Luật sư tư vấn lưu trữ hồ sơ về hệ thống kiểm soát nội bộ

Nhiều ngân hàng hợp tác xã, quỹ tín dụng nhân dân và tổ chức tài chính vi mô đang lo lắng vì sắp đến ngày 01/01/2027 – thời điểm Thông tư số 62/2025/TT-NHNN Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô chính thức có hiệu lực. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ không đúng quy định có thể khiến tổ chức bị Ngân hàng Nhà nước yêu cầu khắc phục, bị xử phạt hoặc gặp khó khăn khi thanh tra, kiểm toán. Công ty Luật ACC là đơn vị tư vấn pháp luật uy tín, sẵn sàng hỗ trợ các tổ chức tín dụng xây dựng quy định nội bộ và quy trình lưu trữ hồ sơ đúng chuẩn, giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục.

1. Quy định về lưu trữ hồ sơ theo Thông tư 62/2025/TT-NHNN

Thông tư số 62/2025/TT-NHNN ngày 31/12/2025 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô. Văn bản này thay thế Thông tư 44/2011/TT-NHNN và đưa ra yêu cầu rõ ràng hơn về quản lý, lưu trữ hồ sơ.

Theo Điều 11 Thông tư số 62/2025/TT-NHNN Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô:

• Tổ chức tín dụng phải có quy định nội bộ về việc quản lý, lưu trữ các hồ sơ, tài liệu về hệ thống kiểm soát nội bộ.
• Việc quản lý, lưu trữ phải đảm bảo:

• Tuân thủ quy định của pháp luật và quy định của Ngân hàng Nhà nước về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong ngành ngân hàng (tham chiếu Thông tư 04/2025/TT-NHNN và các văn bản liên quan).
• Lưu trữ đầy đủ để sẵn sàng cung cấp theo yêu cầu của kiểm toán nội bộ, tổ chức kiểm toán độc lập, cơ quan có thẩm quyền trong quá trình kiểm toán, kiểm tra, thanh tra, giám sát.

Đối tượng áp dụng bao gồm ngân hàng hợp tác xã, quỹ tín dụng nhân dân, tổ chức tài chính vi mô và các tổ chức, cá nhân liên quan.

2. Những khó khăn thực tế khi tự thực hiện lưu trữ hồ sơ

Nhiều tổ chức tín dụng gặp phải các vướng mắc phổ biến:

• Chưa xây dựng được quy định nội bộ chi tiết về phân loại, thời hạn, phương thức lưu trữ (giấy và điện tử).
• Hồ sơ rải rác ở nhiều bộ phận, thiếu sự liên kết giữa báo cáo kiểm soát, biên bản họp, dữ liệu rủi ro và kết quả tự đánh giá.
• Không nắm rõ thời hạn lưu trữ theo quy định ngành ngân hàng, dẫn đến lưu trữ quá ngắn hoặc quá dài gây lãng phí.
• Khi bị yêu cầu cung cấp hồ sơ đột xuất, tổ chức không kịp thời hoặc không đầy đủ, dễ bị đánh giá là không tuân thủ.

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn quy định về kế hoạch kiểm toán nội bộ

3. Lợi ích nổi bật khi được Luật sư tư vấn của Công ty Luật ACC

Công ty Luật ACC hỗ trợ toàn diện các nội dung:

• Rà soát hiện trạng lưu trữ hồ sơ hiện tại và chỉ ra điểm chưa phù hợp với Điều 11 Thông tư số 62/2025/TT-NHNN Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô.
• Soạn thảo quy định nội bộ về quản lý, lưu trữ hồ sơ kiểm soát nội bộ (phân loại hồ sơ, thời hạn, trách nhiệm cá nhân/bộ phận, phương thức lưu trữ giấy – điện tử).
• Tư vấn kết nối với quy định thời hạn lưu trữ ngành ngân hàng và Luật Lưu trữ hiện hành.
• Hướng dẫn quy trình cung cấp hồ sơ khi có yêu cầu của kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập hoặc cơ quan giám sát.
• Hỗ trợ xây dựng danh mục hồ sơ cần lưu trữ và cơ chế kiểm tra định kỳ.

Bảng so sánh nhanh:

>>> Xem thêm tại đây: Luật sư tư vấn xây dựng quy định nội bộ về quản lý rủi ro

4. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tư vấn của Công ty Luật ACC ngay

Thời gian còn lại trước ngày 01/01/2027 không còn nhiều. Việc chủ động hoàn thiện quy định và quy trình lưu trữ hồ sơ giúp tổ chức tín dụng:

• Đáp ứng ngay yêu cầu của Thông tư số 62/2025/TT-NHNN Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô.
• Giảm thiểu rủi ro khi bị thanh tra, kiểm toán.
• Tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kiểm soát nội bộ bền vững.

Công ty Luật ACC với đội ngũ luật sư am hiểu chuyên sâu lĩnh vực ngân hàng – tài chính sẽ đồng hành cùng quý tổ chức từ khâu rà soát đến hoàn thiện hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Hãy liên hệ ngay với Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết, đánh giá miễn phí hiện trạng lưu trữ hồ sơ về hệ thống kiểm soát nội bộ và nhận giải pháp tối ưu theo đúng Thông tư số 62/2025/TT-NHNN Quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng là hợp tác xã, tổ chức tài chính vi mô.