Mẫu phiếu giao hàng mới

Mẫu phiếu giao hàng đóng vai trò then chốt trong việc ghi nhận việc chuyển giao hàng hóa giữa các bên, giúp minh bạch hóa giao dịch và giảm thiểu tranh chấp phát sinh. Việc áp dụng mẫu phiếu chuẩn còn hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về chứng từ kế toán và thương mại. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết để nắm rõ cách sử dụng hiệu quả.

1. Tầm quan trọng của phiếu giao hàng trong hoạt động kinh doanh

Phiếu giao hàng là chứng từ không thể thiếu khi doanh nghiệp thực hiện việc vận chuyển và bàn giao sản phẩm cho khách hàng hoặc đối tác. Tài liệu này ghi nhận số lượng, chủng loại, chất lượng hàng hóa cùng thời điểm giao nhận, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng cho cả hai bên. Theo Luật Thương mại 2005, các bên trong quan hệ mua bán có quyền thỏa thuận về chứng từ giao nhận để đảm bảo quyền lợi.

Đồng thời, Luật Kế toán 2015 quy định phiếu giao hàng thuộc nhóm chứng từ kế toán gốc, phải được lập đầy đủ và lưu trữ đúng quy cách. Việc sử dụng mẫu phiếu giao hàng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng tồn kho, đối chiếu công nợ và hạn chế rủi ro pháp lý khi xảy ra khiếu nại.

2. Mẫu phiếu giao hàng mới

Mẫu phiếu giao hàng mới được thiết kế với bố cục khoa học, dễ điền thông tin và phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế của doanh nghiệp hiện nay. Biểu mẫu này tích hợp đầy đủ các trường dữ liệu cần thiết để ghi nhận giao dịch một cách chính xác.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hóa đơn chuyển đổi là gì? Tìm hiểu thêm

3. Các nội dung bắt buộc phải có trong phiếu giao hàng

Một mẫu phiếu giao hàng chuẩn cần bao gồm các thông tin sau: tên đơn vị giao hàng, tên đơn vị nhận hàng, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, ngày lập phiếu, số phiếu, danh sách hàng hóa với mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng cộng, chữ ký của người giao, người nhận và người lập phiếu.

Các trường thông tin này giúp đối chiếu dễ dàng khi phát sinh vấn đề về chất lượng hoặc số lượng. Doanh nghiệp nên bổ sung thêm mục ghi chú về tình trạng hàng hóa hoặc điều kiện bảo quản nếu cần thiết. Việc điền đầy đủ các mục này tuân thủ yêu cầu về chứng từ theo Luật Kế toán 2015.

Xem thêm: Hóa đơn tài chính là gì? Tìm hiểu thêm

4. Lưu trữ và sử dụng phiếu giao hàng theo quy định hiện hành

Doanh nghiệp cần lập phiếu giao hàng thành ít nhất hai liên: một liên giao cho bên nhận, một liên lưu tại bên giao. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chứng từ kế toán phải được lưu trữ tối thiểu năm năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Phiếu giao hàng cần được đánh số thứ tự liên tục, không được tẩy xóa hoặc sửa chữa tùy tiện.

Khi sử dụng phần mềm kế toán, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo bản in hoặc bản điện tử có đầy đủ chữ ký số và giá trị pháp lý tương đương. Việc tuân thủ quy trình này giúp mẫu phiếu giao hàng trở thành chứng từ hợp lệ trong thanh tra, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp.

5. Lợi ích khi áp dụng mẫu phiếu giao hàng chuẩn

Việc sử dụng mẫu phiếu giao hàng được thiết kế đúng quy cách mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng hàng hóa ra vào, giảm thiểu sai sót trong khâu bàn giao. Tài liệu này còn hỗ trợ công tác hạch toán kế toán nhanh chóng, chính xác theo Luật Kế toán 2015.

Ngoài ra, khi xảy ra tranh chấp về giao nhận, phiếu giao hàng là bằng chứng quan trọng theo Luật Thương mại 2005. Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian xử lý khiếu nại và nâng cao uy tín với đối tác nhờ quy trình giao nhận chuyên nghiệp.

Mẫu phiếu giao hàng giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch và tuân thủ pháp luật hiệu quả. Để được tư vấn chi tiết về cách áp dụng biểu mẫu hoặc các vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để nhận hỗ trợ chuyên nghiệp.