Trong môi trường giao dịch trực tuyến, việc gửi đi một tệp tin hợp đồng, hóa đơn hay báo giá luôn đi kèm với nỗi lo ngại về tính bảo mật. Khác với văn bản giấy truyền thống có thể phát hiện vết tẩy xóa, dữ liệu số thô rất dễ bị các đối tượng xấu hoặc hacker can thiệp, chỉnh sửa con số mà không để lại bất kỳ dấu vết vật lý nào. Việc này đẩy các doanh nghiệp vào rủi ro lớn khi đối tác đơn phương thay đổi điều khoản rồi đổ lỗi cho hệ thống lỗi. Để bảo toàn dòng thông tin nguyên bản, việc áp dụng các giải pháp công nghệ kết hợp hành lang pháp lý nghiêm ngặt là điều bắt buộc. Công ty Luật ACC xin chia sẻ những cơ chế giúp đóng băng dữ liệu an toàn sau khi truyền gửi.
1. Cơ sở pháp lý về tính toàn vẹn của tệp tin theo Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN
Một thông điệp điện tử muốn có giá trị chống lại các hành vi sửa đổi trái phép phải tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật được nhà nước thừa nhận. Văn bản pháp lý nền tảng điều chỉnh trực tiếp các tiêu chuẩn kỹ thuật này hiện nay là Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN (ban hành ngày 311/12/2025, có hiệu lực từ 01/7/2026) quy định "Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về yêu cầu đối với dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu".
Theo tinh thần của Thông tư số 53/2025/TT-BKHCN, tính toàn vẹn là điều kiện tiên quyết để dữ liệu được công nhận giá trị như bản gốc. Pháp luật quy định thông tin gửi đi phải đảm bảo chưa bị thay đổi, cắt ghép kể từ thời điểm khởi tạo dạng hoàn chỉnh đầu tiên. Để đạt được điều này, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào các phương thức gửi nhận mail thông thường, mà bắt buộc phải sử dụng các giải pháp hạ tầng được kiểm định hợp quy nhằm niêm phong dữ liệu một cách tuyệt đối trước khi truyền tải trên không gian mạng.
2. Các giải pháp kỹ thuật cốt lõi giúp đóng băng cấu trúc dữ liệu gửi đi
Sự an toàn của dữ liệu khi truyền qua Internet phụ thuộc vào việc doanh nghiệp thiết lập các lớp khóa bảo mật và thuật toán định danh độc lập cho tệp tin.
- Sử dụng thuật toán băm tạo mã định danh (Hash Code): Trước khi gửi đi, tệp tin phải được chạy qua thuật toán để tạo ra một chuỗi ký tự duy nhất được gọi là mã hash. Nếu bất kỳ ai thay đổi dù chỉ một dấu chấm hay một chữ số trong tệp tin đó, mã hash được tính toán lại ở đầu nhận sẽ hoàn toàn sai lệch so với mã gốc, giúp phát hiện ngay hành vi can thiệp trái phép.
- Áp dụng cơ chế đóng dấu thời gian (Timestamping): Việc gắn nhãn thời gian từ một tổ chức cung cấp dịch vụ độc lập giúp xác định chính xác thời điểm tệp tin được niêm phong. Cơ chế này ngăn chặn việc đối tác sửa đổi nội dung rồi lùi ngày giao dịch để trốn tránh trách nhiệm pháp lý khi thị trường biến động.
- Sử dụng chữ ký số và chứng thư điện tử liên thông: Chữ ký số mã hóa không đối xứng đảm bảo rằng nội dung đi kèm không bị thay đổi, đồng thời định danh chính xác chủ thể gửi, khóa chặt mọi kẽ hở giả mạo tài liệu.
>>> Xem thêm bài viết: Giải pháp chuẩn hóa quy trình lưu trữ thông điệp dữ liệu điện tử tại đây.
3. Hệ quả của việc thiếu giải pháp bảo vệ dữ liệu khi phát sinh tranh chấp
Việc doanh nghiệp chủ quan, duy trì thói quen gửi nhận tài liệu dạng tệp Word thô hoặc ảnh chụp qua các ứng dụng chat không bảo mật sẽ tự tước đi lợi thế của mình trước các cơ quan tài phán.
Khi xảy ra xung đột lợi ích liên quan đến các điều khoản trong hợp đồng online, nếu tệp tin không được chứng thực và lưu vết kỹ thuật, bên kia có thể dễ dàng phủ nhận toàn bộ nội dung hoặc tuyên bố dữ liệu đã bị sửa đổi. Tòa án hoặc Trọng tài thương mại thường từ chối tiếp nhận các chứng cứ số thô vì độ tin cậy thấp. Doanh nghiệp khi đó sẽ phải gánh chịu những tổn thất tài chính nặng nề, mất quyền khởi kiện hoặc phải bỏ ra chi phí rất lớn để thuê các chuyên gia giám định tư pháp công nghệ thông tin rà soát vệt ổ cứng nhằm tìm lại dữ liệu gốc.
>>> Xem thêm bài viết: Cách xử lý khẩn cấp khi bị tranh chấp hợp đồng online tại đây.
4. Quy trình ba bước kiểm soát và xác thực tính nguyên bản của thông điệp dữ liệu
Để bảo vệ tuyệt đối dòng tài sản và thông tin của công ty khỏi các nguy cơ bị chỉnh sửa sau khi gửi đi, doanh nghiệp cần vận hành quy trình quản trị rủi ro số theo trình tự sau:
Bước 1: Rà soát lại toàn bộ nhà cung cấp giải pháp hiện tại
Doanh nghiệp thực hiện việc ký khóa số và mã hóa toàn bộ tệp tài liệu thông qua hệ thống phần mềm đã được cấp chứng nhận hợp quy của Bộ Khoa học và Công nghệ để tạo ra mã hash cố định trước khi phát tán dữ liệu.
Bước 2: Chuẩn hóa quy trình lưu kho và mã hóa tệp tin nội bộ
Gửi thông điệp dữ liệu qua các tổ chức chứng thực trung gian được cấp phép để đóng dấu thời gian Timestamp độc lập, lưu vết lịch sử truyền nhận trên hệ thống nhật ký điện tử không thể sửa xóa.
Bước 3: Tập huấn và thay đổi thói quen giao kết của nhân sự
Yêu cầu bộ phận nhận tin thực hiện thao tác đối soát mã hash và kiểm tra trạng thái hiệu lực của chứng thư số của đối tác ngay khi tiếp nhận tệp tin, đảm bảo không có sự sai lệch dữ liệu trước khi tiến hành ký nghiệm thu hoặc thanh toán.
Việc thiết lập các biện pháp kỹ thuật nhằm bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu đòi hỏi sự kết hợp chặt chẽ giữa kiến thức công nghệ thông tin và sự am hiểu sâu sắc về Luật Giao dịch điện tử. Nếu quý khách hàng hoặc doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp bảo đảm dữ liệu không bị thay đổi sau khi gửi đi, hoặc cần luật sư hỗ trợ thẩm định tính pháp lý của hợp đồng điện tử, hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để nhận được sự tư vấn chuyên sâu và kịp thời nhất.
Để lại một bình luận