Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ chuẩn

Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động xuất hóa đơn liên tục trong giai đoạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử. Việc nắm rõ cách soạn thảo và nộp văn bản này giúp tránh gián đoạn kinh doanh cũng như đảm bảo tuân thủ quy định thuế hiện hành. Nội dung dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và mẫu chuẩn để bạn tham khảo cùng Công ty Luật ACC.

1. Tầm quan trọng của việc xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

Doanh nghiệp thường gặp khó khăn khi hệ thống hóa đơn điện tử chưa sẵn sàng hoặc gặp sự cố kỹ thuật. Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, tổ chức được phép đề nghị tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy trong thời gian nhất định nếu có lý do chính đáng. Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định rõ điều kiện và thủ tục nộp công văn xin gia hạn.

Việc sử dụng mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn đúng chuẩn giúp cơ quan thuế xử lý nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro bị xử phạt. Ngoài ra, Thông tư 89/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về nội dung cần có trong công văn, đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin.

2. Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ chuẩn

Mẫu công văn này được thiết kế theo đúng yêu cầu của cơ quan thuế, bao gồm các phần bắt buộc như thông tin doanh nghiệp, lý do xin gia hạn và thời hạn đề nghị.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hóa đơn chuyển đổi là gì? Tìm hiểu thêm

3. Các nội dung cần có khi soạn mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn

Công văn phải ghi rõ tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại liên hệ. Phần lý do cần nêu cụ thể như chậm trễ trong việc đăng ký hóa đơn điện tử hoặc sự cố phần mềm. Doanh nghiệp cần nêu rõ số lượng hóa đơn cũ còn tồn và thời hạn đề nghị sử dụng thêm, thường không quá 30 ngày theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Cuối công văn phải có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu. Việc tuân thủ Thông tư 89/2026/TT-BTC giúp công văn tránh bị trả lại do thiếu thông tin.

Xem thêm: Hóa đơn tài chính là gì? Tìm hiểu thêm

4. Quy trình nộp và xử lý công văn tại cơ quan thuế

• Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ bao gồm công văn và các tài liệu chứng minh lý do. Nộp hồ sơ trực tiếp tại Chi cục Thuế nơi doanh nghiệp đóng trụ sở chính hoặc qua hệ thống nộp hồ sơ điện tử của Tổng cục Thuế.
• Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và kiểm tra tính hợp lệ trong vòng 03 ngày làm việc. Nếu hồ sơ đầy đủ, Chi cục Thuế sẽ ra thông báo chấp thuận hoặc yêu cầu bổ sung trong thời hạn 05 ngày làm việc theo Luật Quản lý thuế 2025.
• Bước 3: Doanh nghiệp nhận kết quả và thực hiện đúng thời hạn được cấp. Trường hợp bị từ chối, đơn vị có quyền giải trình bổ sung trong 07 ngày làm việc. Quy trình này đảm bảo minh bạch và nhanh chóng cho cả hai bên.

5. Lưu ý khi áp dụng mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn trong thực tế

Doanh nghiệp cần theo dõi thời hạn hóa đơn cũ để tránh sử dụng quá hạn quy định. Nên lưu trữ bản sao công văn đã nộp và biên nhận của cơ quan thuế để đối chiếu khi cần. Việc cập nhật thường xuyên các thay đổi từ Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC giúp giảm thiểu sai sót. Ngoài ra, tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi nộp giúp tăng tỷ lệ được chấp thuận ngay từ lần đầu.

Mẫu công văn xin tiếp tục sử dụng hóa đơn là công cụ hỗ trợ thiết thực cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi. Để được hỗ trợ soạn thảo và nộp hồ sơ chuyên nghiệp, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn chi tiết và giải pháp tối ưu nhất.