Tôi thấy nhiều doanh nghiệp bị phạt vì không cập nhật thông tin hóa đơn điện tử đúng quy định, cụ thể những lỗi nào thường bị phạt nhất vậy ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (đặc biệt tại Chương VI về xử phạt vi phạm hành chính), và Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định này, việc không cập nhật thông tin hóa đơn điện tử đúng quy định có thể dẫn đến các vi phạm hành chính nghiêm trọng. Dưới đây là các lỗi thường bị phạt nhất mà doanh nghiệp hay gặp phải, dựa trên thực tiễn áp dụng pháp luật hiện hành. Các lỗi này chủ yếu liên quan đến việc lập, sử dụng và báo cáo hóa đơn điện tử, với mức phạt cụ thể được quy định tùy theo mức độ vi phạm (từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng hoặc cao hơn, tùy trường hợp).

• Lập hóa đơn không đúng thời điểm: Đây là lỗi phổ biến khi doanh nghiệp lập hóa đơn muộn hơn thời điểm quy định (ví dụ: sau khi giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ), dẫn đến sai lệch dữ liệu kê khai thuế. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, vi phạm này có thể bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, nhằm đảm bảo tính kịp thời và minh bạch trong giao dịch.
• Lập hóa đơn không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc: Hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ người bán/mua, mã số thuế, giá trị hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, và chữ ký số. Nếu thiếu hoặc sai sót, theo Điều 10 Thông tư 32/2025/TT-BTC và Điều 16 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, vì điều này ảnh hưởng đến việc kiểm tra và kê khai thuế.
• Lập hóa đơn sai ký hiệu, mẫu số hoặc sai thứ tự, ký hiệu, số thứ tự: Việc sử dụng sai mã hóa đơn (như ký hiệu sai hoặc lặp số thứ tự) vi phạm quy định về định dạng hóa đơn điện tử tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Lỗi này thường bị phạt từ 3.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, do làm gián đoạn hệ thống quản lý hóa đơn của cơ quan thuế.
• Không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ: Doanh nghiệp bỏ qua việc xuất hóa đơn cho các giao dịch, đặc biệt với khách hàng cá nhân hoặc dưới ngưỡng nhỏ, là vi phạm nghiêm trọng tại Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Mức phạt có thể lên đến 20.000.000 đồng hoặc 20% giá trị giao dịch chưa lập hóa đơn, theo Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm tránh thất thu thuế.
• Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, chứng từ: Bao gồm việc sử dụng hóa đơn giả mạo, hóa đơn của người khác hoặc hóa đơn hết hiệu lực, vi phạm Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Lỗi này bị xử phạt nặng từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu có dấu hiệu trốn thuế.
• Ghi sai các thông tin trên hóa đơn điện tử: Sai sót về thông tin người mua (như mã số thuế, địa chỉ) hoặc giá trị giao dịch, theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư 32/2025/TT-BTC. Vi phạm này bị phạt từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo Điều 26 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, vì ảnh hưởng đến tính chính xác của dữ liệu điện tử.
• Không gửi thông báo hóa đơn điện tử, biên lai điện tử đến cơ quan thuế theo thời hạn: Doanh nghiệp phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế trong vòng 1 ngày kể từ thời điểm lập (theo Thông tư 32/2025/TT-BTC). Nếu chậm trễ, phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng theo Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhằm đảm bảo hệ thống quản lý hóa đơn điện tử hoạt động đồng bộ.

Để tránh các lỗi trên, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử và đào tạo nhân sự về quy định pháp luật.

Việc tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính mà còn nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giảm rủi ro kiểm tra thuế. Đồng thời, điều này góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh doanh, hỗ trợ phát triển bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.