Mọi người ơi, em làm bánh cưới, tháng 12 triệu. Nếu thuế yêu cầu khai thu nhập, em có được trừ chi phí thuê nhân viên không? Trừ chi phí thế nào?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để trừ chi phí thuê nhân viên khi khai thuế

Đối với doanh nghiệp làm bánh cưới, chi phí thuê nhân viên được xem xét là chi phí được trừ theo Luật Thuế TNDN. Đối với hộ, cá nhân kinh doanh, việc xác định thuế thực hiện theo phương pháp khoán hoặc kê khai theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, không áp dụng cơ chế trừ chi phí thực tế.

• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh, chẳng hạn như thuê nhân viên hỗ trợ làm bánh cưới để phục vụ khách hàng.
• Phải có chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật, như hợp đồng lao động, bảng lương, Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu thuộc diện phải khấu trừ theo quy định).
• Đối với hộ, cá nhân kinh doanh, chi phí thuê nhân viên không được trừ khi xác định thuế. Thuế GTGT và TNCN được tính trực tiếp trên doanh thu theo tỷ lệ quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC.

Nếu không đáp ứng, chi phí sẽ không được trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế và có thể bị truy thu kèm phạt chậm nộp từ 0,03%/ngày theo Điều 137 Luật Quản lý thuế 2019.

Hồ sơ chứng minh chi phí thuê nhân viên

Để chứng minh và kê khai chi phí thuê nhân viên, cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:

• Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ với nhân viên, nêu rõ thời gian, công việc liên quan đến làm bánh cưới và mức thù lao.
• Bảng chấm công, bảng lương hàng tháng kèm chữ ký xác nhận của nhân viên.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (mẫu 02/TNCN) nếu áp dụng, hoặc biên lai nộp thuế thay cho cá nhân.
• Tiền lương có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản theo thỏa thuận trong hợp đồng lao động.
• Sổ sách kế toán ghi nhận chi phí (nếu là doanh nghiệp) hoặc sổ theo dõi thu chi (đối với hộ kinh doanh).

Quy trình kê khai chi phí khi nộp tờ khai thuế

Bước 1: Thu thập và lưu trữ chứng từ

Thu thập đầy đủ hồ sơ chứng minh chi phí thuê nhân viên ngay sau khi phát sinh, đảm bảo lưu trữ ít nhất 10 năm theo Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019. Kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ để tránh loại trừ khi quyết toán thuế.

Bước 2: Ghi nhận chi phí vào sổ sách

Ghi chép chi phí vào sổ kế toán hoặc sổ theo dõi thu chi, phân loại rõ ràng là chi phí nhân công liên quan đến sản xuất bánh cưới. Hộ kinh doanh ghi chép sổ theo dõi doanh thu, chi phí theo hướng dẫn của cơ quan thuế, không bắt buộc áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp.

Bước 3: Kê khai trên tờ khai thuế

Khi nộp tờ khai thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) hoặc thuế khoán hàng quý/năm, ghi nhận chi phí thuê nhân viên vào chỉ tiêu chi phí được trừ tại Phụ lục 03-1A/TNDN. Nếu là cá nhân kinh doanh, kê khai tại tờ khai 01/CNKD theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, trừ chi phí theo tỷ lệ phần trăm doanh thu.

Bước 4: Nộp tờ khai và theo dõi quyết toán

Nộp tờ khai đúng hạn (hàng quý trước ngày 30 của quý sau, hoặc năm trước ngày 90 sau kết thúc năm tài chính) qua hệ thống iHTKK hoặc eTax. Nếu cơ quan thuế kiểm tra, cung cấp hồ sơ để xác nhận; nếu bị loại trừ chi phí, có quyền khiếu nại theo Điều 117 Luật Quản lý thuế 2019.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp tối ưu hóa chi phí thuế, tránh rủi ro truy thu và phạt hành chính, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.