Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn

Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí khi mua hàng hóa, dịch vụ từ các đối tượng không xuất hóa đơn theo quy định. Cùng Công ty luật ACC tìm hiểu chi tiết về cách lập và áp dụng mẫu bảng kê này.

1. Khái niệm về mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn

Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn, hay còn gọi là mẫu 01/TNDN, là chứng từ kế toán được sử dụng để ghi nhận các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ từ những đối tượng không thuộc diện bắt buộc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Theo pháp luật Việt Nam hiện hành, mẫu này được ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC. Bảng kê này giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí mua hàng, phục vụ cho việc hạch toán và kê khai thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Bảng kê phải được lập bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin. Các trường hợp áp dụng bao gồm mua hàng từ nông dân, ngư dân, hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm. Điều này giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí hợp lý mà không cần hóa đơn đỏ, nhưng vẫn tuân thủ các quy định thuế.

Thông tin trong bảng kê bao gồm tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, thời gian mua hàng, thông tin người bán, và chi tiết hàng hóa, dịch vụ. Doanh nghiệp cần đảm bảo bảng kê được ký tên, đóng dấu để có giá trị pháp lý trước cơ quan thuế.

2. Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn 

BẢNG KÊ THU MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ
MUA VÀO KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN

(Ngày ……. tháng …… năm ……………)

– Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………………………

– Địa chỉ nơi tổ chức thu mua:……………………………………………………………………….

– Người phụ trách thu mua: ………………………………………………………………………….

– Tổng giá trị hàng hóa mua vào: ……………………………………………………….

Ghi chú:

– Căn cứ vào số thực tế các mặt hàng trên mà đơn vị mua của người bán không có hóa đơn, lập bảng kê khai theo thứ tự thời gian mua hàng, doanh nghiệp ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê, tổng hợp bảng kê hàng tháng. Hàng hóa mua vào lập theo bảng kê này được căn cứ vào chứng từ mua bán giữa người bán và người mua lập trong đó ghi rõ số lượng, giá trị các mặt hàng mua, ngày, tháng mua, địa chỉ, số CMND của người bán và ký nhận của bên bán và bên mua.

– Đối với doanh nghiệp có tổ chức các trạm nơi thu mua ở nhiều nơi thì từng trạm thu mua phải lập từng bảng kê riêng. Doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung của các trạm.

>>> Tải ngay: Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn tại đây!

3. Các trường hợp được phép lập bảng kê mua hàng không hóa đơn

Doanh nghiệp mua nông sản, lâm sản, thủy sản từ người sản xuất hoặc đánh bắt trực tiếp bán ra được phép lập bảng kê. Ví dụ, khi mua rau củ từ nông dân hoặc cá từ ngư dân, doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu 01/TNDN để ghi nhận chi phí, kèm theo chứng từ thanh toán.

Mua sản phẩm thủ công từ người sản xuất không kinh doanh trực tiếp, như sản phẩm làm từ tre, nứa, hoặc vỏ dừa, cũng được phép lập bảng kê. Điều này áp dụng cho các giao dịch với nghệ nhân hoặc hộ gia đình sản xuất nhỏ lẻ, không thuộc diện xuất hóa đơn.

Doanh nghiệp mua đất, đá, cát, sỏi từ cá nhân tự khai thác trực tiếp hoặc mua phế liệu từ người thu nhặt cũng có thể lập bảng kê. Các giao dịch này thường không có hóa đơn, nhưng bảng kê giúp đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế.

Mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm là một trường hợp phổ biến. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng này không bắt buộc xuất hóa đơn GTGT, và doanh nghiệp mua hàng có thể sử dụng bảng kê để hợp thức hóa chi phí.

>>>> Xem thêm tại đây: Thủ tục thành lập hộ kinh doanh cá thể quận Cầu Giấy

4. Hướng dẫn lập bảng kê mua hàng không hóa đơn theo mẫu 01/TNDN

• Bước 1: Tải mẫu 01/TNDN
  Doanh nghiệp cần tải mẫu 01/TNDN từ các nguồn uy tín như website của Tổng cục Thuế hoặc các trang chuyên về kế toán. Mẫu này được ban hành kèm Thông tư 25/2018/TT-BTC, đảm bảo đúng định dạng và nội dung theo quy định pháp luật Việt Nam hiện hành.
• Bước 2: Điền thông tin cơ bản
  Doanh nghiệp ghi rõ thông tin như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, và người phụ trách thu mua. Các thông tin này phải chính xác, tránh sai sót về chính tả hoặc thiếu thông tin, vì đây là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp pháp của bảng kê.
• Bước 3: Ghi chi tiết giao dịch mua hàng
  Ghi rõ thời gian mua hàng, thông tin người bán (tên, địa chỉ, số CMND/CCCD), và chi tiết hàng hóa, dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền). Mỗi giao dịch cần được liệt kê theo thứ tự thời gian, đảm bảo tính minh bạch và dễ theo dõi.
• Bước 4: Ký tên và đóng dấu
  Bảng kê phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký tên, đóng dấu. Đây là bước quan trọng để đảm bảo trách nhiệm pháp lý về tính chính xác và trung thực của thông tin trong bảng kê.
• Bước 5: Lưu trữ và tổng hợp
  Doanh nghiệp cần lập bảng kê hàng tháng, tổng hợp các giao dịch theo thứ tự thời gian. Nếu có nhiều trạm thu mua, mỗi trạm phải lập bảng kê riêng, và doanh nghiệp mẹ tổng hợp lại để nộp cho cơ quan thuế khi cần.

5. Những lưu ý quan trọng khi lập bảng kê mua hàng không hóa đơn

Giá mua hàng hóa, dịch vụ ghi trong bảng kê không được cao hơn giá thị trường tại thời điểm giao dịch. Theo Thông tư 25/2018/TT-BTC, nếu giá mua vượt giá thị trường, cơ quan thuế sẽ điều chỉnh lại theo giá thị trường để tính chi phí được trừ, tránh tình trạng kê khống chi phí.

Bảng kê phải đi kèm chứng từ thanh toán, như phiếu thu hoặc sao kê chuyển khoản, để chứng minh giao dịch thực tế. Mặc dù pháp luật Việt Nam hiện hành không bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt, nhưng chứng từ này giúp tăng tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra.

Doanh nghiệp có nhiều điểm thu mua cần lập bảng kê riêng cho từng điểm và tổng hợp lại tại doanh nghiệp mẹ. Điều này giúp quản lý chi tiết các giao dịch và tránh nhầm lẫn khi kiểm tra thuế, đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

Người ký bảng kê, thường là giám đốc hoặc người được ủy quyền, chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của thông tin. Sai sót hoặc thiếu trung thực có thể dẫn đến bị từ chối khấu trừ chi phí hoặc xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Mẫu bảng kê mua hàng không hóa đơn là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp hợp thức hóa chi phí trong các giao dịch không có hóa đơn đỏ, đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam hiện hành. Để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ lập bảng kê đúng chuẩn, hãy liên hệ Công ty luật ACC ngay hôm nay để nhận giải pháp pháp lý toàn diện.