Công ty đó chỉ tham gia bảo hiểm xã hội 1 tháng cho nhân viên A, sau đó báo nghỉ không lương treo bảo hiểm xã hội đó không đóng tiếp, và nhân viên A đó vẫn tiếp tục làm việc và nhận lương ở công ty đó. Mình không hiểu hình thức làm như vậy là thế nào? Và lương của những tháng mà trên bảo hiểm xã hội báo nghỉ việc không lương đó có được đưa vào chi phí không?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, chúng tôi xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Phân tích hành vi của công ty liên quan đến bảo hiểm xã hội

Việc công ty chỉ tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) cho nhân viên A trong 1 tháng, sau đó báo nghỉ không lương nhưng vẫn để nhân viên tiếp tục làm việc và nhận lương là hành vi vi phạm quy định pháp luật về BHXH. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 (sửa đổi, bổ sung) và Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động từ 1 tháng trở lên bắt buộc phải tham gia BHXH. Việc công ty báo nghỉ không lương nhưng thực tế nhân viên vẫn làm việc và nhận lương có thể được xem là hành vi trốn đóng BHXH, nhằm giảm chi phí hoặc né tránh nghĩa vụ pháp lý.

Hành vi này tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng. Nếu bị thanh tra bởi cơ quan BHXH hoặc bị nhân viên khiếu nại, công ty có thể bị phạt hành chính từ 12-15% tổng số tiền phải đóng BHXH (tối đa 150 triệu đồng) theo Khoản 5 Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Ngoài ra, công ty phải truy nộp toàn bộ số tiền BHXH chưa đóng kèm lãi suất chậm nộp (hiện tại khoảng 0,066%/ngày). Đối với nhân viên A, quyền lợi BHXH như ốm đau, thai sản, hưu trí sẽ bị gián đoạn, gây thiệt hại trực tiếp.

2. Hình thức "nghỉ không lương treo BHXH" là gì?

Hình thức "nghỉ không lương treo BHXH" mà công ty áp dụng thường là một cách lách luật. Cụ thể, công ty thông báo với cơ quan BHXH rằng nhân viên A nghỉ không lương (theo mẫu D02-TS, Thông tư 06/2021/TT-BLĐTBXH), khiến BHXH tạm ngừng đóng mà không cần chấm dứt hợp đồng lao động.

Tuy nhiên, thực tế nhân viên vẫn làm việc bình thường và nhận lương. Đây là hành vi gian lận, vì theo Điều 138 Luật BHXH 2014, mọi khoản thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (trừ các khoản miễn thuế) đều phải tham gia BHXH bắt buộc.

Cách làm này thường xuất phát từ ý định tiết kiệm chi phí BHXH (khoảng 21,5% quỹ lương từ phía người sử dụng lao động) hoặc thiếu hiểu biết pháp luật. Tuy nhiên, điều này không chỉ vi phạm pháp luật mà còn làm mất quyền lợi của nhân viên, đồng thời khiến công ty đối mặt với rủi ro bị kiện tụng hoặc bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ chi phí lương.

3. Lương trong thời gian báo nghỉ không lương có được tính vào chi phí được trừ?

Về câu hỏi liệu lương của nhân viên A trong các tháng báo nghỉ không lương có được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), câu trả lời phụ thuộc vào tính hợp pháp của khoản chi. Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), chi phí lương được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện:

• Có hợp đồng lao động hợp pháp.
• Khoản chi được thanh toán đầy đủ qua chuyển khoản hoặc tiền mặt kèm chứng từ hợp lệ (bảng lương, phiếu chi).
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

Trong trường hợp này, do công ty báo nghỉ không lương nhưng vẫn trả lương, khoản lương này có nguy cơ không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ, vì công ty không đóng BHXH cho nhân viên trong các tháng đó, vi phạm nghĩa vụ bắt buộc theo Luật BHXH. Nếu bị kiểm tra, cơ quan thuế có thể yêu cầu truy nộp BHXH và loại bỏ khoản chi lương khỏi chi phí được trừ, dẫn đến tăng thuế TNDN phải nộp. Để đảm bảo chi phí lương được công nhận, công ty cần:

• Truy nộp BHXH cho nhân viên A từ thời điểm báo nghỉ không lương đến hiện tại.
• Cập nhật lại hồ sơ lao động, sửa đổi thông báo với cơ quan BHXH để thể hiện nhân viên vẫn làm việc bình thường.

Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ!