa đơn
Trong trường hợp khách hàng chuyển khoản nhưng không cung cấp thông tin (như tên, địa chỉ, mã số thuế), doanh nghiệp không được từ chối xuất hóa đơn mà phải chủ động thu thập thông tin bổ sung để tuân thủ quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu thông tin chỉ có từ giao dịch chuyển khoản (số tài khoản, tên chủ tài khoản), doanh nghiệp có thể tạm thời xuất hóa đơn với dữ liệu này, nhưng phải yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin đầy đủ trong thời hạn 7 ngày làm việc kể từ ngày giao dịch (theo Điều 19 Thông tư 78/2021/TT-BTC).
- Liên hệ khách hàng qua email, điện thoại hoặc kênh giao dịch để yêu cầu thông tin bổ sung.
- Lưu trữ chứng từ chuyển khoản làm cơ sở tạm thời cho hóa đơn.
- Nếu khách hàng là cá nhân không kinh doanh, có thể xuất hóa đơn lẻ với thông tin cơ bản từ chuyển khoản, nhưng khuyến nghị ghi rõ "Khách lẻ" nếu không có dữ liệu đầy đủ.
Việc chậm trễ xuất hóa đơn có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (Điều 24), vì vậy doanh nghiệp cần lập hóa đơn ngay sau khi nhận chuyển khoản.
Quy trình xuất hóa đơn bổ sung thông tin
Nếu thông tin ban đầu thiếu, doanh nghiệp thực hiện quy trình điều chỉnh hoặc bổ sung hóa đơn theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 22 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy trình được thực hiện qua hệ thống hóa đơn điện tử như sau:
Bước 1: Xác định và thông báo thiếu thông tin
Doanh nghiệp kiểm tra chứng từ chuyển khoản và gửi thông báo cho khách hàng trong vòng 2 ngày làm việc, yêu cầu cung cấp tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế (nếu áp dụng). Lưu ý ghi nhận thời gian thông báo để tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: Lập hóa đơn tạm thời nếu cần
Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn với thông tin có sẵn từ chuyển khoản (tên chủ tài khoản, số tài khoản). Gửi hóa đơn tạm thời cho khách hàng qua email hoặc cổng thông tin điện tử, đồng thời ghi chú "Chờ bổ sung thông tin". Thời hạn lập hóa đơn không quá 7 ngày kể từ ngày chuyển khoản.
Bước 3: Bổ sung và điều chỉnh hóa đơn
Sau khi nhận thông tin từ khách hàng, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo mẫu tại Phụ lục Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cập nhật trên hệ thống Tổng cục Thuế và gửi cho khách hàng trong 2 ngày. Nếu khách không phản hồi, hóa đơn tạm thời vẫn hợp lệ nhưng doanh nghiệp phải báo cáo cơ quan thuế nếu phát sinh kiểm tra.
Bước 4: Lưu trữ và báo cáo
Lưu hóa đơn điện tử trên hệ thống ít nhất 10 năm theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng quý cho cơ quan thuế địa phương để tránh rủi ro kiểm toán.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và hỗ trợ khấu trừ thuế hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận