Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Việc in lại bản sao hóa đơn điện tử đã phát hành từ hệ thống để lưu trữ
Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (Điều 25), hóa đơn điện tử đã phát hành được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trên hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc hệ thống nội bộ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể in lại bản sao từ hệ thống này để phục vụ lưu trữ nội bộ, miễn là đảm bảo tính toàn vẹn và không thay đổi nội dung dữ liệu gốc. Bản sao in ra phải có đầy đủ thông tin như hóa đơn gốc, bao gồm mã số thuế, ngày phát hành và chữ ký số, để sử dụng cho mục đích kiểm tra, đối chiếu. Việc này không yêu cầu cấp mới hóa đơn mà chỉ là sao chép từ dữ liệu lưu trữ điện tử, giúp doanh nghiệp duy trì hồ sơ theo thời hạn tối thiểu 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Lưu ý, bản sao in chỉ mang tính tham chiếu nội bộ và không thay thế giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử gốc.
Yêu cầu báo cáo với cơ quan thuế khi mất hóa đơn điện tử đã phát hành
Theo Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (Khoản 4 Điều 13), doanh nghiệp bắt buộc phải báo cáo cơ quan thuế khi hóa đơn điện tử đã phát hành bị mất, cháy hoặc hỏng. Thời hạn báo cáo là trong vòng 10 ngày kể từ ngày phát hiện sự việc, nhằm đảm bảo cơ quan thuế theo dõi và xử lý kịp thời. Việc không báo cáo có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi không lập hồ sơ xử lý hoặc không báo cáo đúng hạn.
Quy trình xử lý và báo cáo mất hóa đơn điện tử đã phát hành
Bước 1: Lập biên bản mất hóa đơn
Doanh nghiệp cần lập biên bản ghi nhận sự việc mất hóa đơn, nêu rõ số lượng hóa đơn bị mất, thời gian phát hành, lý do mất và các thông tin liên quan. Biên bản phải được ký bởi người đại diện pháp luật và ít nhất hai nhân viên liên quan, đồng thời lưu trữ làm cơ sở cho các bước sau. Việc này giúp xác định phạm vi ảnh hưởng và tránh tranh chấp sau này.
Bước 2: In lại bản sao từ hệ thống và thông báo người mua
Sau khi lập biên bản, doanh nghiệp truy xuất dữ liệu từ hệ thống hóa đơn điện tử để in bản sao lưu trữ nội bộ. Đồng thời, gửi thông báo bằng văn bản hoặc điện tử cho người mua hàng hóa, dịch vụ về việc mất hóa đơn và cung cấp bản sao nếu cần, đảm bảo quyền lợi của bên nhận. Bước này phải hoàn thành trước khi báo cáo cơ quan thuế để có đầy đủ tài liệu.
Bước 3: Báo cáo cơ quan thuế
Doanh nghiệp nộp báo cáo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế, kèm theo biên bản mất hóa đơn và danh sách chi tiết các hóa đơn bị mất (số hóa đơn, giá trị, ngày phát hành). Báo cáo gửi đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đăng ký thuế. Sau khi báo cáo, cơ quan thuế sẽ xác nhận và hướng dẫn bổ sung nếu cần, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý phát sinh.
Bước 4: Lưu trữ và theo dõi
Sau báo cáo, doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ hồ sơ xử lý ít nhất 10 năm và cập nhật vào sổ sách kế toán. Nếu cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra, cung cấp ngay dữ liệu gốc từ hệ thống để chứng minh tính minh bạch.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, duy trì uy tín với cơ quan thuế và đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh. Đồng thời, nó hỗ trợ việc khấu trừ thuế giá trị gia tăng một cách hợp pháp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận