Theo Thông tư 70/2025 thì khi trừ thuế thu nhập cá nhân, công ty lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân luôn hay sao ạ? Hiện bên em vẫn để cuối năm quyết toán thuế mới lập và cấp cho người lao động thì có sai không ạ?

Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Thông tư 70/2021 đúng cách

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện áp dụng miễn, giảm thuế TNCN và lập chứng từ khấu trừ

Thông tư Thông tư 80/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện miễn, giảm thuế thu nhập cá nhân (TNCN), bao gồm các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công bị ảnh hưởng.

Để lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN, tổ chức chi trả thu nhập phải đáp ứng điều kiện là người nộp thuế thuộc diện gặp khó khăn theo quy định, chẳng hạn như cá nhân có thu nhập giảm sút do giãn cách xã hội hoặc mất việc làm tạm thời.

Việc khấu trừ chỉ áp dụng cho phần thu nhập được miễn giảm, không vượt quá mức quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007. Nếu không đáp ứng điều kiện, chứng từ khấu trừ phải tuân thủ Thông tư 111/2013/TT-BTC về quản lý thuế TNCN.

Hồ sơ cần chuẩn bị để lập chứng từ khấu trừ

Để đảm bảo chứng từ khấu trừ hợp lệ, tổ chức chi trả cần thu thập và lưu trữ các tài liệu sau:

• Giấy xác nhận khó khăn do đại dịch COVID-19 từ cơ quan có thẩm quyền (như UBND cấp xã/phường hoặc cơ quan lao động).
• Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận chi trả thu nhập, chứng minh mức thu nhập bị ảnh hưởng.
• Bảng kê khấu trừ thuế TNCN theo mẫu 02/TNCN.
• Bản sao CMND/CCCD hoặc hộ chiếu của người nộp thuế để xác thực thông tin.

Quy trình lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN

Quy trình lập chứng từ khấu trừ được thực hiện theo hướng dẫn Thông tư 111/2013/TT-BTC, nhằm đảm bảo tính minh bạch và tránh sai sót dẫn đến truy thu thuế. Các bước cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định mức miễn giảm thuế

Tổ chức chi trả thu nhập kiểm tra điều kiện của người nộp thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, tính toán phần thu nhập được miễn (ví dụ: tối đa 10 triệu đồng/tháng cho cá nhân bị ảnh hưởng trực tiếp). Lập bảng tính tạm thời để xác định số thuế phải khấu trừ sau miễn giảm, dựa trên biểu thuế lũy tiến từng phần tại Luật Thuế TNCN.

Bước 2: Lập chứng từ khấu trừ

Sử dụng mẫu 02/TNCN để ghi nhận số thuế khấu trừ thực tế sau khi áp dụng miễn giảm. Chứng từ phải bao gồm thông tin người nộp thuế, kỳ tính thuế, số thu nhập chịu thuế và số thuế đã khấu trừ (ví dụ: khấu trừ 5% trên phần thu nhập sau miễn). Ký xác nhận của cả tổ chức chi trả và người nộp thuế, lưu trữ điện tử hoặc giấy theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Bước 3: Nộp và quyết toán thuế

Trong thời hạn 10 ngày sau kỳ khấu trừ, tổ chức chi trả nộp chứng từ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Cuối năm, thực hiện quyết toán thuế TNCN tại Cơ quan thuế khu vực nơi tổ chức cư trú, kèm theo toàn bộ chứng từ khấu trừ để được ghi nhận miễn giảm. Nếu phát hiện sai sót, điều chỉnh theo quy trình tại Thông tư 80/2021/TT-BTC.

Lưu ý khi lập chứng từ để tránh vi phạm

Việc lập chứng từ khấu trừ phải đảm bảo tính chính xác, tránh kê khống mức miễn giảm dẫn đến phạt hành chính từ 20% số thuế trốn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng tùy mức độ). Nếu người nộp thuế không thuộc diện COVID-19, áp dụng khấu trừ thông thường theo Thông tư 111/2013/TT-BTC. Khuyến nghị tổ chức chi trả sử dụng phần mềm kế toán điện tử để tự động hóa quy trình, giảm rủi ro sai sót.

Việc tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC giúp người nộp thuế giảm gánh nặng tài chính, tránh tranh chấp với cơ quan thuế và đảm bảo quyền lợi hợp pháp. Đồng thời, tổ chức chi trả tránh được trách nhiệm pháp lý liên đới. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp và biên soạn nhằm cung cấp thông tin tham khảo cho người đọc. Do quy định pháp luật, chính sách và dữ liệu có thể thay đổi theo thời gian, ACC không cam kết thông tin luôn chính xác hoặc cập nhật đầy đủ tại mọi thời điểm. Trường hợp cần áp dụng vào thực tế hoặc giải quyết vấn đề cụ thể, Quý khách vui lòng tham khảo ý kiến từ chuyên gia hoặc đơn vị tư vấn chuyên môn. Trường hợp phát hiện nội dung có sai sót, vui lòng phản hồi để ACC rà soát và cập nhật kịp thời.