Hướng dẫn khai báo thuế ban đầu cho công ty mới thành lập

Khai báo thuế cho công ty mới thành lập là một trong những thủ tục quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải thực hiện ngay sau khi hoàn tất đăng ký kinh doanh, nhằm đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro phạt hành chính. Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp công ty hoạt động hợp pháp mà còn tạo nền tảng vững chắc cho quản lý tài chính lâu dài. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết về quy định này qua bài viết dưới đây.

1. Hướng dẫn khai báo thuế ban đầu cho công ty mới thành lập

Khai báo thuế cho công ty mới thành lập là bước đầu tiên trong hệ thống quản lý thuế, được quy định rõ ràng tại Luật Quản lý thuế năm 2019, nhằm giúp cơ quan thuế nắm bắt thông tin về doanh nghiệp để áp dụng các chế độ thuế phù hợp.

Theo đó, doanh nghiệp mới phải thực hiện khai báo ban đầu trong vòng 10 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm việc đăng ký mã số thuế, phương pháp tính thuế và các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh. Việc thực hiện đúng giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt từ 2 đến 5 triệu đồng nếu chậm trễ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kê khai thuế định kỳ sau này.

Hơn nữa, khai báo ban đầu còn liên quan đến việc lựa chọn phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT), có thể là khấu trừ hoặc trực tiếp, tùy thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của công ty. Để bắt đầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và sử dụng các công cụ điện tử để nộp trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. Theo Thông tư số 105/2020/TT-BTC, việc đăng ký thuế ban đầu phải được thực hiện qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế, đảm bảo tính minh bạch và hiện đại hóa thủ tục hành chính.

>> Đọc thêm: Thủ tục thành lập công ty mới nhất

2. Hồ sơ cần chuẩn bị cho khai báo thuế ban đầu

Khi tiến hành khai báo thuế cho công ty mới thành lập, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ để nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp, theo hướng dẫn tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP thi hành Luật Quản lý thuế.

Hồ sơ cơ bản bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bản sao chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng.

Ngoài ra, cần có quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng từ Hội đồng quản trị hoặc chủ sở hữu công ty. Đối với một số địa phương, doanh nghiệp còn phải kê khai thêm tờ khai lệ phí môn bài và phiếu kê khai thông tin doanh nghiệp, tùy theo quy định của quận hoặc huyện nơi đặt trụ sở. Nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật, cần có giấy ủy quyền hợp lệ kèm theo.

Về phương pháp khấu hao tài sản cố định, công ty phải đăng ký bảng kê khai theo Thông tư 45/2013/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung, liệt kê chi tiết các tài sản và phương pháp khấu hao áp dụng. Hồ sơ này không chỉ giúp cơ quan thuế xác định mức thuế môn bài phù hợp (từ 2 triệu đến 3 triệu đồng/năm tùy vốn điều lệ) mà còn là cơ sở để đăng ký phương pháp tính thuế GTGT. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ lưỡng các tài liệu để tránh bổ sung sau, vì điều này có thể làm chậm tiến độ hoạt động kinh doanh.

>> Đọc thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói uy tín

3. Quy trình thực hiện khai báo thuế cho công ty mới thành lập

Quy trình khai báo thuế cho công ty mới thành lập được thực hiện theo các bước cụ thể, dựa trên Thông tư số 105/2020/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo tính liên tục và hiệu quả.

Trước tiên, doanh nghiệp cần mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được cấp phép, như VNPT hoặc Viettel, để sử dụng trong giao dịch điện tử với cơ quan thuế. Chữ ký số này là bắt buộc cho việc đăng ký tài khoản thuế điện tử trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Mở tài khoản ngân hàng và đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi có chữ ký số, doanh nghiệp mở tài khoản ngân hàng tại một ngân hàng thương mại để liên kết với hệ thống thuế, giúp thực hiện các giao dịch nộp thuế trực tuyến. Đồng thời, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, chọn nhà cung cấp như BKAV hoặc MISA để nhận mã số hóa đơn. Việc này mất khoảng 3-5 ngày và là nền tảng cho việc kê khai thuế GTGT sau này. Doanh nghiệp mới thường chọn hóa đơn điện tử để giảm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời tuân thủ chuyển đổi số trong quản lý thuế.

Bước 2: Đăng ký tài khoản thuế điện tử và nộp hồ sơ khai báo ban đầu

Tiếp theo, sử dụng chữ ký số để đăng ký tài khoản trên hệ thống iHTKK hoặc eTax của Tổng cục Thuế, điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp theo mẫu tại Thông tư 105/2020/TT-BTC. Sau đó, nộp hồ sơ khai báo ban đầu trực tuyến hoặc trực tiếp tại Cơ quan thuế khu vực, bao gồm tờ khai đăng ký thuế lần đầu (mẫu 01/ĐK-TCT). Cơ quan thuế sẽ xử lý trong vòng 3 ngày làm việc và cấp mã số thuế nếu chưa có. Bước này quan trọng vì nó xác nhận doanh nghiệp chính thức tham gia hệ thống thuế quốc gia, tránh tình trạng hoạt động "ngầm" dẫn đến phạt nặng.

