Mẫu giấy ủy quyền sử dụng con dấu là văn bản pháp lý quan trọng, giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa việc người đại diện thay mặt tổ chức sử dụng con dấu trong các giao dịch. Việc nắm rõ hình thức và nội dung của văn bản này không chỉ đảm bảo tuân thủ quy định mà còn giảm thiểu rủi ro pháp lý phát sinh. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết và mẫu biểu mới nhất, cùng Công ty Luật ACC đồng hành giải đáp thắc mắc của bạn.
1. Giấy ủy quyền sử dụng con dấu là gì?
Giấy ủy quyền sử dụng con dấu là văn bản do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp lập ra, trao quyền cho một cá nhân khác (người được ủy quyền) thay mặt mình thực hiện việc quản lý, sử dụng con dấu của doanh nghiệp trong một phạm vi và thời hạn nhất định.
Văn bản này thể hiện sự phân quyền hợp pháp, đảm bảo mọi hoạt động đóng dấu đều có sự kiểm soát và chịu trách nhiệm trước pháp luật. Theo quy định tại Bộ luật Dân sự 2015, việc ủy quyền phải được lập thành văn bản khi có thỏa thuận hoặc pháp luật yêu cầu, và giấy ủy quyền sử dụng con dấu là một trường hợp cụ thể như vậy.
2. Mẫu giấy ủy quyền sử dụng con dấu mới nhất
Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền sử dụng con dấu được cập nhật mới nhất, phù hợp với các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp.
Tải xuống PDF | Tải xuống Word
3. Hướng dẫn chi tiết soạn thảo và sử dụng giấy ủy quyền sử dụng con dấu
Giấy ủy quyền sử dụng con dấu cần ghi rõ thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền, căn cứ ủy quyền, phạm vi và mục đích sử dụng con dấu. Nội dung nên quy định cụ thể thời hạn ủy quyền, trách nhiệm quản lý, bảo quản con dấu, điều kiện sử dụng và trách nhiệm đối với việc sử dụng con dấu không đúng mục đích.
Người có thẩm quyền của doanh nghiệp và người được ủy quyền cần ký, ghi rõ họ tên; trường hợp cần thiết có thể đóng dấu theo quy định.
Khi sử dụng, người được ủy quyền chỉ được thực hiện các công việc trong phạm vi được giao và phải bàn giao, bảo quản con dấu đúng quy định của doanh nghiệp.
4. Những lưu ý quan trọng khi sử dụng mẫu giấy ủy quyền
Khi sử dụng mẫu giấy ủy quyền sử dụng con dấu, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các vấn đề pháp lý sau để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản.
Thứ nhất, về thẩm quyền ủy quyền: Chỉ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mới có quyền ký giấy ủy quyền sử dụng con dấu. Việc ủy quyền này phải phù hợp với Điều lệ công ty và quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020. Nếu người đại diện theo pháp luật vắng mặt, việc ủy quyền phải được thực hiện theo đúng quy định nội bộ của doanh nghiệp.
Thứ hai, về phạm vi và thời hạn ủy quyền: Cần xác định rõ ràng, cụ thể phạm vi sử dụng con dấu để tránh trường hợp người được ủy quyền lạm dụng quyền hạn. Thời hạn ủy quyền phải được ghi rõ ràng, có thể là một khoảng thời gian cụ thể hoặc theo một sự kiện nhất định. Hết thời hạn, giấy ủy quyền đương nhiên hết hiệu lực.
Thứ ba, về trách nhiệm pháp lý: Người được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước doanh nghiệp về việc sử dụng con dấu trong phạm vi được ủy quyền. Mọi thiệt hại phát sinh do việc sử dụng con dấu vượt quá phạm vi ủy quyền sẽ do người được ủy quyền tự chịu trách nhiệm. Ngoài ra, theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, các hành vi vi phạm quy định về quản lý và sử dụng con dấu có thể bị xử phạt vi phạm hành chính, do đó doanh nghiệp cần hết sức thận trọng.
Mẫu giấy ủy quyền sử dụng con dấu đóng vai trò then chốt trong việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp, đảm bảo mọi hoạt động đều hợp pháp và minh bạch. Việc soạn thảo và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về thủ tục pháp lý, hãy liên hệ Công ty Luật ACC để được tư vấn chi tiết và chuyên nghiệp nhất.
Để lại một bình luận