Khi nào được dùng bản sao trong hồ sơ công chứng?

Khi chuẩn bị hồ sơ thực hiện các giao dịch như mua bán đất đai, thế chấp ngân hàng, lập thừa kế hay ủy quyền, câu hỏi mà đa số người dân và doanh nghiệp thắc mắc là: "Trường hợp nào được sử dụng bản sao?", "Khi nào bắt buộc phải nộp bản gốc?" và "Có được dùng dữ liệu điện tử thay thế giấy tờ giấy không?".

Nhằm đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu chi phí tuân thủ cho người dân và thúc đẩy chuyển đổi số toàn diện, Quốc hội đã ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng (Luật số 04/2026/QH16). Với vai trò là một đơn vị tư vấn pháp lý uy tín và chuyên nghiệp, Công ty Luật ACC xin gửi đến quý độc giả bài tổng hợp chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu nhất về quy định dùng bản sao trong hồ sơ công chứng theo tinh thần của luật mới.

1. Tổng quan về quy định nộp bản sao trong hồ sơ công chứng

Theo quy định chung của pháp luật công chứng và khoản 11 Điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng 2026, thành phần hồ sơ công chứng giao dịch thông thường sẽ bao gồm:

• Phiếu yêu cầu công chứng;
• Dự thảo hợp đồng, giao dịch (nếu có);
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng;
• Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch.

Bản sao trong hồ sơ công chứng gồm những loại nào?

Khác với suy nghĩ của nhiều người rằng "bản sao" bắt buộc phải là bản sao đã qua chứng thực (bản sao có công chứng/chứng thực), quy định pháp luật làm rõ hai hình thức bản sao được chấp nhận:

• Bản sao đã được chứng thực: Là bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực là đúng với bản chính.
• Bản chụp/Bản photo thường: Là bản do cá nhân, tổ chức tự chụp, photo từ bản chính và chưa qua chứng thực.

2. Các trường hợp cụ thể được sử dụng bản sao khi nộp hồ sơ công chứng

Căn cứ theo quy định của Luật Công chứng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng (Luật số 04/2026/QH16), việc nộp bản sao được phân loại rõ ràng theo từng nhóm trường hợp dưới đây:

2.1 Trường hợp 1: Sử dụng bản photo/bản chụp không cần chứng thực (Nộp trực tiếp)

• Đối tượng áp dụng: Người dân, doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng).
• Điều kiện áp dụng: Bạn chỉ cần chuẩn bị bản photo giấy tờ (như CMND/CCCD, Giấy đăng ký kết hôn, Sổ đỏ/Sổ hồng…) và phải mang theo bản gốc/bản chính để Công chứng viên kiểm tra, đối chiếu tại thời điểm thực hiện công chứng.
• Quy trình: Sau khi kiểm tra bản photo khớp hoàn toàn với bản chính, Công chứng viên sẽ ký xác nhận vào bản photo và trả lại bản chính ngay cho bạn.

2.2 Trường hợp 2: Sử dụng bản sao đã được chứng thực (Nộp xa/Nộp qua bưu chính)

• Đối tượng áp dụng: Người yêu cầu công chứng nộp hồ sơ trước để chuẩn bị dự thảo hoặc nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính.
• Điều kiện áp dụng: Trường hợp người dân gửi hồ sơ qua bưu chính hoặc nộp bản sao chứng thực trước, Công chứng viên vẫn có trách nhiệm kiểm tra. Tuy nhiên, trước khi các bên ký kết hợp đồng, giao dịch, người yêu cầu công chứng vẫn phải xuất trình bản chính để Công chứng viên đối chiếu cuối cùng nhằm bảo đảm tính xác thực và an toàn pháp lý.

2.3 Trường hợp 3: Không cần nộp bản sao giấy khi thông tin đã có trên Cơ sở dữ liệu điện tử (Điểm mới cốt lõi từ Luật số 04/2026/QH16)

Một trong những cải cách đột phá nhất của Luật số 04/2026/QH16 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2027) là triệt để áp dụng nguyên tắc khai thác, sử dụng dữ liệu số trong giải quyết thủ tục công chứng.

• Đối tượng áp dụng: Mọi cá nhân, tổ chức thực hiện công chứng giao dịch khi thông tin giấy tờ đã được tích hợp, chia sẻ trên Cơ sở dữ liệu quốc gia (như Cơ sở dữ liệu quốc gia về Dân cư, Cơ sở dữ liệu đất đai, Đăng ký doanh nghiệp…).
• Điều kiện áp dụng: Khi thông tin giấy tờ của bạn đã có trong cơ sở dữ liệu đã được cơ quan có thẩm quyền công bố đủ điều kiện khai thác:

• Bạn KHÔNG phải cung cấp bản sao hay xuất trình bản gốc giấy chứa thông tin đó.
• Công chứng viên có trách nhiệm tự khai thác hoặc hỗ trợ khai thác dữ liệu điện tử để đưa vào hồ sơ.
• Lưu ý: Công chứng viên chỉ được quyền yêu cầu bạn bổ sung bản sao/bản gốc giấy trong trường hợp hệ thống dữ liệu gặp sự cố không khai thác được, hoặc thông tin trích xuất ra không đầy đủ, không chính xác.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng

3. So sánh quy định cũ và quy định mới theo Luật số 04/2026/QH16

Để giúp quý khách hàng dễ hình dung những thay đổi mang lại sự tiện lợi vượt trội, Công ty Luật ACC đã tổng hợp bảng so sánh chi tiết dưới đây:

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn bổ sung thành viên hợp danh Văn phòng công chứng

4. Những lưu ý quan trọng để tránh bị từ chối hồ sơ công chứng

Mặc dù quy định mới theo Luật số 04/2026/QH16 tạo điều kiện thuận lợi tối đa, người dân và doanh nghiệp vẫn cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để quá trình công chứng diễn ra suôn sẻ:

• Luôn mang theo bản gốc khi ký kết (trừ trường hợp công chứng điện tử hoàn toàn): Dù bạn chọn nộp bản sao photo hay bản sao chứng thực, tại thời điểm ký kết hợp đồng, Công chứng viên vẫn có nghĩa vụ pháp lý phải kiểm tra bản gốc đối với các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản để phòng ngừa rủi ro tranh chấp.
• Bản sao photo phải rõ ràng, không tẩy xóa: Bản photo nộp kèm phải đọc rõ chữ, rõ số, không bị mờ nhòe hay gạch xóa, chỉnh sửa.
• Kiểm tra thông tin trên Cơ sở dữ liệu quốc gia: Hãy đảm bảo thông tin cá nhân của bạn trên hệ thống VNeID hoặc dữ liệu chuyên ngành đã thống nhất, chính xác. Nếu có sự sai lệch thông tin giữa dữ liệu số và bản chính giấy, Công chứng viên có quyền yêu cầu bạn cung cấp bản gốc giấy để đối chiếu, giải trình.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong quá trình chuẩn bị hồ sơ công chứng, thắc mắc về tính pháp lý của các loại bản sao, hoặc cần hỗ trợ thực hiện các giao dịch mua bán, tặng cho, thừa kế, thế chấp… đừng ngần ngại liên hệ ngay với Công ty Luật ACC. Với đội ngũ Luật sư và Chuyên gia pháp lý am hiểu sâu sắc, tư duy hiện đại và giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến giải pháp tư vấn toàn diện, an toàn và tối ưu nhất cho quý khách hàng.