Bên mình có nhân viên người nước ngoài làm việc ngắn hạn tại Việt Nam, đã bị khấu trừ thuế nhưng sau khi tính lại thuộc diện không cư trú với mức thuế khác, vậy khi quyết toán có thể yêu cầu hoàn phần nộp dư không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện được hoàn thuế thu nhập cá nhân đối với lao động nước ngoài

Lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nếu đã nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) dư so với số thuế phải nộp thực tế, có quyền được hoàn thuế theo quy định pháp luật. Cụ thể, theo Điều 28 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 (sửa đổi, bổ sung), cá nhân có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công (bao gồm cả lao động nước ngoài) được hoàn thuế nếu số thuế đã khấu trừ và nộp vượt quá số thuế phải nộp sau khi quyết toán. Lao động nước ngoài thường được coi là cá nhân không cư trú nếu thời gian lưu trú dưới 183 ngày/năm, nhưng vẫn áp dụng quy định hoàn thuế nếu đáp ứng điều kiện nộp dư. Ngoài ra, Nghị định 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định chi tiết tại Điều 60, hoàn thuế được thực hiện khi số thuế nộp thừa từ 50.000 đồng trở lên và cá nhân có yêu cầu bằng văn bản.

Hồ sơ hoàn thuế

Để yêu cầu hoàn thuế, lao động nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Điều 61 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Các tài liệu chính bao gồm:

• Văn bản đề nghị hoàn thuế theo mẫu số 01/HT-TNCN ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 02/QTT-TNCN (nếu quyết toán năm).
• Các chứng từ chứng minh thu nhập và khấu trừ thuế, như hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ khấu trừ thuế TNCN do tổ chức chi trả cung cấp.
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng minh thời gian cư trú tại Việt Nam (nếu cần xác định tình trạng cư trú).
• Giấy tờ chứng minh các khoản giảm trừ gia cảnh hoặc thu nhập miễn thuế (nếu áp dụng, ví dụ: thu nhập từ nước ngoài theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần).

Hồ sơ phải được nộp bằng tiếng Việt hoặc kèm bản dịch công chứng nếu tài liệu gốc bằng tiếng nước ngoài.

Quy trình hoàn thuế

Quy trình hoàn thuế được thực hiện qua cơ quan thuế địa phương nơi cá nhân cư trú hoặc nơi tổ chức chi trả khấu trừ thuế, theo Điều 62 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Thời hạn nộp hồ sơ là trong vòng 10 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm đó.

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Cá nhân hoặc đại diện ủy quyền chuẩn bị hồ sơ như đã nêu trên và nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (etax.gov.vn). Cơ quan thuế sẽ kiểm tra tính hợp lệ trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan thuế sẽ thông báo bổ sung trong vòng 3 ngày, và cá nhân phải hoàn thiện trong 30 ngày để tránh từ chối.

Bước 2: Xử lý và quyết định hoàn thuế

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế kiểm tra, xác minh số thuế nộp thừa trong thời hạn 40 ngày (đối với hoàn thuế thông thường) hoặc 60 ngày (nếu cần xác minh thêm). Nếu đủ điều kiện, cơ quan thuế ban hành quyết định hoàn thuế bằng văn bản, kèm thông báo chuyển khoản hoàn vào tài khoản ngân hàng của cá nhân. Trường hợp từ chối, cơ quan thuế phải nêu lý do rõ ràng và hướng dẫn khiếu nại.

Bước 3: Nhận hoàn thuế và theo dõi

Hoàn thuế được thực hiện trong vòng 30 ngày kể từ ngày quyết định có hiệu lực, ưu tiên chuyển khoản ngân hàng. Nếu có chậm trễ, cá nhân được tính tiền chậm hoàn theo mức 0,03%/ngày trên số tiền chậm hoàn, theo Điều 63 Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Cá nhân có thể theo dõi tiến trình qua tài khoản etax hoặc liên hệ trực tiếp cơ quan thuế.

Việc tuân thủ quy định hoàn thuế giúp lao động nước ngoài tránh mất quyền lợi tài chính và đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam, đồng thời giảm gánh nặng thuế không đáng có. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.