Em mới mở xưởng cơ khí ở Bình Dương, thuê lại mặt bằng trong khu dân cư. Vậy phần chi phí thuê có cần hóa đơn đỏ không, hay chỉ hợp đồng công chứng là được khấu trừ thuế ạ?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Điều kiện khấu trừ chi phí thuê mặt bằng

Theo quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 (Luật Thuế TNDN), chi phí thuê mặt bằng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh được xem là chi phí hợp lý, được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng các điều kiện sau:

• Chi phí phải thực tế phát sinh và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Phải có chứng từ, hóa đơn hợp pháp theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán.
• Đối với trường hợp thuê mặt bằng trong khu dân cư tại Bình Dương để mở xưởng cơ khí, chi phí này được chấp nhận nếu mặt bằng được sử dụng cho mục đích sản xuất hợp pháp, không vi phạm quy hoạch sử dụng đất theo Luật Đất đai 2013 (sửa đổi, bổ sung năm 2020).

Thông tư số 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN quy định chi tiết tại Điều 6, khoản 2.21, xác nhận chi phí thuê tài sản (bao gồm mặt bằng) là chi phí được trừ nếu có đầy đủ hồ sơ chứng minh.

Yêu cầu về hợp đồng thuê

Hợp đồng thuê mặt bằng là chứng từ bắt buộc để chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

• Hợp đồng phải được lập bằng văn bản, ghi rõ các nội dung cơ bản như bên thuê (doanh nghiệp của Anh/Chị), bên cho thuê, thời hạn thuê, diện tích mặt bằng, giá thuê và phương thức thanh toán, theo quy định tại Điều 500 Bộ luật Dân sự 2015.
• Đối với mặt bằng là nhà ở hoặc đất đai trong khu dân cư, hợp đồng cần được công chứng hoặc chứng thực tại UBND cấp xã/phường để đảm bảo tính pháp lý, theo Điều 122 Luật Nhà ở 2014. Chỉ hợp đồng công chứng thôi chưa đủ để khấu trừ thuế nếu thiếu chứng từ thanh toán và hóa đơn (nếu áp dụng).
• Nếu bên cho thuê là cá nhân (thường gặp trong khu dân cư), hợp đồng công chứng giúp xác nhận giao dịch dân sự hợp lệ, nhưng doanh nghiệp vẫn cần bổ sung chứng từ khác để cơ quan thuế chấp nhận khấu trừ.

Yêu cầu về hóa đơn và chứng từ thanh toán

Không nhất thiết phải có hóa đơn đỏ (hóa đơn giá trị gia tăng) nếu bên cho thuê là cá nhân không kinh doanh, nhưng cần chứng từ thay thế để chứng minh chi phí thực tế.

• Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh có đăng ký thuế, phải có hóa đơn GTGT hợp lệ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Hóa đơn này là cơ sở chính để khấu trừ thuế đầu vào (nếu áp dụng) và chi phí TNDN.
• Nếu bên cho thuê là cá nhân, không bắt buộc hóa đơn đỏ, nhưng doanh nghiệp cần:
• Hợp đồng thuê công chứng/chứng thực.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng) nếu giá trị từ 20 triệu đồng trở lên mỗi lần thanh toán, theo khoản 3 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC. Nếu dưới 20 triệu đồng, có thể thanh toán tiền mặt nhưng phải có biên nhận hoặc giấy xác nhận.
• Trường hợp thiếu hóa đơn hoặc chứng từ đầy đủ, chi phí có thể không được khấu trừ, dẫn đến tăng thu nhập chịu thuế TNDN (thuế suất 20% theo Luật Thuế TNDN hiện hành), và có thể bị phạt hành chính từ 20% đến 100% số thuế kê khai sai, theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, với mức phạt cụ thể từ 2.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm.

Việc tuân thủ đầy đủ các quy định trên giúp doanh nghiệp của Anh/Chị tránh rủi ro bị loại chi phí, giảm thiểu nghĩa vụ thuế TNDN và tránh phạt hành chính. Đồng thời, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ hoạt động kinh doanh bền vững. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.