Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Trách nhiệm thuộc về ai?
Trong trường hợp doanh nghiệp tự ý xuất hóa đơn điện tử mà không cung cấp file XML cho đơn vị kế toán để lưu trữ, trách nhiệm chính thuộc về người nộp thuế (doanh nghiệp). Theo Điều 27 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời thông tin, tài liệu liên quan đến việc xác định nghĩa vụ thuế, bao gồm hóa đơn, chứng từ. Việc không gửi file XML vi phạm quy định lưu trữ hóa đơn điện tử tại Điều 25 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 32/2025/TT-BTC, dẫn đến thiếu dữ liệu khi cơ quan thuế yêu cầu.
Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán (người khai thuế theo ủy quyền) chỉ chịu trách nhiệm hỗ trợ khai báo và lưu trữ dựa trên dữ liệu nhận được, nhưng không chịu trách nhiệm chính nếu doanh nghiệp không cung cấp đầy đủ. Nếu chứng minh được doanh nghiệp đã ủy quyền và đơn vị kế toán đã nhắc nhở, có thể giảm mức độ trách nhiệm của đơn vị kế toán theo quy định xử phạt tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Cơ quan thuế sẽ xác định trách nhiệm dựa trên hồ sơ ủy quyền và bằng chứng trao đổi dữ liệu giữa hai bên.
Cách xin bổ sung dữ liệu để tránh bị phạt
Việc bổ sung dữ liệu hóa đơn sau khi cơ quan thuế yêu cầu là khả thi nếu thực hiện kịp thời và có lý do chính đáng, giúp tránh hoặc giảm mức phạt hành chính. Theo Điều 9 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, mức phạt cho hành vi không cung cấp hoặc cung cấp không đầy đủ thông tin thuế có thể từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với cá nhân, hoặc từ 10.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với tổ chức, tùy mức độ vi phạm. Doanh nghiệp cần yêu cầu bên xuất hóa đơn cung cấp ngay file XML để bổ sung vào hệ thống lưu trữ.
Bước 1: Thu thập và chuẩn bị dữ liệu bổ sung
Doanh nghiệp liên hệ ngay bên cung cấp hóa đơn để lấy file XML gốc, kèm theo biên bản xác nhận thời gian xuất và lý do chậm trễ (như lỗi kỹ thuật hoặc sơ suất nội bộ). Kiểm tra tính hợp lệ của file theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC, đảm bảo dữ liệu khớp với hóa đơn đã kê khai.
Bước 2: Nộp bổ sung cho cơ quan thuế
Nộp hồ sơ bổ sung qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý, kèm đơn giải trình lý do chậm trễ theo mẫu tại Phụ lục Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Thời hạn bổ sung thường trong vòng 10 ngày kể từ yêu cầu của cơ quan thuế, theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019.
Bước 3: Theo dõi và khiếu nại nếu cần
Sau khi nộp, theo dõi phản hồi từ cơ quan thuế. Nếu bị phạt, có thể khiếu nại theo Điều 114 Luật Quản lý thuế để chứng minh tình tiết giảm nhẹ, như lần đầu vi phạm hoặc đã tự nguyện khắc phục, giúp miễn hoặc giảm phạt theo Điều 10 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ lưu trữ hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo minh bạch trong quản lý thuế và giảm thiểu chi phí phát sinh từ phạt hành chính. Việc bổ sung kịp thời không chỉ tránh phạt mà còn duy trì uy tín với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận