Khi nào phải xuất trình bản chính để công chứng?

Việc kiểm tra bản chính giấy tờ là nguyên tắc cốt lõi giúp bảo đảm tính xác thực, phòng ngừa rủi ro giả mạo và thiết lập an toàn pháp lý tuyệt đối cho các hợp đồng, giao dịch. Dù xu hướng chuyển đổi số và kết nối cơ sở dữ liệu quốc gia đang được triển khai mạnh mẽ, nghĩa vụ xuất trình bản chính giấy tờ của người yêu cầu công chứng vẫn đóng vai trò là "màng lọc" pháp lý quan trọng nhất. Bài viết dưới đây của Công ty Luật ACC sẽ phân tích toàn diện các thời điểm, trường hợp bắt buộc phải xuất trình bản chính, quy chế pháp lý cũng như ngoại lệ áp dụng theo quy định pháp luật mới nhất.

1. Nguyên tắc đối chiếu bản chính và vai trò bảo đảm an toàn giao dịch

Căn cứ quy định tại Luật 04/2026/QH16 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng, nguyên tắc xuất trình bản chính được áp dụng xuyên suốt nhằm đối chiếu tính chính xác, toàn vẹn của toàn bộ tài liệu có trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Công chứng viên chỉ được phép ký chứng nhận văn bản công chứng sau khi đã trực tiếp kiểm tra, xác minh bản chính hoặc dữ liệu gốc hợp pháp.

Nghĩa vụ xuất trình bản chính không chỉ giúp phát hiện kịp thời các hành vi sử dụng giấy tờ giả, tẩy xóa, sửa chữa thông tin mà còn xác định chính xác tính còn hiệu lực pháp lý của tài liệu. Việc tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc này chính là cơ sở bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch cũng như hạn chế tối đa rủi ro bị tranh chấp hoặc tuyên bố vô hiệu về sau.

2. Các thời điểm bắt buộc phải xuất trình bản chính trong quy trình công chứng

Khoản 11 Điều 1 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng năm 2026 quy định cụ thể từng cột mốc trong quy trình xử lý hồ sơ mà người yêu cầu công chứng có nghĩa vụ phải đưa bản chính giấy tờ cho công chứng viên kiểm tra.

• Thời điểm nộp hồ sơ yêu cầu công chứng trực tiếp: Khi người dân, doanh nghiệp mang hồ sơ đến trụ sở tổ chức công chứng để đăng ký thực hiện giao dịch.
• Thời điểm ký kết văn bản công chứng trước mặt công chứng viên: Ngay trước khi các bên thực hiện việc điểm chỉ, ký tên vào hợp đồng, giao dịch dưới sự chứng kiến của công chứng viên.
• Thời điểm đối chiếu sau khi gửi hồ sơ qua phương thức điện tử/bưu chính: Đối với hồ sơ đã nộp scan trực tuyến hoặc gửi bưu điện trước đó, các bên bắt buộc phải mang bản chính đến đối chiếu trực tiếp vào ngày hẹn ký.
• Thời điểm công chứng viên có nghi ngờ về tính xác thực của tài liệu: Bất kỳ thời điểm nào trong quá trình thẩm định nếu phát sinh dấu hiệu bất thường về mặt hình thức hoặc nội dung giấy tờ.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng tại đây.

3. Danh mục các loại giấy tờ bắt buộc phải xuất trình bản chính khi thực hiện giao dịch

Tùy thuộc vào bản chất của từng loại hợp đồng, người yêu cầu công chứng phải cung cấp bản chính của các nhóm tài liệu tương ứng.

• Bản chính giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (Sổ đỏ, Sổ hồng), Đăng ký xe, Sổ tiết kiệm.
• Bản chính giấy tờ nhân thân và tình trạng hôn nhân: Thẻ Căn cước, Hộ chiếu, Giấy chứng nhận kết hôn, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Giấy khai sinh.
• Bản chính văn bản ủy quyền và quyết định của pháp nhân: Hợp đồng ủy quyền hợp pháp, Quyết định bổ nhiệm, Điều lệ công ty, Biên bản họp Hội đồng quản trị/Hội đồng thành viên.
• Bản chính giấy tờ về di sản thừa kế và di chúc: Di chúc lập hợp pháp trước đó, Giấy chứng tử, các văn bản phân chia hoặc từ chối nhận di sản thừa kế.

>>> Xem thêm bài viết: Luật sư tư vấn bổ sung thành viên hợp danh Văn phòng công chứng tại đây.

4. Các trường hợp ngoại lệ và cơ chế thay thế bản chính giấy truyền thống

Tiến trình chuyển đổi số quốc gia mang đến những quy định cởi mở, cho phép khai thác dữ liệu số thay thế cho việc xuất trình bản chính dạng vật lý.

• Khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Dữ liệu nhân thân, cư trú được công chứng viên tra cứu trực tiếp trên hệ thống liên thông có giá trị thay thế việc xuất trình bản chính một số giấy tờ giấy.
• Sử dụng Căn cước điện tử trên ứng dụng VNeID mức độ 2: Việc hiển thị thông tin Căn cước điện tử hợp lệ trên VNeID được chấp nhận tương đương việc xuất trình bản chính thẻ Căn cước cứng.
• Văn bản, chứng thư điện tử đã được ký số hợp pháp: Giấy tờ điện tử do cơ quan nhà nước phát hành có ký số chuẩn quy định được coi là bản chính điện tử để đối chiếu.
• Trường hợp tài liệu gốc bị hủy hoại do thiên tai, hỏa hoạn có xác nhận: Sử dụng bản sao trích lục từ sổ gốc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp kèm văn bản xác nhận sự cố.

Sự thiếu hụt bản chính giấy tờ hoặc bản chính bị rách, mờ, tẩy xóa có thể khiến quy trình công chứng bị từ chối hoặc kéo dài, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ giao dịch của khách hàng. Với kinh nghiệm thực chiến trong lĩnh vực tư vấn và hỗ trợ thủ tục công chứng, Công ty Luật ACC cung cấp giải pháp tư vấn toàn diện: rà soát tình trạng pháp lý của bản chính giấy tờ, hướng dẫn thủ tục xin cấp lại/trích lục giấy tờ bị mất hoặc hư hỏng, hỗ trợ khai thác dữ liệu điện tử hợp pháp và đại diện làm việc với tổ chức hành nghề công chứng để bảo đảm giao dịch diễn ra nhanh chóng, an toàn và đúng quy định pháp luật; hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ chuyên sâu.