Nếu trong quá trình kinh doanh, công ty em làm mất hóa đơn VAT thì có bị phạt không, và mức phạt cụ thể như nào?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Quy định chung về xử phạt mất hóa đơn VAT

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (có hiệu lực từ ngày 05/12/2020, thay thế một phần Thông tư 10/2014/TT-BTC), việc mất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) trong quá trình kinh doanh có thể dẫn đến xử phạt hành chính dưới hình thức phạt tiền hoặc phạt cảnh cáo. Mức phạt phụ thuộc vào loại hóa đơn (đầu vào hoặc đầu ra), liên hóa đơn (liên 1, 2, 3), tình trạng kê khai thuế, việc có chứng từ thay thế và các tình tiết giảm nhẹ hoặc tăng nặng. Nếu doanh nghiệp đã kê khai thuế đầy đủ và có hồ sơ chứng minh giao dịch, mức phạt sẽ được giảm; ngược lại, mức phạt cao hơn nếu thiếu chứng từ hoặc vi phạm nghiêm trọng.

Các trường hợp mất hóa đơn và mức phạt cụ thể

Dưới đây là một số tình huống phổ biến theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

• Mất hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành: Không bị xử phạt nếu doanh nghiệp báo cáo cơ quan thuế trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện mất. Nếu báo cáo quá hạn từ 1-5 ngày, có thể bị phạt cảnh cáo; quá 5 ngày sẽ bị phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.
• Mất hóa đơn đầu vào (liên 2):

• Nếu đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh mua bán hàng hóa/dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ (như tự nguyện khắc phục): Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
• Nếu đã kê khai và nộp thuế, có hồ sơ chứng từ nhưng không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.
• Nếu mất trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ (không thuộc các trường hợp trên): Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

• Mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 2 (liên giao cho khách hàng):

• Nếu đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ chứng minh giao dịch và có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.
• Nếu đã kê khai, nộp thuế, có hồ sơ chứng từ nhưng không có tình tiết giảm nhẹ: Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng.

• Mất hóa đơn GTGT đầu ra liên 1 và 3 (liên lưu trữ): Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng nếu chưa lập hoặc đã lập nhưng chưa đến thời hạn lưu trữ theo quy định.
• Mất hóa đơn đã lập và khai thuế trong quá trình sử dụng hoặc lưu trữ: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, trừ các trường hợp có chứng từ thay thế đầy đủ.

Lưu ý rằng, nếu mất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thuế cung cấp dữ liệu từ hệ thống để thay thế, giúp giảm hoặc miễn phạt theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử.

Để giảm thiểu rủi ro xử phạt, doanh nghiệp cần hành động kịp thời theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Quy trình xử lý bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lập biên bản ghi nhận sự việc

Ngay khi phát hiện mất hóa đơn, doanh nghiệp lập biên bản nội bộ ghi rõ thời gian, số lượng, loại hóa đơn mất, lý do và các bên liên quan. Biên bản cần có chữ ký của người có thẩm quyền (giám đốc hoặc kế toán trưởng) và ít nhất hai nhân chứng. Việc này giúp chứng minh doanh nghiệp đã chủ động khắc phục, là tình tiết giảm nhẹ khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bước 2: Báo cáo cơ quan thuế

Trong vòng 5 ngày kể từ ngày phát hiện, gửi báo cáo bằng văn bản hoặc qua hệ thống điện tử đến Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Báo cáo phải nêu rõ thông tin hóa đơn mất (số hóa đơn, ngày lập, giá trị) và cam kết cung cấp chứng từ thay thế nếu cần. Nếu báo cáo đúng hạn, doanh nghiệp có thể tránh phạt hoàn toàn.

Bước 3: Phối hợp thu thập chứng từ thay thế

Liên hệ bên bán (đối với hóa đơn đầu vào) hoặc bên mua (đối với hóa đơn đầu ra) để yêu cầu sao y hoặc hóa đơn thay thế. Các chứng từ thay thế có thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận hàng hóa dịch vụ.
• Bảng kê chứng từ kế toán.
• Sao kê ngân hàng chứng minh thanh toán.

Sau đó, cập nhật vào sổ sách kế toán và báo cáo bổ sung cho cơ quan thuế nếu hóa đơn đã kê khai trước đó.

Việc tuân thủ quy trình này không chỉ giúp tránh phạt mà còn đảm bảo tính minh bạch trong quản lý thuế, giảm rủi ro kiểm tra sau.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt quy định về hóa đơn VAT giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt hành chính, duy trì uy tín kinh doanh và tối ưu hóa khấu trừ thuế đầu vào. Đồng thời, nó góp phần bảo vệ quyền lợi hợp pháp trước các tranh chấp với cơ quan. Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợ Công Ty Luật ACC.