Bước 3: Lựa chọn phương pháp tính thuế và kê khai định kỳ

Cuối cùng, trong hồ sơ khai báo, doanh nghiệp chọn phương pháp tính thuế GTGT theo khấu trừ (phù hợp với doanh nghiệp lớn) hoặc trực tiếp (dành cho doanh nghiệp nhỏ), và kỳ kê khai theo quý hoặc tháng theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp mới thường chọn kê khai quý để giảm tần suất báo cáo. Sau khi hoàn tất, công ty nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế và bắt đầu kê khai thuế đầu tiên trong vòng 30 ngày. Quy trình này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính rõ ràng, đồng thời tận dụng các ưu đãi thuế cho doanh nghiệp mới theo Luật Quản lý thuế.

4. Lưu ý quan trọng khi thực hiện khai báo thuế ban đầu

Trong quá trình khai báo thuế cho công ty mới thành lập, doanh nghiệp cần chú ý đến thời hạn nộp hồ sơ để tránh phạt chậm nộp theo quy định tại Luật Quản lý thuế số năm 2019, với mức phạt từ 20% đến 100% số tiền thuế chậm nộp.

Đặc biệt, thông tin về vốn điều lệ phải chính xác vì nó quyết định mức lệ phí môn bài, và bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến kiểm tra bổ sung từ cơ quan thuế. Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ phương pháp khấu hao tài sản cố định theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, vì lựa chọn sai có thể ảnh hưởng đến chi phí khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp sau này.

Ngoài ra, nếu công ty có chi nhánh hoặc hoạt động đa ngành, cần khai báo đầy đủ để tránh phân tán mã số thuế. Việc sử dụng dịch vụ tư vấn pháp lý chuyên nghiệp có thể giúp giảm thiểu rủi ro, đặc biệt với các doanh nghiệp thiếu kinh nghiệm kế toán. Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có quyền khiếu nại nếu gặp khó khăn trong thủ tục, nhưng tốt nhất là chuẩn bị kỹ từ đầu để đảm bảo tuân thủ.

Cuối cùng, sau khai báo ban đầu, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo từ cơ quan thuế qua email hoặc cổng thông tin điện tử để cập nhật kịp thời các thay đổi quy định.

5. Câu hỏi thường gặp

Khai báo thuế ban đầu mất bao lâu để hoàn tất?

Theo Luật Quản lý thuế năm 2019 và Thông tư 105/2020/TT-BTC, thời gian xử lý hồ sơ khai báo ban đầu thường trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nộp đầy đủ tại cơ quan thuế. Nếu nộp trực tuyến qua hệ thống eTax, quy trình có thể nhanh hơn, chỉ mất 1-2 ngày để nhận mã số thuế. Tuy nhiên, nếu hồ sơ thiếu sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung trong 5 ngày, dẫn đến kéo dài tổng thời gian lên đến 10 ngày. Để tránh chậm trễ, nên kiểm tra kỹ hồ sơ trước khi nộp và sử dụng chữ ký số để giao dịch điện tử.

Doanh nghiệp mới có phải nộp lệ phí môn bài ngay khi khai báo thuế không?

Có, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP, khi thực hiện khai báo thuế ban đầu, doanh nghiệp phải kê khai và nộp lệ phí môn bài trong năm đầu tiên, với mức từ 2 triệu đồng trở lên tùy vốn điều lệ. Lệ phí này được tính từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và nộp một lần cho cả năm. Nếu chậm nộp, sẽ bị phạt 0,03% mỗi ngày trên số tiền chậm. Doanh nghiệp có thể nộp qua tài khoản ngân hàng liên kết với hệ thống thuế để tiện lợi.

Phương pháp tính thuế GTGT nào phù hợp cho công ty mới thành lập?

Theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, doanh nghiệp mới có thể chọn phương pháp khấu trừ nếu doanh thu dự kiến trên 50 tỷ đồng/năm, giúp khấu trừ đầu vào hiệu quả hơn. Ngược lại, phương pháp trực tiếp phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, với tỷ lệ % trên doanh thu để tính thuế. Lựa chọn này được khai báo trong hồ sơ ban đầu và có thể thay đổi sau 12 tháng nếu cần. Việc chọn đúng giúp tối ưu hóa chi phí thuế, và doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến kế toán để quyết định dựa trên mô hình kinh doanh cụ thể.

Khai báo thuế cho công ty mới thành lập không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là bước đệm quan trọng để doanh nghiệp phát triển bền vững, tránh các rủi ro không đáng có từ sự thiếu hiểu biết về quy định thuế. Việc tuân thủ đúng các bước và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Nếu gặp khó khăn trong quy trình, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để nhận tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ thực hiện thủ tục một cách chuyên nghiệp, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu.