Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn chuẩn

Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp ủy quyền hợp pháp cho nhân viên hoặc người đại diện ký hóa đơn điện tử, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi và tuân thủ quy định thuế hiện hành. Việc sử dụng mẫu chuẩn còn giảm thiểu rủi ro tranh chấp và sai sót trong quá trình xuất hóa đơn. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để áp dụng đúng cách.

1. Lý do doanh nghiệp cần giấy ủy quyền ký hóa đơn

Giấy ủy quyền ký hóa đơn giúp người được ủy quyền thực hiện việc ký thay một cách hợp pháp, đặc biệt khi giám đốc hoặc người đại diện pháp luật vắng mặt.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, mọi hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền đúng thủ tục. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc lập và lưu trữ giấy ủy quyền để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế.

Thông tư 91/2026/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về hình thức và nội dung của giấy ủy quyền nhằm đảm bảo tính minh bạch.

Doanh nghiệp sử dụng mẫu chuẩn sẽ tránh được các trường hợp hóa đơn bị coi là không hợp lệ, ảnh hưởng đến công tác khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

2. Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn chuẩn

Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn chuẩn được thiết kế ngắn gọn, đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định pháp luật hiện hành. Nội dung mẫu bao gồm thông tin bên ủy quyền, bên nhận ủy quyền, phạm vi ủy quyền và thời hạn hiệu lực.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử VNPT theo quy định

3. Nội dung cần có trong giấy ủy quyền ký hóa đơn

Giấy ủy quyền phải ghi rõ họ tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Phạm vi ủy quyền cần nêu cụ thể là ký hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn cho khách hàng hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến hóa đơn.

Thời hạn ủy quyền nên được ghi rõ ràng, thường từ ngày ký đến hết ngày… hoặc cho đến khi có thông báo thu hồi. Ngoài ra, cần có chữ ký của bên ủy quyền, dấu của doanh nghiệp và ngày tháng năm lập giấy.

Việc bổ sung các điều khoản về trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi bên được ủy quyền vi phạm cũng được khuyến khích để tăng tính ràng buộc pháp lý.

Xem thêm: Biên lai và hóa đơn khác nhau thế nào? Chi tiết

4. Cách sử dụng và lưu trữ giấy ủy quyền ký hóa đơn

Doanh nghiệp cần in giấy ủy quyền thành hai bản, một bản giao cho người được ủy quyền và một bản lưu tại bộ phận kế toán.

Khi xuất hóa đơn điện tử, người được ủy quyền phải đính kèm bản scan giấy ủy quyền vào hệ thống hóa đơn nếu cơ quan thuế yêu cầu. Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, giấy ủy quyền phải được lưu trữ tối thiểu năm năm kể từ ngày lập. Doanh nghiệp nên cập nhật giấy ủy quyền mới mỗi khi thay đổi người đại diện hoặc điều chỉnh phạm vi công việc.

Việc kiểm tra định kỳ giấy ủy quyền giúp đảm bảo tính hợp lệ khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra theo Luật Quản lý thuế 2025.

5. Những lưu ý quan trọng khi áp dụng giấy ủy quyền

Giấy ủy quyền chỉ có hiệu lực khi được ký trước khi thực hiện việc ký hóa đơn. Doanh nghiệp không được ủy quyền cho người không có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Nếu thay đổi nội dung ủy quyền, phải lập giấy ủy quyền mới và hủy bỏ giấy cũ.

Việc sử dụng mẫu không đúng quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP có thể dẫn đến hóa đơn bị vô hiệu và doanh nghiệp phải chịu phạt hành chính. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi áp dụng để đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định.

Mẫu giấy ủy quyền ký hóa đơn giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và an toàn pháp lý. Liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để được hỗ trợ soạn thảo và tư vấn chi tiết, đảm bảo mọi thủ tục được thực hiện đúng quy định.