Chuyện là trong năm 2025 mình đi làm ngắt quãng ở 3 nơi khác nhau, mỗi nơi đều giữ lại một phần thuế, nhưng không nơi nào biết thu nhập của nơi kia nên tính thuế khá cao, bây giờ mình muốn quyết toán lại cho đúng thì có bắt buộc phải xin đủ chứng từ của cả 3 nơi không, hay có cách nào tra cứu trên hệ thống để tự tổng hợp?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định về quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi có thu nhập từ nhiều nguồn

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014, 2019 và 2020), cá nhân cư trú có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công từ hai nơi trở lên trong năm phải thực hiện quyết toán thuế nếu tổng thu nhập sau khi giảm trừ vượt quá 132 triệu đồng/năm (tính theo mức giảm trừ gia cảnh hiện hành). Trong trường hợp Anh/Chị có thu nhập ngắt quãng từ ba nơi khác nhau năm 2025, mỗi nơi khấu trừ thuế tạm thời dựa trên thu nhập riêng lẻ, dẫn đến tổng thuế nộp có thể cao hơn mức thực tế do không tính chung các khoản giảm trừ (như giảm trừ gia cảnh, từ thiện). Việc quyết toán nhằm xác định đúng số thuế phải nộp hoặc hoàn thuế, dựa trên tổng thu nhập toàn năm, theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNCN) và Thông tư 80/2021/TT-BTC (quy định về quản lý thuế đối với cá nhân).

Yêu cầu về chứng từ khi quyết toán

Để quyết toán chính xác, Anh/Chị cần tổng hợp đầy đủ thông tin thu nhập và số thuế đã khấu trừ từ tất cả các nguồn. Theo Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 13 Thông tư 80/2021/TT-BTC, cơ quan thuế yêu cầu cá nhân nộp kèm theo tờ khai quyết toán các chứng từ khấu trừ thuế từ tổ chức chi trả thu nhập (mẫu 16/TH-TNCN hoặc 14/TH-TNCN theo quy định). Do đó, bắt buộc phải xin đủ chứng từ từ cả ba nơi, vì không nơi nào biết thông tin của nơi kia, và hệ thống thuế chưa tự động tổng hợp toàn bộ dữ liệu từ tất cả nguồn (dù các tổ chức phải kê khai dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC). Nếu thiếu chứng từ từ bất kỳ nơi nào, hồ sơ quyết toán có thể bị từ chối hoặc yêu cầu bổ sung, dẫn đến chậm trễ hoàn thuế hoặc phạt chậm nộp (từ 0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp, theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019).

Xem thêm: Cách tính thuế đối với thu nhập từ việc bán hàng trên các nền tảng thương mại điện tử xuyên biên giới như Amazon hay Etsy dành cho cá nhân tại Việt Nam?

Cách tra cứu và tổng hợp thông tin trên hệ thống thuế điện tử

Anh/Chị có thể sử dụng hệ thống thuế điện tử (eTax) để tra cứu một phần thông tin, hỗ trợ tự tổng hợp dữ liệu mà không cần chứng từ gốc từ tất cả nơi, nhưng điều này chỉ áp dụng khi dữ liệu đã được các tổ chức chi trả kê khai đầy đủ. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, cá nhân đăng nhập tài khoản eTax (tại etax.thue.gdt.gov.vn) để xem dữ liệu thu nhập và khấu trừ từ các nguồn đã báo cáo. Quy trình tra cứu và quyết toán trực tuyến được thực hiện như sau:

Bước 1: Đăng ký và truy cập tài khoản eTax

Anh/Chị cần có tài khoản giao dịch thuế điện tử (nếu chưa có, đăng ký tại Chi cục Thuế quản lý hoặc qua ứng dụng eTax Mobile). Sau khi đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân và mật khẩu, chọn mục "Tra cứu thông tin người nộp thuế" để xem dữ liệu thu nhập năm 2025 từ các tổ chức đã kê khai (thường cập nhật sau khi kết thúc năm tài chính).

Bước 2: Tra cứu và tải dữ liệu thu nhập

Vào phần "Quyết toán thuế TNCN", hệ thống sẽ hiển thị tổng hợp thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ từ các nguồn (dựa trên dữ liệu từ tổ chức chi trả). Anh/Chị có thể tải file XML hoặc PDF chứa thông tin này để tự tổng hợp, kiểm tra tính chính xác so với chứng từ gốc. Nếu dữ liệu thiếu từ một nguồn (do tổ chức chưa kê khai), hệ thống sẽ yêu cầu bổ sung chứng từ giấy hoặc điện tử từ nơi đó.

Xem thêm: Có ai biết về chính sách hoàn thuế cho doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi thiên tai, hỏa hoạn khiến hàng hóa trong kho bị hư hỏng hoàn toàn không, chúng tôi đã nộp thuế GTGT đầu vào cho lô hàng đó rồi nhưng giờ không thể bán ra để thu hồi vốn và thuế đầu ra, vậy chúng tôi có được làm hồ sơ hoàn lại số thuế GTGT đã nộp ở khâu nhập khẩu hoặc mua vào đó để giảm bớt thiệt hại cho công ty không và hồ sơ cần những minh chứng gì từ phía cơ quan công an hay bảo hiểm ạ?

Bước 3: Nộp tờ khai quyết toán

Sử dụng dữ liệu tra cứu để điền tờ khai 02/QTT-TNCN (theo mẫu tại Thông tư 80/2021/TT-BTC), tính toán tổng thu nhập, áp dụng giảm trừ và nộp trực tuyến trước hạn (ngày 31/3/2026 cho năm 2025, hoặc 90 ngày sau khi kết thúc năm nếu là cá nhân kinh doanh). Nếu tổng hợp từ eTax khớp với chứng từ, không cần nộp bản gốc chứng từ; ngược lại, phải bổ sung để tránh phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng (theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP).

Lưu ý rằng hệ thống eTax chỉ hỗ trợ tra cứu dữ liệu đã được báo cáo, nên Anh/Chị vẫn nên liên hệ trực tiếp ba nơi làm việc để lấy chứng từ gốc nhằm đảm bảo tính toàn vẹn, đặc biệt nếu có sai sót trong kê khai của tổ chức.

Việc quyết toán đúng quy định giúp Anh/Chị tránh nộp thừa thuế, nhận hoàn thuế kịp thời và tuân thủ pháp luật, giảm rủi ro kiểm tra sau. Đồng thời, nó đảm bảo quyền lợi về giảm trừ gia cảnh và các khoản miễn thuế hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.