Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Nguyên nhân có thể dẫn đến lỗi hệ thống không tìm thấy dữ liệu chứng từ
Lỗi này thường xảy ra trong quá trình khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trên hệ thống thuế điện tử (như iHTKK hoặc eTax), khi dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế chưa được đồng bộ hoặc cập nhật kịp thời từ phía đơn vị chi trả. Theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC), chứng từ khấu trừ thuế phải được lập và truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định, đảm bảo tính toàn vẹn và kịp thời. Các nguyên nhân phổ biến bao gồm: dữ liệu chứng từ chưa được đơn vị cấp (công ty chi trả) truyền lên hệ thống thuế; sai sót trong mã số thuế hoặc số chứng từ do nhập liệu; hoặc hệ thống tạm thời gián đoạn do bảo trì.
Các bước kiểm tra và khắc phục lỗi
Để xử lý tình huống này, Anh/Chị cần thực hiện theo quy trình sau, dựa trên hướng dẫn tại Phụ lục I Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC) về khai thuế điện tử và quản lý chứng từ khấu trừ.
Bước 1: Kiểm tra thông tin nhập liệu và dữ liệu nguồn
Xác nhận lại số chứng từ khấu trừ thuế và mã số thuế của đơn vị cấp bằng cách đối chiếu với bản gốc chứng từ (phiếu khấu trừ hoặc dữ liệu điện tử). Đảm bảo mã số thuế được nhập đúng định dạng (10 hoặc 13 chữ số, không có dấu cách hoặc ký tự thừa). Nếu chứng từ được cấp trước ngày 01/07/2022, cần kiểm tra xem đơn vị cấp đã chuyển đổi sang hình thức điện tử theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC) chưa. Việc này giúp loại trừ lỗi nhập liệu cơ bản và tránh tình trạng dữ liệu không khớp.
Bước 2: Tra cứu dữ liệu trên hệ thống thuế điện tử
Đăng nhập vào tài khoản eTax hoặc iHTKK, truy cập phần "Tra cứu chứng từ khấu trừ thuế" (hoặc "Dữ liệu chứng từ" trong tờ khai quyết toán). Sử dụng chức năng tìm kiếm với mã số thuế và khoảng thời gian phát hành chứng từ để kiểm tra xem dữ liệu đã được truyền lên cơ quan thuế chưa. Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC), đơn vị cấp phải truyền dữ liệu chứng từ trong vòng 10 ngày kể từ ngày khấu trừ; nếu quá hạn, dữ liệu có thể chưa đồng bộ, dẫn đến lỗi không tìm thấy.
Bước 3: Liên hệ đơn vị cấp và cơ quan thuế để hỗ trợ
Yêu cầu đơn vị cấp chứng từ (công ty chi trả) kiểm tra và truyền bổ sung dữ liệu nếu chưa thực hiện, kèm theo biên bản xác nhận. Sau đó, liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp qua cổng thông tin điện tử hoặc hotline 1800-1523 để báo lỗi hệ thống, cung cấp số tờ khai và mã chứng từ. Cơ quan thuế sẽ hỗ trợ tra cứu và cập nhật dữ liệu theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 94/2025/TT-BTC). Nếu lỗi kéo dài, Anh/Chị có thể nộp tờ khai tạm thời với chứng từ giấy (nếu áp dụng) và bổ sung sau, tránh vi phạm thời hạn quyết toán (thường là ngày 90 sau khi kết thúc năm tài chính).
Lưu ý về hậu quả và biện pháp phòng ngừa
Nếu không khắc phục kịp thời, việc chậm quyết toán có thể dẫn đến phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP). Để phòng ngừa, Anh/Chị nên yêu cầu đơn vị cấp cung cấp dữ liệu chứng từ điện tử ngay sau khi khấu trừ và kiểm tra định kỳ trên hệ thống thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ đúng quy trình khai thuế điện tử giúp đảm bảo quyết toán chính xác, tránh rủi ro phạt và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế. Đồng thời, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính doanh nghiệp theo Luật Quản lý thuế năm 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2024). Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận