Mẫu VB01 thông báo chuyển đơn trình báo mất hộ chiếu

Khi công dân gặp sự cố thất lạc hộ chiếu phổ thông, thủ tục trình báo mất là bắt buộc để vô hiệu hóa giấy tờ, phòng tránh việc bị lạm dụng danh tính và làm căn cứ xin cấp lại hộ chiếu mới. Trong quy trình này, bên cạnh đơn trình báo của công dân (mẫu TK05), các cơ quan tiếp nhận ban đầu (như Công an cấp xã, Công an cấp huyện hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh) cần thực hiện chuyển thông tin tới Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an để hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu trên hệ thống dữ liệu. Văn bản hành chính được sử dụng cho nghiệp vụ này chính là mẫu VB01.

Với kinh nghiệm phong phú trong tư vấn thủ tục hành chính và xuất nhập cảnh, Công ty Luật ACC là một đơn vị tư vấn pháp luật uy tín luôn sẵn sàng đồng hành, hỗ trợ quý công dân và các đơn vị tháo gỡ mọi thắc mắc pháp lý một cách nhanh chóng và đúng quy định. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết quy định về mẫu VB01 – Thông báo về việc chuyển đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông, căn cứ pháp lý áp dụng, trình tự luân chuyển hồ sơ cùng các lưu ý quan trọng.

1. Căn cứ pháp lý áp dụng mẫu VB01 mới nhất

Mẫu văn bản thông báo VB01 được quy định và áp dụng thống nhất trong cơ quan công an các cấp dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, bao gồm:

• Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam năm 2019 (sửa đổi, bổ sung năm 2023).
• Thông tư số 31/2023/TT-BCA ngày 20/07/2023 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về mẫu hộ chiếu, mẫu giấy thông hành và các biểu mẫu liên quan.
• Thông tư số 68/2025/TT-BCA ngày 31/07/2025 của Bộ trưởng Bộ Công an sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 31/2023/TT-BCA.
• Thông tư số 69/2026/TT-BCA ngày 22/05/2026 của Bộ trưởng Bộ Công an sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 31/2023/TT-BCA (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 68/2025/TT-BCA), chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Quy định chuyển tiếp: Trường hợp đơn trình báo mất hộ chiếu của công dân đã được tiếp nhận trước ngày Thông tư 69/2026/TT-BCA có hiệu lực (01/07/2026) mà chưa hoàn tất xử lý thì tiếp tục được thực hiện theo quy định tại thời điểm nộp, không bắt buộc chuyển đổi lại theo mẫu mới.

2. Bản chất pháp lý và cơ quan áp dụng mẫu VB01

Để tránh nhầm lẫn trong quá trình làm thủ tục, công dân và cán bộ tiếp nhận cần phân biệt rõ vai trò của mẫu VB01 ban hành kèm Thông tư 69/2026/TT-BCA:

Đối tượng lập và ban hành mẫu VB01:

• Mẫu VB01 không phải là biểu mẫu do công dân tự kê khai, mà là văn bản thông báo nghiệp vụ do Cơ quan tiếp nhận đơn trình báo mất hộ chiếu (Công an cấp xã, Công an cấp huyện, Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài) lập để gửi tới Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an.

Mục đích áp dụng:

• Chuyển chính thức đơn trình báo mất hộ chiếu (Mẫu TK05) và thông tin của công dân lên cơ quan chuyên trách quản lý cấp cao.
• Làm căn cứ để Cục Quản lý xuất nhập cảnh hủy giá trị sử dụng của cuốn hộ chiếu bị mất trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh.
• Đảm bảo tính liên thông dữ liệu giữa các cấp công an và bảo vệ an toàn danh tính cho công dân.

>>> Xem thêm tại đây: Hướng dẫn lập tờ khai xác nhận nhân thân cấp hộ chiếu ở nước ngoài

3. Nội dung và cấu trúc chuẩn của mẫu VB01

Mẫu VB01 ban hành kèm theo Thông tư 69/2026/TT-BCA được thiết kế chuẩn hóa theo định dạng văn bản hành chính công an nhân dân:

• Quốc hiệu, Tiêu ngữ và Tên cơ quan gửi: Ghi rõ tên cơ quan tiếp nhận đơn (Ví dụ: Công an xã A, Công an huyện B, hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh C).
• Trích yếu văn bản: "Thông báo về việc chuyển đơn trình báo mất hộ chiếu phổ thông".
• Kính gửi: Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an.
• Thông tin nhân thân công dân bị mất hộ chiếu:

• Họ, chữ đệm và tên (viết in hoa).
• Giới tính (Nam/Nữ).
• Ngày, tháng, năm sinh.
• Nơi sinh (Tỉnh/Thành phố hoặc Quốc gia nếu sinh ở nước ngoài).
• Số định danh cá nhân / Số Thẻ căn cước/CCCD.
• Số hộ chiếu phổ thông bị mất.

• Nội dung chuyển đơn: Xác nhận ngày tiếp nhận đơn trình báo TK05 của công dân và chuyển kèm đơn để Cục Quản lý xuất nhập cảnh xử lý hủy giá trị hộ chiếu.
• Chữ ký và dấu: Đại diện thủ trưởng cơ quan tiếp nhận ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu pháp nhân.

Mẫu VB01 thông báo chuyển đơn trình báo mất hộ chiếu:

5. Quy trình thực hiện trình báo mất hộ chiếu

Để hoàn tất quy trình hủy hộ chiếu bị mất, thủ tục kết hợp giữa người dân và cơ quan công an diễn ra qua 4 bước:

• Bước 1: Công dân nộp đơn trình báo (Mẫu TK05)

• Công dân kê khai và nộp mẫu TK05 tại Công an cấp xã, Công an cấp huyện hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh nơi gần nhất trong vòng 02 ngày làm việc kể từ khi phát hiện mất.

• Bước 2: Cơ quan tiếp nhận lập văn bản thông báo (Mẫu VB01)

• Cán bộ công an đối soát thông tin nhân thân, lập văn bản thông báo mẫu VB01 ghi nhận đầy đủ thông tin cuốn hộ chiếu bị mất và thông tin công dân.

• Bước 3: Chuyển mẫu VB01 về Cục Quản lý xuất nhập cảnh

• Cơ quan tiếp nhận ban đầu gửi mẫu VB01 kèm bản sao/bản gốc đơn TK05 lên Cục Quản lý xuất nhập cảnh – Bộ Công an qua hạ tầng mạng chuyên dùng hoặc đường bưu chính.

• Bước 4: Hủy giá trị sử dụng hộ chiếu và thông báo kết quả

• Cục Quản lý xuất nhập cảnh duyệt hủy giá trị sử dụng hộ chiếu trên cơ sở dữ liệu. Thông tin hủy được đồng bộ tự động để phục vụ cho việc công dân xin cấp lại hộ chiếu mới.

Việc hiểu đúng bản chất và quy trình luân chuyển mẫu VB01 theo Thông tư 69/2026/TT-BCA sẽ giúp công dân chủ động theo dõi tiến độ giải quyết thủ tục trình báo mất hộ chiếu của mình. Nếu gặp khó khăn hay thắc mắc về hồ sơ xuất nhập cảnh, hãy liên hệ ngay Công ty Luật ACC để nhận hỗ trợ chuyên sâu và kịp thời nhất.