Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cập nhật mới

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò then chốt giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả quản lý tài chính. Việc lựa chọn mẫu phù hợp với quy định hiện hành giúp quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm chi phí và thời gian. Doanh nghiệp cần nắm rõ nội dung mẫu để áp dụng chính xác trong thực tế. Cùng Công ty Luật ACC tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Tầm quan trọng của việc ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Việc ban hành quyết định sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp chính thức hóa việc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử theo yêu cầu quản lý thuế hiện đại. Quyết định này tạo cơ sở pháp lý nội bộ, đảm bảo mọi hoạt động xuất hóa đơn đều tuân thủ Luật Quản lý thuế 2025.

Doanh nghiệp nhờ đó tránh được các sai phạm về hình thức hóa đơn, đồng thời tối ưu hóa quy trình kế toán và lưu trữ dữ liệu. Việc áp dụng sớm còn hỗ trợ doanh nghiệp tận dụng ưu đãi về thuế và giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy.

2. Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cập nhật mới

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử cập nhật mới được thiết kế theo hướng dẫn mới nhất, giúp doanh nghiệp dễ dàng điền thông tin và ban hành nhanh chóng. Nội dung mẫu bao gồm các điều khoản cơ bản về phạm vi áp dụng, thời điểm hiệu lực và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Tải xuống PDF | Tải xuống Word

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết hóa đơn điều chỉnh sai thuế suất

3. Các nội dung chính cần có trong mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải nêu rõ tên đơn vị ban hành, số quyết định, ngày tháng năm ban hành và căn cứ ban hành. Phần nội dung cần ghi rõ quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế 2025 và Nghị định 252/2026/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cần liệt kê danh sách các loại hóa đơn áp dụng, thời gian bắt đầu sử dụng và đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Ngoài ra, mẫu cần chỉ định rõ trách nhiệm của kế toán trưởng, bộ phận bán hàng và bộ phận công nghệ thông tin trong việc triển khai. Cuối mẫu phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu của đơn vị.

Xem thêm: Hướng dẫn viết hóa đơn điều chỉnh tăng đơn giá

4. Hướng dẫn áp dụng mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử vào thực tế

• Bước 1: Chuẩn bị thông tin. Doanh nghiệp thu thập đầy đủ dữ liệu về mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh và danh sách các loại hóa đơn dự kiến sử dụng để điền chính xác vào mẫu.
• Bước 2: Điền nội dung mẫu. Điền các thông tin theo hướng dẫn trong mẫu, đảm bảo các điều khoản phù hợp với đặc thù hoạt động của đơn vị và tuân thủ Thông tư 89/2026/TT-BTC.
• Bước 3: Ban hành và lưu trữ. Sau khi ký duyệt, quyết định được ban hành nội bộ và lưu trữ tại bộ phận hành chính, đồng thời gửi bản sao đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định.
• Bước 4: Triển khai thực hiện. Bộ phận liên quan bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng nội dung quyết định, đồng thời cập nhật phần mềm kế toán và đào tạo nhân viên để đảm bảo vận hành suôn sẻ.

5. Lưu ý khi sử dụng mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính cập nhật của mẫu trước khi sử dụng để tránh sai sót về hình thức. Việc tuân thủ đúng quy định tại Luật Quản lý thuế 2025, Nghị định 252/2026/NĐ-CP và Thông tư 89/2026/TT-BTC giúp quyết định có hiệu lực pháp lý cao. Nên lưu trữ bản quyết định cùng hồ sơ liên quan ít nhất 10 năm theo quy định về lưu trữ tài liệu kế toán. Doanh nghiệp cũng cần theo dõi các thay đổi về chính sách hóa đơn điện tử để điều chỉnh mẫu kịp thời khi cần thiết.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn điện tử. Để được hỗ trợ chi tiết hơn về việc soạn thảo và áp dụng mẫu, hãy liên hệ Công ty Luật ACC ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên nghiệp và cập nhật biểu mẫu mới nhất.