Anh chị có kinh nghiệm giải đáp giúp em một số thắc mắc với ạ Em chuẩn bị mở cửa hàng văn phòng phẩm, đồ chơi, phụ kiện, túi balo cho học sinh Em nhập hàng qua online hội, nhóm sỉ, hội thanh lý mà họ không có hóa đơn điện tử, thì làm sao để em nhập được hàng mà có đầu vào chuẩn ạ. Tại em cũng chưa hiểu về thuế nhiều. Em là người mới, chưa hiểu biết Mong mọi người cho kinh nghiệm. Em cảm ơn ạ.

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Yêu cầu về chứng từ đầu vào theo quy định pháp luật thuế

Theo Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, để được khấu trừ thuế đầu vào, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh phải có chứng từ hợp pháp chứng minh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ. Chứng từ này chủ yếu là hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ điện tử. Nếu nguồn hàng từ các nhóm sỉ, hội thanh lý trực tuyến không cung cấp hóa đơn điện tử, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh đầu vào hợp pháp, dẫn đến không được khấu trừ thuế GTGT (tỷ lệ khấu trừ thường là 10% giá trị hàng hóa). Đối với hộ kinh doanh cá thể mới mở (như cửa hàng văn phòng phẩm, đồ chơi, phụ kiện học sinh), nếu áp dụng phương pháp khoán thuế theo Thông tư 40/2021/TT-BTC, bạn không bắt buộc khấu trừ đầu vào mà chỉ cần chứng từ cơ bản để kê khai doanh thu, nhưng vẫn phải đảm bảo nguồn gốc hàng hóa rõ ràng để tránh rủi ro kiểm tra thuế.

Các cách xử lý để có đầu vào chuẩn khi nhập hàng từ nguồn không chính thức

Để có đầu vào hợp pháp, bạn nên ưu tiên mua từ nhà cung cấp uy tín có đăng ký kinh doanh và xuất hóa đơn điện tử. Nếu buộc phải mua từ nhóm sỉ hoặc hội thanh lý (thường là cá nhân hoặc hộ nhỏ lẻ), cần bổ sung chứng từ thay thế theo quy định tại Điều 15 Luật Thuế GTGT 2024. Các chứng từ thay thế bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (có chữ ký hai bên, ghi rõ số lượng, giá trị, ngày giao dịch).
• Biên nhận thanh toán (nếu chuyển khoản ngân hàng hoặc tiền mặt có xác nhận).
• Phiếu nhập kho nội bộ (nếu bạn tự lập để ghi nhận hàng hóa).
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc hàng (như tem nhãn, mã vạch sản phẩm nếu áp dụng).

Lưu ý, nếu tổng giá trị giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên mỗi lần, phải có chứng từ đầy đủ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nếu không sẽ bị loại trừ khỏi chi phí khấu trừ. Là người mới, bạn nên đăng ký phương thức kê khai thuế phù hợp (khoán hoặc kê khai) tại Chi cục Thuế quận/huyện để được hướng dẫn cụ thể.

Xem thêm: Nếu số thuế đã nộp trong năm lớn hơn số thuế phải nộp sau quyết toán thì ngoài việc hoàn lại tiền, cá nhân có thể lựa chọn chuyển số dư sang năm sau để bù trừ không?

Quy trình đăng ký kinh doanh và kê khai thuế cho hộ kinh doanh mới

Vì bạn là người mới mở cửa hàng, cần thực hiện đăng ký hộ kinh doanh cá thể trước để có mã số thuế và kê khai hợp pháp. Quy trình được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, kết hợp với hướng dẫn thuế tại Luật Thuế GTGT.

Bước 1: Đăng ký hộ kinh doanh tại UBND cấp xã/phường

Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của UBND xã/phường nơi đặt cửa hàng. Hồ sơ bao gồm: đơn đăng ký kinh doanh (mẫu quy định), bản sao CMND/CCCD của chủ hộ, giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh (hợp đồng thuê nếu thuê mặt bằng). Thời gian xử lý 3-5 ngày làm việc, phí khoảng 100.000 đồng. Sau khi được cấp giấy chứng nhận, bạn sẽ nhận mã số thuế tự động để kê khai.

Bước 2: Đăng ký phương pháp tính thuế tại Chi cục Thuế

Trong vòng 10 ngày sau khi đăng ký kinh doanh, nộp hồ sơ tại Chi cục Thuế địa phương để chọn phương pháp khoán (phù hợp với hộ nhỏ, không cần hóa đơn đầu vào phức tạp) hoặc kê khai (nếu doanh thu dự kiến trên 100 triệu đồng/năm, cần hóa đơn điện tử). Hồ sơ gồm: thông báo lựa chọn phương pháp tính thuế, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Cơ quan thuế sẽ ấn định mức thuế khoán dựa trên doanh thu ước tính (thường 1-5% doanh thu cho ngành bán lẻ).

Xem thêm: Cho em hỏi trong này có anh, chị nào làm bên thuế cho em hỏi về quy trình báo cáo việc kê khai sai thu nhập không ạ. Công ty TNHH GA Hoàng Long Phát trụ sở tại 49A Hùng Vương, Quận 5 (cũ) kê khai thu nhập của em, nhưng thực tế em không nhận gì ở đây, mà kê tận 4 năm, em báo lên thuế, gửi kiến nghị dịch vụ công cả 1 năm vẫn chưa có phản hồi, có anh, chị nào làm bên thuế có thể giúp em cách giải quyết được không ạ, em cảm ơn nhiều ạ.

Bước 3: Kê khai và nộp thuế định kỳ

Hàng quý hoặc năm (tùy phương pháp), kê khai doanh thu qua ứng dụng eTax của Tổng cục Thuế. Nếu mua hàng không hóa đơn, ghi nhận bằng chứng từ thay thế ở bước trên và lưu trữ ít nhất 10 năm. Sử dụng hóa đơn điện tử cho bán hàng ra (bắt buộc từ năm 2022 theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP) để tránh phạt.

Rủi ro và mức xử phạt nếu không có chứng từ đầu vào chuẩn

Nếu nhập hàng mà không có chứng từ hợp pháp, bạn có thể bị từ chối khấu trừ thuế đầu vào, dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế phải nộp. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, mức phạt cụ thể như sau:

• Không xuất hoặc không có hóa đơn hợp pháp: phạt từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy giá trị giao dịch.
• Sử dụng chứng từ không hợp pháp để kê khai: phạt từ 20% đến 100% số tiền thuế gian lận, tối thiểu 2.000.000 đồng.
• Với hộ mới, nếu bị kiểm tra nguồn gốc hàng hóa (theo Luật Quản lý thuế 2019), có thể bị tịch thu hàng vi phạm hoặc phạt bổ sung từ 10.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng nếu chứng minh không được nguồn gốc rõ ràng. Để tránh, hãy ưu tiên nguồn cung cấp có hóa đơn và tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương trước khi nhập lô hàng lớn.

Việc tuân thủ quy định về chứng từ đầu vào giúp bạn tránh rủi ro pháp lý, tối ưu hóa chi phí thuế và xây dựng uy tín kinh doanh lâu dài. Đồng thời, đảm bảo nguồn hàng hợp pháp góp phần bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng theo Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2010. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.