Em chưa quyết toán thuế năm 2022 được do công ty không cung cấp chứng từ. Vậy em có thể sử dụng bảng lương công ty gửi qua email mỗi tháng để thay thế cho chứng từ không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu chứng từ trong quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2022

Theo quy định tại Điều 25 Luật Quản lý thuế 2019, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) nếu có thu nhập chịu thuế từ hai nơi trở lên hoặc có yêu cầu hoàn thuế. Chứng từ khấu trừ thuế là tài liệu bắt buộc để chứng minh thu nhập và số thuế đã khấu trừ tại nguồn, bao gồm các giấy tờ như bảng lương, quyết toán thuế từ tổ chức chi trả thu nhập. Nếu công ty không cung cấp chứng từ gốc, người nộp thuế có thể gặp khó khăn trong việc chứng minh, dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế từ chối hoặc xử phạt vi phạm hành chính theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy theo mức độ.

Tính pháp lý của bảng lương gửi qua email như chứng từ thay thế

Bảng lương gửi qua email có thể được sử dụng thay thế cho chứng từ khấu trừ thuế nếu đáp ứng các điều kiện về chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP (quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử). Cụ thể, chứng từ này phải đảm bảo tính toàn vẹn, không bị thay đổi, có chữ ký số của tổ chức chi trả hoặc xác thực điện tử theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nếu bảng lương email chỉ là file đính kèm thông thường mà không có xác thực, nó có thể không đủ tính pháp lý và cơ quan thuế có thể yêu cầu bổ sung chứng từ gốc. Trong thực tế, Tổng cục Thuế đã hướng dẫn tại Công văn 5230/TCT-TNCN năm 2021 rằng các chứng từ điện tử hợp lệ (như email có xác nhận từ công ty) được chấp nhận nếu kèm theo cam kết của người nộp thuế về tính chính xác.

Quy trình sử dụng bảng lương email để quyết toán thuế

Xem thêm: Em nghe nói nếu doanh thu dưới 100 triệu một năm thì không phải nộp thuế, vậy trường hợp năm trước em dưới mức đó nhưng năm nay vượt lên thì có bị truy thu lại của năm trước không ạ?

Việc sử dụng bảng lương email cần tuân thủ quy trình quyết toán thuế TNCN theo Điều 44 Luật Quản lý thuế 2019 và Thông tư 80/2021/TT-BTC. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Kiểm tra và thu thập chứng từ

Xác minh bảng lương email có đầy đủ thông tin: họ tên, mã số thuế, thu nhập chịu thuế, số thuế khấu trừ từng tháng, và dấu xác nhận của công ty (chữ ký số hoặc email chính thức). Nếu thiếu, yêu cầu công ty bổ sung bằng văn bản cam kết theo mẫu tại Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC. Lưu trữ toàn bộ chuỗi email để chứng minh nguồn gốc, tránh tranh chấp sau này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán

Lập tờ khai quyết toán thuế theo mẫu 02/QTT-TNCN (Phụ lục II Thông tư 80/2021/TT-BTC), đính kèm bảng lương email làm chứng từ khấu trừ. Các hồ sơ cần thiết bao gồm:

• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu.
• Các chứng từ khấu trừ từ các nguồn thu nhập khác (nếu có).
• Cam kết của cá nhân về tính chính xác của chứng từ điện tử nếu không có chữ ký số.

Nộp hồ sơ trực tuyến qua hệ thống eTax của Tổng cục Thuế trước hạn 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (tức trước 31/3/2023 cho năm 2022, nhưng có thể gia hạn nếu có lý do chính đáng).

Xem thêm: Thú thực là mình mới làm kế toán cho một công ty vận tải, mình thấy có nhiều hóa đơn xăng dầu ghi ngày chủ nhật hoặc ngày lễ, sếp mình bảo cứ đưa vào chi phí để quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp vì xe vẫn chạy xuyên tết, nhưng mình lo là nếu không có lệnh điều xe hay lộ trình cụ thể thì cơ quan thuế có chấp nhận những hóa đơn này không hay họ sẽ coi đây là chi phí cá nhân của sếp rồi loại ra và phạt nặng công ty mình vì hành vi gian lận thuế?

Bước 3: Nộp và theo dõi quyết toán

Nộp hồ sơ qua cổng thông tin điện tử etax.thue.gdt.gov.vn hoặc trực tiếp tại Chi cục Thuế quản lý. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ điện tử trong vòng 10 ngày làm việc. Nếu bị từ chối, bổ sung theo thông báo và có quyền khiếu nại theo Điều 114 Luật Quản lý thuế 2019. Sau quyết toán, nhận thông báo kết quả qua email hoặc tài khoản eTax.

Lưu ý rủi ro và khuyến nghị

Nếu bảng lương email không đáp ứng điều kiện điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cơ quan thuế có thể coi là thiếu chứng từ, dẫn đến truy thu thuế và phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày theo Điều 59 Luật Quản lý thuế 2019. Khuyến nghị liên hệ trực tiếp công ty để yêu cầu cung cấp chứng từ chính thức hoặc quyết toán thuế thay (nếu công ty ủy quyền). Trong trường hợp tranh chấp, có thể nhờ cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ trước khi nộp.

Việc tuân thủ đúng quy định giúp tránh phạt hành chính, đảm bảo hoàn thuế chính xác nếu đủ điều kiện, và giảm rủi ro pháp lý lâu dài. Tuân thủ còn hỗ trợ xây dựng hồ sơ thuế minh bạch, thuận lợi cho các năm sau. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.