Lập dự toán kinh phí cho chương trình và nhiệm vụ khoa học

Lập dự toán kinh phí là khâu khởi đầu mang tính kỹ thuật chuyên sâu và đóng vai trò bản tề trong toàn bộ chu trình quản lý tài chính của chương trình, nhiệm vụ khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo. Việc lập dự toán chính xác, tuân thủ đúng các định mức kinh tế – kỹ thuật không chỉ đảm bảo tính khả thi trong quá trình triển khai nghiên cứu mà còn giúp hồ sơ dễ dàng vượt qua vòng thẩm định tài chính, hạn chế tối đa các vướng mắc hay rủi ro bị xuất toán khi thanh quyết toán về sau. Công ty Luật ACC tổng hợp và hướng dẫn chi tiết quy trình, nguyên tắc cùng phương pháp lập dự toán kinh phí chuẩn mực theo định hướng pháp lý mới nhất.

1. Căn cứ pháp lý và nguyên tắc lập dự toán kinh phí theo Thông tư 44/2026/TT-BGDĐT

Căn cứ quy định tại Thông tư 44/2026/TT-BGDĐT quy định về trình tự, thủ tục xây dựng, thẩm định, ban hành, quản lý, tổ chức thực hiện và đánh giá chương trình khoa học, công nghệ và đổi mới sáng tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, việc lập dự toán kinh phí cho chương trình và các nhiệm vụ thành phần phải dựa trên khối lượng công việc thực tế, mục tiêu nghiên cứu và các tiêu chuẩn chi tiêu hiện hành do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành.

Nguyên tắc bắt buộc khi xây dựng dự toán là tính đúng, tính đủ, minh bạch và tiết kiệm, phản ánh chính xác các khoản mục chi cần thiết phục vụ trực tiếp cho hoạt động nghiên cứu. Dự toán phải được phân định rõ ràng giữa nguồn kinh phí hỗ trợ từ ngân sách nhà nước và các nguồn vốn huy động hợp pháp khác (vốn đối ứng của doanh nghiệp, tài trợ từ các quỹ), đồng thời phải tuân thủ đúng tỷ lệ giao khoán và không giao khoán theo quy chế tài chính áp dụng cho nhiệm vụ khoa học công nghệ.

2. Phương pháp xác định các khoản mục chi trong bảng dự toán kinh phí

Theo quy định tại Điều 28 và Điều 29 Thông tư 44/2026/TT-BGDĐT khi xây dựng dự toán, chủ nhiệm nhiệm vụ và đơn vị chủ trì cần chi tiết hóa từng nhóm chi phí dựa trên các quy định và định mức cụ thể.

• Dự toán tiền công lao động khoa học: Được tính toán dựa trên quy đổi thời gian làm việc (ngày công/tháng công), chức danh nghiên cứu (chủ nhiệm, thư ký, thành viên chính, kỹ thuật viên) và định mức tiền công theo quy định.
• Dự toán mua sắm nguyên nhiên vật liệu, vật tư, phụ tùng: Phải xác định rõ chủng loại, số lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật kèm theo bảng báo giá thị trường tại thời điểm lập dự toán hoặc hóa đơn của các sản phẩm tương đương.
• Dự toán sửa chữa, mua sắm tài sản cố định và thuê dịch vụ: Cần thuyết minh rõ tính cấp thiết, công năng sử dụng phục vụ trực tiếp cho nghiên cứu và căn cứ tính giá thuê/giá mua theo quy định quản lý tài sản công.
• Dự toán chi đoàn ra, đoàn vào, công tác phí và hội thảo khoa học: Phải lập kế hoạch chi tiết về số lượng người, thời gian, địa điểm, nội dung công việc và áp dụng đúng định mức chi công tác phí, chi tổ chức hội nghị hiện hành.

>>> Xem thêm bài viết: Tư vấn hồ sơ giao trực tiếp chủ trì chương trình khoa học cấp bộ tại đây.

3. Các văn bản, tài liệu minh chứng bắt buộc đi kèm bảng dự toán

Bảng dự toán kinh phí không thể đứng độc lập mà bắt buộc phải có hệ thống hồ sơ giải trình và tài liệu minh chứng đi kèm để phục vụ công tác thẩm định.

• Bản thuyết minh chi tiết căn cứ tính toán cho từng khoản mục chi trong dự toán kinh phí của chương trình/nhiệm vụ.
• Bảng báo giá chính thức của ít nhất 03 nhà cung cấp khác nhau (đối với các vật tư, trang thiết bị, dịch vụ có giá trị lớn theo quy định đấu thầu).
• Các quyết định, định mức kinh tế – kỹ thuật nội bộ hoặc văn bản quy định giá chi tiêu đặc thù do đơn vị chủ trì ban hành (nếu có áp dụng).
• Văn bản cam kết góp vốn đối ứng, hợp đồng tài trợ hoặc văn bản xác nhận khả năng cân đối vốn của các tổ chức, doanh nghiệp tham gia phối hợp.

>>> Xem thêm bài viết: Tư vấn hồ sơ đánh giá kết quả thực hiện chương trình khoa học tại đây.

4. Trình tự thẩm định và phê duyệt dự toán kinh phí nhiệm vụ khoa học

Hồ sơ dự toán kinh phí sẽ trải qua quy trình thẩm định chặt chẽ từ cấp cơ sở đến cấp Bộ trước khi chính thức được phê duyệt làm căn cứ giao dự toán.

• Hội đồng tư vấn tuyển chọn/giao trực tiếp tiến hành đánh giá sự cần thiết, khối lượng công việc và cơ cấu các khoản mục chi trong dự toán.
• Tổ thẩm định kinh phí (bao gồm đại diện cơ quan quản lý khoa học, đại diện bộ phận tài chính – kế toán) kiểm tra chi tiết định mức, đơn giá và tính pháp lý của chứng từ minh chứng.
• Chủ nhiệm nhiệm vụ và tổ chức chủ trì tiến hành giải trình, hoàn thiện bảng dự toán theo Biên bản kết luận của Tổ thẩm định kinh phí.
• Bộ Giáo dục và Đào tạo xem xét, ban hành Quyết định phê duyệt kinh phí nhiệm vụ làm căn cứ để ký kết Hợp đồng thực hiện và cấp phát kinh phí.

Thực tế cho thấy, việc áp sai định mức chi, thiếu báo giá minh chứng, thuyết minh khối lượng công việc không tương xứng với số tiền đề xuất hoặc lập dự toán sai cơ cấu giữa phần giao khoán và không giao khoán là những nguyên nhân chính khiến hồ sơ bị trả lại, cắt giảm kinh phí mạnh tay hoặc kéo dài thời gian phê duyệt. Công ty Luật ACC với kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực tư vấn pháp lý quản lý dự án và tài chính khoa học công nghệ, sẵn sàng đồng hành cùng các đơn vị chủ trì và nhà khoa học trong việc rà soát, tư vấn lập bảng dự toán chuẩn xác, thu thập đầy đủ tài liệu minh chứng hợp pháp, giải trình hiệu quả trước Tổ thẩm định kinh phí của Bộ Giáo dục và Đào tạo theo đúng quy định của Thông tư 44/2026/TT-BGDĐT. Quý khách hàng vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận được sự tư vấn chuyên nghiệp và tối ưu.