Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Về việc xử phạt khi doanh nghiệp mất hóa đơn điện tử do lỗi lưu trữ dữ liệu
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP), doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính lập hóa đơn. Việc mất hóa đơn do lỗi lưu trữ dữ liệu (như hỏng thiết bị, lỗi phần mềm hoặc sơ suất quản lý) không được miễn trừ trách nhiệm, vì doanh nghiệp phải áp dụng các biện pháp dự phòng như sao lưu dữ liệu định kỳ để đảm bảo tính toàn vẹn thông tin.
Cụ thể, Thông tư 32/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng, nếu hóa đơn điện tử không được lưu trữ đầy đủ hoặc không thể cung cấp khi cơ quan thuế yêu cầu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Mức phạt cụ thể đối với hành vi không lưu trữ hoặc mất hóa đơn điện tử là từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng nếu vi phạm lần đầu và không gây hậu quả nghiêm trọng; mức phạt có thể tăng lên từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu tái phạm hoặc gây thiệt hại lớn. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể bị buộc khôi phục dữ liệu hoặc cung cấp hóa đơn thay thế, đồng thời chịu trách nhiệm bồi thường nếu dẫn đến sai sót trong kê khai thuế.
Để tránh xử phạt, doanh nghiệp nên thực hiện sao lưu dữ liệu hóa đơn trên ít nhất hai môi trường lưu trữ độc lập (ví dụ: đám mây và thiết bị vật lý) và kiểm tra định kỳ hệ thống lưu trữ theo hướng dẫn tại Điều 25 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Về việc tra cứu hóa đơn điện tử đã phát hành
Hóa đơn điện tử đã phát hành có thể được tra cứu qua hai kênh chính: hệ thống quản lý thuế điện tử (eTax) của Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, hệ thống eTax cho phép tra cứu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đã kê khai và truyền dữ liệu lên cơ quan thuế, giúp xác minh tính hợp pháp và nội dung hóa đơn mà không cần liên hệ bên thứ ba nếu dữ liệu đã được đồng bộ đầy đủ.
Bước 1: Tra cứu trên hệ thống eTax
Doanh nghiệp đăng nhập vào tài khoản eTax tại địa chỉ etax.thue.gdt.gov.vn bằng chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử. Chọn mục "Tra cứu hóa đơn" hoặc "Quản lý hóa đơn điện tử", nhập thông tin như mã số thuế người bán, số hóa đơn, ngày phát hành để hệ thống hiển thị chi tiết hóa đơn đã kê khai. Quy trình này miễn phí và nhanh chóng, chỉ áp dụng cho hóa đơn đã truyền dữ liệu lên Tổng cục Thuế theo quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Bước 2: Liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn nếu cần dữ liệu chi tiết hơn
Nếu hóa đơn chưa được đồng bộ đầy đủ trên eTax hoặc cần file gốc (XML, PDF), doanh nghiệp liên hệ nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (như VNPT, Viettel hoặc BKAV) qua cổng thông tin của họ. Cung cấp mã số thuế, khoảng thời gian phát hành để yêu cầu xuất lại dữ liệu lưu trữ. Nhà cung cấp có nghĩa vụ hỗ trợ theo Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và quy trình này thường mất 1-3 ngày làm việc, có thể phát sinh phí dịch vụ tùy theo hợp đồng (thường từ 100.000 đồng đến 500.000 đồng/lần yêu cầu).
Việc ưu tiên tra cứu trên eTax giúp tiết kiệm thời gian, nhưng nếu dữ liệu bị mất do lỗi lưu trữ, doanh nghiệp cần kết hợp cả hai kênh để khôi phục kịp thời, tránh ảnh hưởng đến kiểm tra thuế.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Tuân thủ quy định về lưu trữ và tra cứu hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, giảm rủi ro tranh chấp với đối tác và cơ quan thuế. Việc áp dụng đúng các biện pháp dự phòng sẽ hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững và tuân thủ pháp luật. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công ty Luật ACC.
Để lại một bình luận