Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán theo quy định của luật thuế là bao lâu và nếu công ty bị mất toàn bộ hồ sơ do hỏa hoạn thì phải báo cáo với cơ quan thuế trong vòng mấy ngày để tránh bị xử phạt về hành vi làm mất chứng từ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán

Theo quy định pháp luật hiện hành, thời hạn lưu trữ hóa đơn, chứng từ kế toán được xác định dựa trên tính chất và mục đích sử dụng của từng loại tài liệu, nhằm đảm bảo tính minh bạch và kiểm tra của cơ quan nhà nước. Cụ thể:

• Thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm đối với hầu hết các hóa đơn, chứng từ kế toán thông thường, bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ kế toán. Quy định này được nêu tại Điều 29 Luật Kế toán 2015 và Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019, áp dụng cho người nộp thuế và đơn vị kế toán để phục vụ kiểm tra, thanh tra thuế.
• Đối với một số chứng từ đặc thù liên quan đến tài sản cố định, đầu tư hoặc giao dịch lớn, thời hạn có thể kéo dài đến vô thời hạn hoặc ít nhất là thời gian tồn tại của tài sản đó cộng thêm 10 năm. Ví dụ, chứng từ liên quan đến tài sản cố định phải lưu trữ đến khi tài sản được thanh lý và thêm 10 năm sau đó, theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC (hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ).
• Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng phải tuân thủ thời hạn lưu trữ tương tự, với yêu cầu lưu trữ dưới dạng điện tử hoặc bản giấy sao chép, đảm bảo tính toàn vẹn và có thể truy xuất khi cần. Việc không lưu trữ đúng thời hạn có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm.

Người nộp thuế cần tổ chức lưu trữ tại trụ sở chính hoặc chi nhánh, có thể sử dụng hình thức điện tử nếu đáp ứng các điều kiện kỹ thuật theo quy định.

Xem thêm: Tôi muốn tìm hiểu về chính sách ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khoa học công nghệ, nếu công ty tôi mới được cấp chứng nhận doanh nghiệp khoa học công nghệ thì chúng tôi sẽ được miễn thuế trong bao nhiêu năm và mức thuế suất ưu đãi 10% sẽ được áp dụng kể từ thời điểm nào?

Báo cáo mất hồ sơ do hỏa hoạn để tránh xử phạt

Khi công ty bị mất toàn bộ hồ sơ do sự kiện bất khả kháng như hỏa hoạn, pháp luật quy định phải thông báo kịp thời cho cơ quan thuế để được xem xét miễn trách nhiệm và tránh xử phạt về hành vi làm mất chứng từ. Cụ thể, theo Điều 47 khoản 3 Luật Quản lý thuế 2019, người nộp thuế phải báo cáo bằng văn bản trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày xảy ra sự kiện dẫn đến mất mát. Nếu báo cáo đúng hạn và chứng minh được tính bất khả kháng (như hỏa hoạn), cơ quan thuế sẽ không xử phạt hành chính về hành vi làm mất chứng từ, theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (mức phạt thông thường từ 20% đến 100% số tiền thuế liên quan nếu vi phạm cố ý hoặc không báo cáo).

Quy trình báo cáo được thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định và thu thập thông tin sự kiện

Ngay sau khi phát hiện mất mát do hỏa hoạn, công ty cần ghi nhận chi tiết sự kiện, bao gồm ngày giờ xảy ra, phạm vi thiệt hại (toàn bộ hồ sơ kế toán, hóa đơn, chứng từ), và các bằng chứng ban đầu như biên bản sự cố từ cơ quan chức năng (công an, phòng cháy chữa cháy). Điều này giúp chứng minh tính bất khả kháng theo Luật Quản lý thuế 2019, tránh bị coi là vi phạm cố ý.

Bước 2: Soạn thảo văn bản thông báo

Xem thêm: Một người quen của tôi làm dịch vụ vận tải bằng xe tải nhỏ, trước đây nộp thuế khoán, nhưng từ 2026 nghe nói chuyển sang hình thức kê khai, trong khi người này không rành kế toán, không lưu giữ sổ sách đầy đủ từ các năm trước, vậy khi chuyển đổi thì cơ quan thuế có yêu cầu giải trình lại doanh thu cũ hay chỉ tính từ thời điểm chuyển đổi?

Lập văn bản thông báo chính thức gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (Chi cục Thuế hoặc Cục Thuế địa phương), nêu rõ lý do mất mát (hỏa hoạn), danh sách các loại hồ sơ bị mất (hóa đơn, chứng từ kế toán theo Luật Kế toán 2015), và cam kết khôi phục nếu có thể. Văn bản phải được ký bởi người đại diện pháp luật của công ty, kèm theo các tài liệu chứng minh như biên bản hỏa hoạn từ cơ quan có thẩm quyền.

Bước 3: Nộp báo cáo và theo dõi

Nộp văn bản thông báo trực tiếp, qua bưu điện hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế trong vòng 10 ngày. Sau đó, phối hợp với cơ quan thuế để cung cấp thông tin thay thế (nếu có) hoặc tham gia kiểm tra bổ sung theo Thông tư 80/2021/TT-BTC. Nếu quá hạn 10 ngày mà không báo cáo, công ty có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Việc tuân thủ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, duy trì uy tín và dễ dàng khôi phục hoạt động kinh doanh. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.