Em đang rất rối vì lần đầu tự quyết toán thuế, cụ thể là em làm việc online cho một công ty nước ngoài, thu nhập chuyển khoản về Việt Nam và em tự đi kê khai nộp thuế theo quý, đến cuối năm khi tổng hợp lại thì số thuế đã nộp cao hơn nhiều so với mức phải đóng thực tế, vậy trong trường hợp này em cần làm những bước nào để xin hoàn thuế và có cần chứng minh nguồn thu nhập từ nước ngoài không ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện để được hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Theo quy định tại Điều 42 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 ngày 21/11/2007 (sửa đổi, bổ sung năm 2012, 2014 và 2019), cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công (bao gồm thu nhập từ nước ngoài) phải thực hiện quyết toán thuế TNCN cuối năm. Nếu số thuế tạm nộp theo quý vượt quá số thuế phải nộp thực tế sau khi quyết toán, cá nhân có quyền yêu cầu hoàn thuế phần chênh lệch. Điều kiện chính bao gồm: (i) cá nhân là người nộp thuế trực tiếp; (ii) số thuế nộp thừa từ 50.000 đồng trở lên; (iii) không có nợ thuế hoặc vi phạm khác. Hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 111/2013/TT-BTC (Điều 17) và Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung quy định về quyết toán và hoàn thuế).

Quy trình xin hoàn thuế TNCN

Việc xin hoàn thuế được thực hiện thông qua thủ tục quyết toán thuế TNCN hàng năm, nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục Thuế nơi cá nhân cư trú). Thời hạn quyết toán là trước ngày 90 của năm sau năm phát sinh thu nhập (ví dụ: năm 2023 quyết toán trước 31/3/2024). Dưới đây là các bước cụ thể:

Xem thêm: Mình đang hơi lo vì đã nộp hồ sơ nhưng chưa ký điện tử, vậy hồ sơ đó có được chấp nhận không hay phải làm lại từ đầu?

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ quyết toán và yêu cầu hoàn thuế

Cá nhân cần tính toán lại tổng thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ (gia cảnh, từ thiện) và số thuế phải nộp thực tế theo biểu thuế lũy tiến từng phần tại Điều 7 Luật Thuế TNCN 2007. Nếu xác định nộp thừa, lập Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN theo Phụ lục Thông tư 80/2021/TT-BTC). Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai quyết toán thuế TNCN (bản chính).
• Bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có) hoặc biên lai nộp thuế tạm theo quý.
• Giấy đề nghị hoàn thuế (mẫu 01/ĐNHT theo Thông tư 111/2013/TT-BTC) nếu số thừa từ 300.000 đồng trở lên, kèm tài khoản ngân hàng để nhận hoàn.
• Các chứng từ chứng minh thu nhập và chi phí (chi tiết tại phần dưới).

Quá trình này có thể thực hiện trực tuyến qua hệ thống eTax của Tổng cục Thuế để tiết kiệm thời gian.

Bước 2: Nộp hồ sơ quyết toán tại cơ quan thuế

Nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế quận/huyện nơi cư trú hoặc qua cổng thông tin điện tử etax.thue.gdt.gov.vn. Cơ quan thuế sẽ tiếp nhận và cấp giấy biên nhận trong vòng 3 ngày làm việc. Nếu nộp muộn, cá nhân có thể bị phạt chậm nộp từ 5% đến 25% số thuế chậm quyết toán theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy số ngày chậm.

Bước 3: Theo dõi và nhận hoàn thuế

Cơ quan thuế kiểm tra hồ sơ trong 40 ngày (nếu hoàn trực tiếp) hoặc 60 ngày (nếu hoàn gián tiếp qua kiểm tra sau). Nếu hồ sơ hợp lệ, số thuế thừa sẽ được hoàn vào tài khoản ngân hàng chỉ định, kèm lãi chậm hoàn 0,03%/ngày theo Điều 60 Luật Quản lý thuế 2019. Nếu bị từ chối, cá nhân có quyền khiếu nại theo quy định tại Luật Khiếu nại 2011.

Xem thêm: Tôi bị khấu trừ thuế ở nhiều nơi nhưng tổng thu nhập không cao, vậy khi quyết toán có chắc chắn được hoàn lại hết không hay còn tùy trường hợp?

Yêu cầu chứng minh nguồn thu nhập từ nước ngoài

Có, cá nhân bắt buộc phải chứng minh nguồn thu nhập từ nước ngoài để cơ quan thuế xác minh tính chính xác của thu nhập chịu thuế và tránh rủi ro trốn thuế. Theo Điều 17 Thông tư 111/2013/TT-BTC và Điều 8 Thông tư 80/2021/TT-BTC, chứng minh bao gồm:

• Hợp đồng lao động hoặc dịch vụ với công ty nước ngoài (bản sao công chứng nếu cần).
• Sao kê tài khoản ngân hàng nhận chuyển khoản thu nhập (bản gốc hoặc sao y từ ngân hàng Việt Nam).
• Chứng từ nộp thuế nước ngoài (nếu có, để khấu trừ theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần giữa Việt Nam và quốc gia liên quan, theo Điều 20 Luật Thuế TNCN 2007).
• Các tài liệu khác như hóa đơn, biên bản giao dịch chứng minh tính hợp pháp của thu nhập.

Nếu không chứng minh được, cơ quan thuế có thể loại trừ thu nhập đó khỏi quyết toán hoặc áp dụng phạt từ 20% đến 100% số thuế gian lận theo Điều 142 Luật Quản lý thuế 2019, với mức phạt cụ thể từ 1.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng.

Việc tuân thủ đúng quy trình quyết toán và hoàn thuế không chỉ giúp cá nhân nhận lại khoản tiền nộp thừa mà còn tránh các rủi ro pháp lý, đảm bảo quyền lợi tài chính lâu dài. Đồng thời, việc chứng minh nguồn thu hợp pháp góp phần xây dựng uy tín cá nhân trước cơ quan nhà nước. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.