Nhờ anh chị giải đáp giúp là doanh nghiệp em có khoản vay ngân hàng đến hạn nhưng chưa trả được nên được gia hạn, vậy tiền lãi phát sinh trong thời gian gia hạn có được tính vào chi phí được trừ không ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Cơ sở pháp lý và điều kiện ghi nhận chi phí lãi vay

Chi phí lãi tiền vay phát sinh từ hoạt động gia hạn nợ được coi là chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện về tính hợp lý, hợp pháp và phục vụ trực tiếp cho sản xuất kinh doanh. Các văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh trực tiếp bao gồm:

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2020): Quy định nguyên tắc chung về chi phí được trừ.
• Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 78/2014/TT-BTC): Hướng dẫn chi tiết các khoản chi không được trừ, trong đó lãi vay không được vượt quá 150% lãi suất cơ bản do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay (đối với đối tượng không phải tổ chức tín dụng).
• Nghị định 132/2020/NĐ-CP: Quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, đặc biệt là ngưỡng khống chế lãi vay 30% EBITDA (nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng điều chỉnh của Nghị định này).
• Bộ luật Dân sự 2015: Tại Điều 466, quy định về nghĩa vụ trả nợ và quyền thỏa thuận gia hạn giữa các bên trong hợp đồng vay tài sản.

Điều kiện để lãi vay gia hạn được tính vào chi phí được trừ

Tiền lãi phát sinh trong thời gian gia hạn chỉ được tính là chi phí hợp lý khi doanh nghiệp chứng minh được khoản vay đó vẫn đang phục vụ cho mục đích tạo ra doanh thu chịu thuế TNDN.

Các điều kiện cụ thể bao gồm:

• Mục đích sử dụng vốn: Khoản vay ban đầu và phần gia hạn phải dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Nếu vay để góp vốn điều lệ còn thiếu, phần lãi vay tương ứng sẽ không được trừ theo quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Hồ sơ gia hạn: Phải có Phụ lục hợp đồng vay hoặc Văn bản chấp thuận gia hạn từ ngân hàng thương mại, trong đó ghi rõ thời gian gia hạn, mức lãi suất áp dụng cho giai đoạn này.
• Chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi) cho các khoản lãi vay trả cho ngân hàng theo quy định của Luật Quản lý thuế 2019.
• Ngưỡng khống chế: Nếu doanh nghiệp phát sinh giao dịch liên kết, tổng chi phí lãi vay (bao gồm cả lãi gia hạn) sau khi trừ lãi tiền gửi, lãi cho vay phát sinh trong kỳ không được vượt quá 30% của tổng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh cộng lãi tiền vay, chi phí khấu hao (EBITDA).

Quy trình kiểm soát và kê khai lãi vay trên hệ thống eTax

Để đảm bảo khoản lãi vay gia hạn được bảo vệ an toàn trước các đợt hậu kiểm năm 2026, Anh/Chị nên thực hiện quy trình 3 bước sau:

Bước 1: Rà soát và hoàn thiện hồ sơ pháp lý khoản vay gia hạn Kế toán cần đối chiếu số dư nợ thực tế với kế hoạch trả nợ đã được gia hạn bởi ngân hàng. Anh/Chị phải đảm bảo có đầy đủ bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng vay gốc, Phụ lục gia hạn và thông báo nhắc nợ định kỳ từ phía tổ chức tín dụng. Việc chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ ở bước này nhằm chứng minh tính liên tục của khoản vay và tính hợp pháp của mức lãi suất mới (nếu có thay đổi trong thời gian gia hạn), giúp giải trình rõ ràng với cơ quan Thuế rằng đây không phải là nợ quá hạn bị phạt (lãi phạt chậm trả đôi khi gặp khó khăn khi quyết toán chi phí) mà là thỏa thuận gia hạn dân sự đúng luật.

Bước 2: Hạch toán kế toán và phân bổ chi phí lãi vay hợp lý Doanh nghiệp tiến hành hạch toán tiền lãi vay phát sinh hàng tháng vào tài khoản 635 (Chi phí tài chính) theo đúng nguyên tắc kế toán dồn tích. Anh/Chị cần lưu ý phân tách rõ phần lãi vay trong hạn và lãi vay phát sinh do gia hạn trên sổ chi tiết để dễ dàng đối soát khi làm tờ khai quyết toán thuế TNDN. Theo hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, việc hạch toán đúng kỳ phát sinh chi phí là yếu tố kiên quyết để được ghi nhận chi phí được trừ, tránh tình trạng dồn chi phí lãi của nhiều năm vào một kỳ quyết toán dẫn đến việc bị loại trừ do không đúng niên độ tài chính.

Bước 3: Kê khai và giải trình trên hệ thống eTax Khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN), doanh nghiệp đưa khoản lãi vay vào phần chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên. Trong trường hợp doanh nghiệp thuộc diện có giao dịch liên kết, Anh/Chị phải nộp kèm theo Phụ lục tính toán chi phí lãi vay được trừ để xác định ngưỡng khống chế 30% theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP. Việc kê khai minh bạch và sẵn sàng file scan chứng từ để gửi qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian giải trình, tránh rủi ro bị truy thu thuế và phạt vi phạm hành chính từ 20% đến 100% số thuế thiếu nếu bị cơ quan thuế kết luận là kê khai khống chi phí tài chính.

Tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế TNDN, tránh rủi ro bị loại trừ chi phí và phạt hành chính từ cơ quan thuế. Việc ghi nhận đúng lãi vay gia hạn còn góp phần đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, hỗ trợ quản lý dòng tiền hiệu quả. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.