Khai báo tình hình sử dụng lao động online là thủ tục hành chính bắt buộc mà mọi doanh nghiệp phải thực hiện định kỳ, tuy nhiên không ít người sử dụng lao động còn lúng túng về quy trình và hồ sơ. Việc nắm rõ các bước thực hiện không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tránh được các khoản phạt không đáng có. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về thủ tục này, đồng hành cùng Công ty Luật ACC để bạn đọc dễ dàng thực hiện.
1. Hướng dẫn khai báo tình hình sử dụng lao động online chi tiết
Theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo định kỳ được thực hiện 06 tháng trước ngày 05/6 và hằng năm trước ngày 05/12. Người sử dụng lao động gửi báo cáo đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, đồng thời thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Để thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động online, người sử dụng lao động cần chuẩn bị:
- Mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP để báo cáo tình hình sử dụng lao động.
- Thông tin về người lao động theo các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/PLI.
- Thông tin về hợp đồng lao động, tiền lương, vị trí việc làm, tình hình tham gia bảo hiểm xã hội và các nội dung liên quan để phục vụ việc kê khai.
2. Điều kiện và đối tượng thực hiện khai báo
Người sử dụng lao động thuộc đối tượng thực hiện khai trình và báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Đối tượng này không chỉ bao gồm doanh nghiệp mà còn có các cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình và cá nhân có thuê mướn, sử dụng lao động theo quy định của Bộ luật Lao động.
Các đối tượng thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động online gồm:
- Doanh nghiệp hoạt động theo quy định của pháp luật.
- Cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình, cá nhân có sử dụng lao động.
- Các tổ chức, cá nhân khác thuộc đối tượng người sử dụng lao động theo Bộ luật Lao động 2019.
Đối với báo cáo định kỳ, người sử dụng lao động thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia và gửi đến Sở Nội vụ theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Trường hợp không thể thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy đến Sở Nội vụ.
3. Quy trình thực hiện khai báo trực tuyến chi tiết
Quy trình thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động online được tiến hành theo các bước sau:
Bước 1: Truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Người sử dụng lao động truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và thực hiện đăng nhập theo phương thức được hệ thống hỗ trợ. Việc báo cáo định kỳ tình hình thay đổi về lao động được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Bước 2: Chuẩn bị và kê khai Mẫu số 01/PLI
Người sử dụng lao động chuẩn bị thông tin theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP, trong đó kê khai các thông tin về đơn vị và người lao động theo các chỉ tiêu trên biểu mẫu. Số liệu cần được rà soát, bảo đảm phù hợp với hồ sơ quản lý lao động của đơn vị.
Bước 3: Gửi báo cáo trực tuyến
Sau khi hoàn thiện thông tin, người sử dụng lao động thực hiện gửi báo cáo theo hướng dẫn trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Sau khi gửi, cần lưu lại thông tin xác nhận hoặc kết quả gửi báo cáo để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết.
Bước 4: Thực hiện thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội
Bên cạnh việc gửi báo cáo đến Sở Nội vụ, người sử dụng lao động phải thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP. Đối với người lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, việc báo cáo còn được thực hiện đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.
4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện khai báo
Để quá trình khai báo tình hình sử dụng lao động online được thực hiện đúng quy định, người sử dụng lao động cần lưu ý thời hạn báo cáo. Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo định kỳ 06 tháng phải gửi trước ngày 05/6 và báo cáo hằng năm phải gửi trước ngày 05/12.
Đối với người sử dụng lao động mới bắt đầu hoạt động, việc khai trình sử dụng lao động phải được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019.
Người sử dụng lao động cần rà soát chính xác thông tin người lao động, hợp đồng lao động, tiền lương, vị trí việc làm và các thông tin liên quan trước khi gửi báo cáo. Trường hợp không thể thực hiện báo cáo trực tuyến thì gửi Mẫu số 01/PLI bằng bản giấy đến Sở Nội vụ theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Trường hợp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt theo điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng; Nghị định này có hiệu lực từ ngày 10/9/2026.
5. Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp mới thành lập có bắt buộc phải khai báo tình hình sử dụng lao động không?
Người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Sau đó, người sử dụng lao động tiếp tục thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Nếu doanh nghiệp không có biến động về lao động thì có cần khai báo không?
Người sử dụng lao động vẫn thực hiện báo cáo định kỳ theo thời hạn quy định. Nội dung báo cáo được kê khai theo tình hình thực tế của người lao động tại đơn vị và các chỉ tiêu trên Mẫu số 01/PLI, kể cả trường hợp tình hình lao động không có thay đổi đáng kể trong kỳ.
Thời hạn giải quyết hồ sơ khai báo trực tuyến là bao lâu?
Pháp luật quy định thời hạn gửi báo cáo tình hình thay đổi về lao động, không quy định thời hạn giải quyết 05 ngày làm việc đối với báo cáo định kỳ này. Người sử dụng lao động thực hiện gửi báo cáo đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia trước ngày 05/6 đối với báo cáo 06 tháng và trước ngày 05/12 đối với báo cáo hằng năm theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP.
Việc thực hiện đúng thời hạn và nội dung khai báo tình hình sử dụng lao động online giúp người sử dụng lao động bảo đảm nghĩa vụ báo cáo theo quy định. Nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chi tiết hoặc gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm tư vấn và đồng hành giải quyết mọi vướng mắc một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất.
Để lại một bình luận