Mọi người cho em hỏi, nếu công ty em có chi phí khấu hao tài sản cố định nhưng chưa đăng ký mã số tài sản với cơ quan thuế thì có được tính chi phí hợp lệ không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để chi phí khấu hao tài sản cố định được tính vào chi phí được trừ

Theo quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp (sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC), chi phí khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau đây. Các điều kiện này nhằm đảm bảo tính hợp pháp, minh bạch và liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

• TSCĐ phải có nguồn gốc hợp pháp, được mua sắm hoặc hình thành từ các nguồn vốn hợp lý, không thuộc trường hợp tài trợ, biếu tặng hoặc các khoản không được trừ theo quy định pháp luật.
• Phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh việc mua sắm TSCĐ, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng (nếu áp dụng) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• TSCĐ phải được ghi nhận đầy đủ vào sổ sách kế toán của doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành ( Thông tư 99/2025/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn liên quan).
• TSCĐ phải thực tế tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh mang tính chất thường xuyên, không phải tài sản cá nhân hoặc không sử dụng cho mục đích kinh doanh.
• Việc khấu hao phải tuân thủ nguyên tắc khấu hao theo quy định tại Nghị định số 91/2015/NĐ-CP ngày 13 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về đầu tư vốn nhà nước vào doanh nghiệp và quản lý, sử dụng vốn nhà nước tại doanh nghiệp, với mức khấu hao phù hợp với thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ.

Nếu TSCĐ đáp ứng các điều kiện trên, chi phí khấu hao sẽ được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, giúp giảm nghĩa vụ thuế phải nộp.

Về việc đăng ký mã số tài sản cố định với cơ quan thuế

Việc đăng ký mã số TSCĐ (hay còn gọi là mã số định danh tài sản cố định) được quy định tại Thông tư số 96/2015/TT-BTC và các hướng dẫn liên quan đến quản lý TSCĐ, nhằm mục đích theo dõi, kiểm soát và kê khai thuế. Tuy nhiên, quy định này không phải là điều kiện bắt buộc trực tiếp để chi phí khấu hao được tính vào chi phí được trừ. Cụ thể:

• Nếu doanh nghiệp chưa đăng ký mã số TSCĐ, chi phí khấu hao vẫn có thể được chấp nhận là hợp lệ miễn là đáp ứng đầy đủ các điều kiện nêu trên (nguồn gốc, chứng từ, ghi nhận kế toán và sử dụng trong kinh doanh).
• Việc chưa đăng ký có thể dẫn đến rủi ro trong quá trình kiểm tra, thanh tra thuế, nơi cơ quan thuế yêu cầu bổ sung thông tin để xác minh tính chính xác của TSCĐ. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu điều chỉnh nếu phát hiện sai sót, dẫn đến truy thu thuế và phạt hành chính theo Luật Quản lý thuế 2019 (mức phạt từ 20% đến 100% số thuế truy thu, tùy mức độ vi phạm).
• Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên chủ động đăng ký mã số TSCĐ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Cục Thuế địa phương) ngay sau khi đưa TSCĐ vào sử dụng, kèm theo hồ sơ như: quyết định đưa TSCĐ vào sử dụng, bảng tính khấu hao và các chứng từ liên quan.

Tóm lại, việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện về chứng từ và ghi nhận kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế một cách hợp pháp, tránh các tranh chấp không đáng có với cơ quan thuế. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.