Các anh chị cho em hỏi, những người kinh doanh mặt hàng đã qua sử dụng thì đóng cửa hết à? Những mặt hàng đó thường không có hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào ạ?

Kinh doanh hàng đã qua sử dụng xử lý hóa đơn ra sao?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về hóa đơn đối với hàng hóa đã qua sử dụng

Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sau đây gọi tắt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa đã qua sử dụng phải tuân thủ nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng, chứng từ điện tử cho giao dịch mua hàng. Hàng hóa đã qua sử dụng được coi là hàng hóa thông thường, không có quy định riêng biệt về loại hóa đơn, nhưng cần đảm bảo tính minh bạch để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT). Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sau đây gọi tắt là Thông tư 78/2021/TT-BTC) quy định chi tiết về việc lập, sử dụng hóa đơn điện tử, áp dụng cho tất cả hàng hóa, bao gồm hàng cũ. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua cơ quan thuế trước khi kinh doanh.

Xử lý hóa đơn khi mua hàng hóa đã qua sử dụng

Khi mua hàng cũ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh không xuất hóa đơn, doanh nghiệp không được khấu trừ thuế đầu vào GTGT dựa trên hóa đơn, nhưng có thể sử dụng chứng từ khác để chứng minh chi phí hợp lý theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 14 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Cụ thể:

• Nếu mua từ cá nhân: Lập biên bản mua hàng hóa hoặc hợp đồng mua bán, kèm theo chứng từ thanh toán (chuyển khoản ngân hàng hoặc biên lai thu tiền mặt) để làm cơ sở hạch toán chi phí.
• Nếu mua từ doanh nghiệp khác: Yêu cầu hóa đơn điện tử GTGT theo mẫu 01GTKT3/001, ghi rõ thông tin hàng hóa đã qua sử dụng (tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất 10% nếu áp dụng).

Doanh nghiệp cần lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm để kiểm tra thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí khấu trừ theo Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

Quy trình xuất hóa đơn khi bán hàng hóa đã qua sử dụng

Việc xuất hóa đơn cho khách hàng mua hàng cũ tuân thủ quy trình hóa đơn điện tử theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quy trình được thực hiện qua phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế, đảm bảo thời hạn xuất hóa đơn không quá 7 ngày kể từ ngày giao hàng.

Bước 1: Chuẩn bị thông tin giao dịch

Doanh nghiệp thu thập đầy đủ dữ liệu về hàng hóa đã qua sử dụng, bao gồm tên hàng, mô tả tình trạng (đã qua sử dụng), số lượng, đơn giá bán (không bao gồm thuế GTGT), và thông tin người mua (tên, mã số thuế nếu là doanh nghiệp). Đảm bảo giá bán phản ánh đúng giá trị thị trường để tránh nghi vấn trốn thuế.

Bước 2: Lập và ký hóa đơn điện tử

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để lập hóa đơn GTGT theo mẫu 01GTKT3/001, ghi rõ "hàng hóa đã qua sử dụng" ở phần mô tả hàng hóa. Người bán ký số điện tử trên hóa đơn, sau đó hệ thống tự động mã hóa và truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Bước 3: Gửi hóa đơn và lưu trữ

Gửi hóa đơn điện tử cho người mua qua email hoặc cổng thông tin điện tử trong vòng 24 giờ sau khi ký. Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn gốc điện tử trên hệ thống của mình và sao lưu dữ liệu để báo cáo thuế hàng quý hoặc hàng năm, đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu theo quy định tại Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Các lưu ý về thuế và xử phạt

Thuế suất GTGT áp dụng cho hàng hóa đã qua sử dụng là 10% theo Luật Thuế giá trị gia tăng số 13/2008/QH12 (sửa đổi, bổ sung). Nếu không xuất hóa đơn đúng quy định, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Ngoài ra, nếu gian lận hóa đơn, mức phạt có thể lên đến 100.000.000 đồng hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự 2015 (sửa đổi 2017).

Việc tuân thủ quy định về hóa đơn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa khấu trừ thuế và nâng cao uy tín kinh doanh. Đồng thời, đảm bảo minh bạch trong chuỗi cung ứng hàng hóa cũ, góp phần bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.