Mẫu giấy phép lao động cho người lao động

Mẫu giấy phép lao động là tài liệu quan trọng giúp người lao động nước ngoài hợp pháp hóa việc làm tại Việt Nam, tránh các rủi ro pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cả doanh nghiệp lẫn cá nhân. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, việc nắm rõ mẫu này giúp doanh nghiệp tuyển dụng hiệu quả hơn, tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành. Bài viết sẽ cung cấp thông tin chi tiết, hỗ trợ bạn dễ dàng tiếp cận và áp dụng. Cùng Công ty Luật ACC khám phá sâu hơn về chủ đề này.

1. Khái niệm và đối tượng áp dụng giấy phép lao động

Giấy phép lao động là chứng nhận do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho người lao động nước ngoài, cho phép họ làm việc hợp pháp tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định.

Theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, giấy phép này áp dụng cho các cá nhân nước ngoài đến làm việc tại các doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam, bao gồm cả trường hợp quản lý, chuyên gia, kỹ thuật viên hoặc lao động tay nghề cao. Đối tượng chính là người lao động nước ngoài không thuộc diện miễn trừ, chẳng hạn như những người làm việc dưới 3 tháng hoặc giữ chức vụ lãnh đạo cấp cao mà không cần giấy phép.

Việc cấp phép nhằm kiểm soát nguồn lao động nhập khẩu, bảo vệ thị trường lao động nội địa và thúc đẩy chuyển giao công nghệ. Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài phải báo cáo nhu cầu sử dụng trước khi nộp hồ sơ, giúp cơ quan quản lý đánh giá tính cần thiết và phù hợp với điều kiện kinh tế – xã hội.

>> Đọc thêm: Thủ tục cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài

2. Mẫu giấy phép lao động cho người lao động

Mẫu giấy phép lao động được thiết kế theo biểu mẫu chuẩn thống nhất, bao gồm các thông tin cơ bản như họ tên, quốc tịch, vị trí công việc, thời hạn hiệu lực và đơn vị sử dụng lao động.

Biểu mẫu này giúp cơ quan cấp phép dễ dàng xác minh và theo dõi, đồng thời hỗ trợ người lao động trong các thủ tục liên quan như visa hoặc cư trú. Việc sử dụng mẫu đúng quy định đảm bảo tính pháp lý cao, tránh sai sót dẫn đến từ chối cấp phép.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

3. Hồ sơ cần chuẩn bị để cấp giấy phép lao động

Để xin cấp mẫu giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 219/2025/NĐ-CP. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ chính sau:

• Giấy đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, theo mẫu quy định.
• Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực của người lao động.
• Giấy xác nhận sức khỏe từ cơ sở y tế có thẩm quyền.
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn chứng minh trình độ phù hợp với vị trí công việc.
• Giấy tờ chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của doanh nghiệp, như hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận hợp tác.

Ngoài ra, theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ nay lồng ghép thêm báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, giúp rút gọn thủ tục và tăng tính minh bạch. Doanh nghiệp cần đảm bảo tất cả giấy tờ được dịch công chứng sang tiếng Việt nếu gốc là ngoại ngữ, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại do thiếu sót.

4. Quy trình thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động

Quy trình cấp mẫu giấy phép lao động được thực hiện theo các bước rõ ràng, nhằm đảm bảo tính khả thi và tuân thủ pháp luật. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ trực tiếp hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ.

Bước 1: Báo cáo nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài

Doanh nghiệp phải gửi báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài đến Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi dự kiến làm việc, ít nhất 15 ngày trước khi nộp hồ sơ cấp phép. Báo cáo này cần nêu rõ vị trí công việc, lý do không tuyển dụng được lao động Việt Nam và lợi ích kinh tế mang lại. Theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, bước này được tích hợp vào hồ sơ cấp phép để đơn giản hóa, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian. Cơ quan tiếp nhận sẽ xem xét và phản hồi trong vòng 10 ngày làm việc.

Bước 2: Chuẩn bị và nộp hồ sơ cấp giấy phép

Sau khi có xác nhận nhu cầu, doanh nghiệp hoàn tất hồ sơ theo danh sách đã nêu và nộp tại Phòng Quản lý lao động nước ngoài thuộc Sở Nội vụ tỉnh/thành phố. Hồ sơ có thể nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện, kèm phí theo quy định. Thời gian xử lý hồ sơ là 5 ngày làm việc để kiểm tra tính hợp lệ; nếu đầy đủ, cơ quan sẽ cấp giấy phép trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Người lao động cần có mặt để xác nhận thông tin nếu yêu cầu.

Bước 3: Nhận kết quả và theo dõi hiệu lực

Sau khi được cấp, mẫu giấy phép lao động sẽ có hiệu lực từ ngày ký và kéo dài tối đa 2 năm, tùy theo loại hình công việc. Doanh nghiệp nhận giấy phép qua đường bưu điện hoặc trực tiếp tại cơ quan. Trong thời gian hiệu lực, phải báo cáo thay đổi nếu có, như chuyển vị trí công việc, theo quy định tại Nghị định số 152/2020/NĐ-CP. Nếu hết hạn, cần gia hạn trước 10 ngày để tránh gián đoạn.

5. Các trường hợp miễn cấp giấy phép lao động và lưu ý quan trọng

Không phải mọi người lao động nước ngoài đều cần mẫu giấy phép lao động, theo quy định tại Nghị định số 219/2025/NĐ-CP, một số trường hợp được xác nhận miễn trừ như: thành viên góp vốn của doanh nghiệp, người làm việc dưới 3 tháng, chuyên gia thực hiện dự án ODA, hoặc đại diện thương mại.

Để được miễn, doanh nghiệp cần nộp giấy xác nhận không thuộc diện cấp phép đến cơ quan lao động địa phương, kèm hồ sơ chứng minh. Lưu ý quan trọng là vi phạm quy định về giấy phép lao động có thể dẫn đến phạt hành chính từ 30-75 triệu đồng đối với doanh nghiệp, thậm chí trục xuất người lao động.

Doanh nghiệp nên kiểm tra định kỳ tình trạng giấy phép để tránh rủi ro, đặc biệt trong bối cảnh sửa đổi luật nhằm siết chặt quản lý lao động nhập khẩu. Việc tuân thủ không chỉ giúp hợp pháp hóa hoạt động mà còn nâng cao uy tín kinh doanh.

Mẫu giấy phép lao động đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tuân thủ pháp luật lao động tại Việt Nam, giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro không đáng có. Để được hỗ trợ chuyên sâu về thủ tục và tư vấn pháp lý, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết đồng hành cùng bạn trong mọi vấn đề liên quan đến lao động nước ngoài. Đừng chần chừ, hành động ngay để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp bạn.