Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với vé máy bay
Để được khấu trừ thuế GTGT từ vé máy bay dùng cho công tác, hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý theo Thông tư 219/2013/TT-BTC (quy định về điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào) và Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ). Cụ thể:
- Hóa đơn GTGT phải hợp pháp, bao gồm hóa đơn điện tử vé máy bay được lập đúng thời điểm theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (hướng dẫn về hóa đơn điện tử). Hóa đơn cần ghi đầy đủ thông tin như tên, mã số thuế của công ty, giá trị vé và thuế GTGT.
- Nếu giá trị vé từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chẳng hạn như sao kê thẻ tín dụng công ty chứng minh giao dịch thanh toán.
- Trong trường hợp hóa đơn ghi tên nhân viên thay vì tên công ty, công ty vẫn có thể khấu trừ nếu chứng minh được chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh hợp pháp, kèm theo quy chế nội bộ cho phép nhân viên đặt vé dưới tên cá nhân nhưng thanh toán bằng thẻ công ty.
Điều kiện tính chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Chi phí vé máy bay cho nhân viên đi công tác được tính vào chi phí được trừ theo Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 78/2014/TT-BTC về các khoản chi được trừ). Các điều kiện chính bao gồm:
- Chi phí phải thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, và có chứng từ hợp pháp chứng minh tính hợp lý.
- Phải có đầy đủ hồ sơ chứng minh mục đích công tác, tránh bị loại trừ nếu thiếu cơ sở.
- Trường hợp thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty nhưng hóa đơn ghi tên nhân viên, cần bổ sung chứng từ nội bộ để chứng minh giao dịch thuộc về công ty, đảm bảo không bị cơ quan thuế loại trừ do không khớp thông tin.
Hồ sơ cần thiết để khấu trừ và tính chi phí được trừ
Để đảm bảo tính hợp pháp, công ty cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ sau, theo các quy định nêu trên:
- Hóa đơn GTGT (hoặc hóa đơn điện tử vé máy bay) hợp pháp, dù ghi tên nhân viên nhưng phải kèm giải trình nội bộ về lý do (ví dụ: nhân viên đặt vé trực tiếp).
- Sao kê thẻ tín dụng công ty chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt, với giá trị giao dịch khớp với hóa đơn.
- Quyết định cử nhân viên đi công tác từ lãnh đạo công ty, nêu rõ mục đích, thời gian và địa điểm.
- Vé máy bay điện tử và thẻ lên máy bay (boarding pass) nếu có; nếu không có boarding pass, thay bằng xác nhận từ hãng hàng không hoặc dữ liệu điện tử.
- Chứng từ thanh toán nội bộ nếu cần (ví dụ: biên bản bàn giao vé từ nhân viên về công ty), đặc biệt khi hóa đơn tên nhân viên để chứng minh chi phí thuộc doanh nghiệp.
Xử lý trường hợp hóa đơn ghi tên nhân viên
Khi vé được thanh toán bằng thẻ tín dụng công ty nhưng hóa đơn GTGT ghi tên nhân viên (thường do quy trình đặt vé trực tuyến của hãng hàng không), công ty có thể khấu trừ và tính chi phí được trừ nếu tuân thủ quy trình sau:
Bước 1: Xây dựng quy chế nội bộ
Công ty cần ban hành quy chế tài chính nội bộ quy định rõ việc nhân viên có thể đặt vé dưới tên cá nhân cho mục đích công tác, nhưng thanh toán và hoàn ứng bởi công ty. Quy chế này phải được phê duyệt bởi lãnh đạo và lưu trữ để trình cơ quan thuế khi kiểm tra, theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Bước 2: Thu thập chứng từ thanh toán
Lưu giữ sao kê thẻ tín dụng công ty chứng minh giao dịch thanh toán vé, kèm biên bản nhân viên báo cáo chi phí công tác (nêu rõ số tiền, mục đích). Nếu nhân viên tạm ứng trước, cần chứng từ hoàn trả từ công ty cho nhân viên qua chuyển khoản ngân hàng.
Bước 3: Lưu trữ và kê khai
Kê khai hóa đơn vào sổ sách kế toán, khấu trừ GTGT theo tháng phát sinh và tính vào chi phí TNDN tại kỳ tính thuế. Nếu bị kiểm tra, cung cấp toàn bộ hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp, tránh rủi ro bị loại trừ chi phí hoặc phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng theo quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các điều kiện trên giúp công ty tránh rủi ro bị loại trừ chi phí, giảm thiểu tranh chấp với cơ quan thuế và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận