Cách lập hồ sơ giao dịch liên kết mới nhất

Lập hồ sơ giao dịch liên kết đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ nghĩa vụ thuế và giảm thiểu rủi ro bị cơ quan thuế thanh tra. Thủ tục này đòi hỏi sự chính xác trong việc thu thập, phân tích và lưu trữ tài liệu liên quan đến các giao dịch với bên liên kết. Việc chuẩn bị đúng quy định không chỉ đảm bảo minh bạch tài chính mà còn hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hợp pháp. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu các nội dung cần thiết.

1. Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ giao dịch liên kết

Việc lập hồ sơ giao dịch liên kết giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu quản lý thuế hiện hành, đặc biệt khi giao dịch với các bên có mối quan hệ liên kết chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động kinh doanh.

Theo Luật Quản lý thuế 2025, người nộp thuế có trách nhiệm chứng minh tính tuân thủ trong các giao dịch này để tránh các điều chỉnh giá tính thuế.

Hồ sơ đầy đủ còn tạo cơ sở vững chắc khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình, từ đó hạn chế các khoản phạt hoặc truy thu thuế không mong muốn. Doanh nghiệp thực hiện tốt thủ tục này thường duy trì được uy tín và ổn định dòng tiền dài hạn.

2. Cách lập hồ sơ giao dịch liên kết mới nhất

Lập hồ sơ giao dịch liên kết theo quy định mới nhất yêu cầu doanh nghiệp thu thập và hệ thống hóa các tài liệu. Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi giao dịch liên kết trong kỳ tính thuế, bao gồm cả giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ, vay vốn và chuyển giao công nghệ.

Sau đó, tiến hành phân tích chức năng, rủi ro và tài sản của các bên tham gia để xác định phương pháp định giá phù hợp. Hồ sơ phải được hoàn thiện trước thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và lưu trữ tối thiểu mười năm theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Vai trò của ban kiểm soát công ty cổ phần hiện nay

3. Các bước chuẩn bị tài liệu theo quy định

Bước 1: Xác định bên liên kết và phạm vi giao dịch

Doanh nghiệp rà soát danh sách các công ty mẹ, công ty con, công ty liên doanh và các cá nhân có quan hệ sở hữu hoặc kiểm soát theo tiêu chí. Việc này giúp xác định chính xác các giao dịch cần đưa vào hồ sơ.

Bước 2: Thu thập thông tin về chính sách giá và hợp đồng

Doanh nghiệp thu thập hợp đồng, thỏa thuận giá và các chính sách nội bộ liên quan đến giao dịch với bên liên kết. Tài liệu này phải thể hiện rõ điều kiện giao dịch và cơ sở xác định giá.

Bước 3: Phân tích so sánh và lựa chọn phương pháp định giá

Doanh nghiệp thực hiện phân tích chức năng, tài sản, rủi ro và tìm kiếm dữ liệu so sánh độc lập. Phương pháp định giá được chọn phải phù hợp với tính chất giao dịch và được giải trình chi tiết trong hồ sơ.

Bước 4: Lập báo cáo tổng hợp và báo cáo quốc gia

Doanh nghiệp tổng hợp thông tin vào hồ sơ bao gồm file tổng thể, file địa phương và báo cáo quốc gia theo từng quốc gia nếu thuộc đối tượng áp dụng. Các số liệu tài chính cần được đối chiếu với báo cáo tài chính đã kiểm toán.

Bước 5: Kiểm tra và lưu trữ hồ sơ

Doanh nghiệp kiểm tra tính đầy đủ, nhất quán của toàn bộ tài liệu trước khi lưu trữ. Hồ sơ phải sẵn sàng cung cấp cho cơ quan thuế trong vòng mười lăm ngày làm việc khi có yêu cầu theo Luật Quản lý thuế 2019.

Xem thêm: Trưởng ban kiểm soát chuyên trách là gì? Tìm hiểu thêm

4. Những lưu ý khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu so sánh được thu thập từ nguồn đáng tin cậy và cập nhật theo kỳ tính thuế hiện hành. Việc điều chỉnh giá giao dịch liên kết phải được ghi nhận rõ ràng trong sổ sách kế toán để tránh sai lệch khi quyết toán thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên rà soát định kỳ các thay đổi về cấu trúc sở hữu hoặc điều kiện thị trường để cập nhật hồ sơ kịp thời. Việc tuân thủ đúng hạn và đầy đủ nội dung giúp giảm thiểu nguy cơ bị áp dụng chế tài.

5. Câu hỏi thường gặp

Hồ sơ giao dịch liên kết cần bao gồm những tài liệu nào theo quy định hiện hành?

Hồ sơ thường bao gồm file tổng thể mô tả hoạt động của tập đoàn, file địa phương phân tích giao dịch cụ thể tại Việt Nam và báo cáo quốc gia nếu doanh nghiệp thuộc nhóm có doanh thu hợp nhất trên ngưỡng quy định.

Doanh nghiệp nào bắt buộc phải lập hồ sơ giao dịch liên kết?

Doanh nghiệp có giao dịch với bên liên kết và có tổng doanh thu hoặc giá trị giao dịch đạt ngưỡng quy định phải thực hiện lập hồ sơ giao dịch liên kết. Ngưỡng này được xác định dựa trên doanh thu thuần hoặc tổng tài sản trong kỳ tính thuế.

Thời hạn nộp và lưu trữ hồ sơ giao dịch liên kết là bao lâu?

Hồ sơ phải được hoàn thiện trước thời hạn nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và lưu trữ ít nhất mười năm kể từ ngày kết thúc kỳ tính thuế theo Luật Quản lý thuế 2025. Doanh nghiệp cần cung cấp hồ sơ trong vòng mười lăm ngày làm việc khi cơ quan thuế yêu cầu.

Lập hồ sơ giao dịch liên kết đúng quy định giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác thuế và giảm thiểu rủi ro pháp lý. Để được hỗ trợ chi tiết và chuyên nghiệp, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn và thực hiện thủ tục nhanh chóng, chính xác.