Doanh nghiệp em có khoản tiền khách hàng trả trước nhưng sau đó hủy hợp đồng và công ty phải hoàn trả lại toàn bộ, vậy phần thuế giá trị gia tăng đã kê khai trước đó có được điều chỉnh giảm không và thủ tục thực hiện thế nào ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về điều chỉnh giảm thuế giá trị gia tăng

Theo quy định tại Điều 20 Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, doanh nghiệp được phép điều chỉnh giảm số thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu ra đã kê khai và nộp khi phát sinh việc hoàn trả tiền cho khách hàng do hủy hợp đồng, miễn là khoản hoàn trả này được chứng minh bằng biên bản thỏa thuận hoặc hợp đồng chấm dứt rõ ràng.

Cụ thể, phần thuế GTGT tương ứng với giá trị hoàn trả sẽ được khấu trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo hoặc hoàn lại nếu đã nộp thừa, nhằm đảm bảo tính chính xác trong việc kê khai doanh thu chịu thuế. Điều này được hướng dẫn chi tiết tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, quy định rằng việc điều chỉnh phải dựa trên hóa đơn điện tử hoặc biên bản thu hồi, tránh tình trạng kê khai kép dẫn đến sai sót thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng điều chỉnh chỉ áp dụng cho khoản thuế đã kê khai hợp pháp trước đó, và không được điều chỉnh nếu hợp đồng hủy do lỗi của doanh nghiệp mà không có thỏa thuận hoàn tiền đầy đủ.

Thủ tục thực hiện điều chỉnh

Thủ tục điều chỉnh giảm thuế GTGT khi hoàn trả tiền được thực hiện theo quy trình sau, đảm bảo tuân thủ các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hoàn tiền

Doanh nghiệp phối hợp với khách hàng lập biên bản ghi nhận việc hủy hợp đồng và hoàn trả toàn bộ khoản tiền trả trước, nêu rõ lý do hủy, số tiền hoàn trả, thời hạn thực hiện và các bên liên quan. Biên bản này phải được ký xác nhận bởi đại diện pháp lý của cả hai bên, kèm theo hợp đồng gốc và chứng từ thanh toán ban đầu. Việc này làm cơ sở pháp lý để chứng minh giao dịch thay đổi, tránh tranh chấp sau này. Biên bản cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ kiểm tra thuế.

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh giảm

Dựa trên biên bản, doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm theo mẫu quy định tại Phụ lục Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ghi rõ nội dung điều chỉnh là "Hoàn trả tiền do hủy hợp đồng" và số tiền thuế GTGT giảm tương ứng (tính theo tỷ lệ 10% hoặc mức áp dụng tại thời điểm kê khai ban đầu). Hóa đơn phải gửi cho khách hàng qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Nếu hóa đơn gốc là hóa đơn GTGT, hóa đơn điều chỉnh phải khớp với số hóa đơn gốc để hệ thống tự động cập nhật. Thời hạn lập hóa đơn không quá 7 ngày kể từ ngày hoàn thành việc hoàn tiền thực tế.

Bước 3: Kê khai và nộp điều chỉnh thuế

Doanh nghiệp kê khai điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế phát sinh việc hoàn trả (thường là tháng/quý tiếp theo), tại chỉ tiêu điều chỉnh giảm thuế đầu ra theo mẫu 01/GTGT ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung). Nếu số thuế giảm dẫn đến nộp thừa, doanh nghiệp có quyền quyết toán hoàn thuế theo quy định tại Điều 21 Luật Thuế GTGT 2024, nộp hồ sơ hoàn thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ kê khai bao gồm:

• Biên bản thỏa thuận hoàn tiền.
• Hóa đơn điều chỉnh giảm.
• Chứng từ chuyển khoản hoàn tiền (nếu áp dụng).
• Tờ khai điều chỉnh thuế GTGT.

Sau khi nộp, cơ quan thuế sẽ kiểm tra và xác nhận trong vòng 40 ngày đối với trường hợp hoàn thuế.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế kê khai sai theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời đảm bảo dòng tiền ổn định và tuân thủ nghĩa vụ thuế. Nếu thực hiện đúng, doanh nghiệp có thể khấu trừ ngay phần thuế giảm vào kỳ sau, giảm gánh nặng tài chính.

Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty Luật ACC.