Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một trong những hành vi vi phạm hành chính phổ biến mà nhiều doanh nghiệp vô tình hoặc cố ý bỏ qua, dẫn đến những hệ lụy pháp lý không đáng có. Thủ tục khai trình này không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 mà còn là cơ sở quan trọng để cơ quan nhà nước quản lý và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết về vấn đề này, cùng Công ty Luật ACC phân tích các quy định hiện hành và mức xử phạt cụ thể.
1. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động được không? Giải đáp
Theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động và định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động.
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ 06 tháng trước ngày 05/6 và hằng năm trước ngày 05/12, gửi đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Như vậy, không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là hành vi vi phạm quy định về nghĩa vụ báo cáo của người sử dụng lao động. Doanh nghiệp cần thực hiện đúng thời hạn, biểu mẫu và cơ quan tiếp nhận theo quy định.
2. Các hình thức xử phạt khi không nộp báo cáo
Khi không thực hiện nghĩa vụ khai trình hoặc báo cáo tình hình thay đổi về lao động, người sử dụng lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định hiện hành.
Theo điểm c khoản 2 Điều 11 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân. Trường hợp tổ chức vi phạm, mức phạt bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, tương ứng từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Ngoài mức phạt tiền, người sử dụng lao động thực hiện đầy đủ nghĩa vụ báo cáo theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và các biện pháp khắc phục hậu quả khác nếu thuộc trường hợp pháp luật quy định.
3. Hồ sơ và quy trình thực hiện báo cáo đúng chuẩn
Để tránh không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, người sử dụng lao động cần chuẩn bị thông tin và thực hiện báo cáo theo đúng quy định. Báo cáo định kỳ được thực hiện theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Hồ sơ, thông tin cần chuẩn bị gồm:
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI.
- Thông tin về người lao động theo các chỉ tiêu thể hiện trên mẫu báo cáo.
- Các tài liệu, thông tin liên quan phục vụ việc rà soát, đối chiếu số liệu khi cần thiết.
Quy trình thực hiện được tiến hành theo các bước cụ thể sau:
Bước 1: Chuẩn bị thông tin báo cáo
Người sử dụng lao động rà soát thông tin về người lao động, hợp đồng lao động, tiền lương, vị trí việc làm, tình hình tham gia BHXH và các chỉ tiêu khác theo Mẫu số 01/PLI. Sau đó, lập báo cáo bảo đảm thông tin kê khai chính xác.
Bước 2: Nộp báo cáo đến cơ quan có thẩm quyền
Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo được gửi đến Sở Nội vụ thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp không thể thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi bản giấy đến Sở Nội vụ. Đồng thời, người sử dụng lao động thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện theo quy định.
Bước 3: Theo dõi và lưu trữ kết quả
Sau khi gửi báo cáo, người sử dụng lao động lưu giữ thông tin, kết quả hoặc xác nhận nộp báo cáo để phục vụ việc đối chiếu khi cần thiết. Trường hợp cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bổ sung, điều chỉnh thông tin thì thực hiện theo yêu cầu.
4. Một số lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp
Để không vi phạm quy định về không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, người sử dụng lao động cần đặc biệt lưu ý thời hạn báo cáo. Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, báo cáo định kỳ 06 tháng phải gửi trước ngày 05/6, báo cáo hằng năm phải gửi trước ngày 05/12.
Đối với người sử dụng lao động mới bắt đầu hoạt động, việc khai trình sử dụng lao động được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019.
Bên cạnh đó, người sử dụng lao động cần thường xuyên cập nhật thông tin nhân sự, hợp đồng lao động và các thay đổi về lao động để bảo đảm số liệu trên Mẫu số 01/PLI chính xác. Việc phân công cá nhân hoặc bộ phận phụ trách cũng giúp doanh nghiệp chủ động theo dõi thời hạn và thực hiện báo cáo đầy đủ.
5. Câu hỏi thường gặp
Thời hạn khai trình lao động ban đầu là bao lâu?
Theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Đây là nghĩa vụ áp dụng đối với người sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động.
Nếu doanh nghiệp mới thành lập nhưng chưa có lao động thì có phải nộp báo cáo không?
Nghĩa vụ khai trình được xác định từ thời điểm người sử dụng lao động bắt đầu hoạt động theo khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019. Khi thực hiện thủ tục, doanh nghiệp kê khai thông tin theo thực tế và biểu mẫu được áp dụng.
Hình thức nộp báo cáo trực tuyến có được chấp nhận không?
Có. Theo Điều 71 Nghị định 129/2025/NĐ-CP, người sử dụng lao động thực hiện báo cáo thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia gửi đến Sở Nội vụ. Trường hợp không thể thực hiện báo cáo qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi bản giấy đến Sở Nội vụ.
Việc chủ động thực hiện nghĩa vụ báo cáo không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có mà còn thể hiện sự tuân thủ pháp luật tốt, tạo uy tín với cơ quan quản lý. Không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động là một rủi ro pháp lý mà không một doanh nghiệp nào nên chấp nhận. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình hoặc cần hỗ trợ soạn thảo hồ sơ, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và đồng hành một cách tốt nhất.
Để lại một bình luận