Em mới đi làm lần đầu, công ty không hỗ trợ quyết toán, vậy cá nhân tự làm hoàn thuế trên Etax có khó không và cần chuẩn bị những gì?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Mức độ khó khăn khi cá nhân tự quyết toán thuế trên hệ thống eTax

Việc cá nhân tự thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trên hệ thống eTax không quá khó khăn, đặc biệt đối với người mới đi làm lần đầu nếu có thu nhập chủ yếu từ tiền lương, tiền công và đã được công ty khấu trừ thuế tạm nộp. Hệ thống eTax của Tổng cục Thuế được thiết kế thân thiện, hỗ trợ trực tuyến với hướng dẫn chi tiết, giúp người dùng dễ dàng thao tác mà không cần kiến thức chuyên sâu về kế toán. Theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 44), cá nhân có trách nhiệm tự quyết toán nếu tổ chức chi trả thu nhập không thực hiện hoặc không hỗ trợ đầy đủ. Thời gian xử lý thường chỉ mất từ 1-3 ngày nếu hồ sơ hợp lệ, và tỷ lệ thành công cao nếu tuân thủ đúng quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tuy nhiên, có thể gặp một số trở ngại nhỏ như lỗi kỹ thuật mạng hoặc thiếu chứng từ, nhưng có thể khắc phục bằng cách liên hệ hỗ trợ qua hotline 1800-1525 của Tổng cục Thuế.

Những gì cần chuẩn bị để thực hiện quyết toán

Để tự quyết toán thuế TNCN trên eTax, cá nhân cần chuẩn bị đầy đủ thông tin và chứng từ liên quan đến thu nhập và khấu trừ trong năm, đảm bảo tính chính xác để tránh sai sót dẫn đến truy thu hoặc phạt chậm nộp (từ 0,03%/ngày theo Luật Quản lý thuế 2019, Điều 59). Các yêu cầu chính bao gồm:

Xem thêm: Dạ mấy anh chị ơi, cho em xin hỏi. Em có làm tiệm spa nhỏ, thu nhập ít lắm, bình quân ra tầm 300 nghìn một ngày thôi ạ. Trước em làm công ty có sẵn mã số thuế thu nhập cá nhân rồi, giờ em nghỉ công ty làm spa. Em vừa bán đất 500 triệu nhưng làm hợp đồng dịch vụ họ làm em đóng thuế chỉ 150 triệu, mà lúc chuyển tiền người bên mua họ có ghi thông tin là chuyển tiền đất. Giờ em muốn lên khai thuế cho tiệm thì có bị truy thu qua bên nhà đất không ạ?

• Thông tin cá nhân: Mã số thuế cá nhân (nếu chưa có, đăng ký tại Chi cục Thuế địa phương hoặc qua eTax); CMND/CCCD hoặc hộ chiếu; địa chỉ email và số điện thoại đăng ký với cơ quan thuế.
• Chứng từ thu nhập: Sao kê lương từ công ty (nếu có), hoặc Phiếu khấu trừ thuế TNCN do công ty cấp (mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 19/2021/TT-BTC); nếu không có, có thể yêu cầu công ty cung cấp hoặc sử dụng dữ liệu từ hệ thống thuế điện tử.
• Chứng từ khấu trừ: Giấy tờ chứng minh giảm trừ gia cảnh (như giấy khai sinh con cái, giấy đăng ký kết hôn); chứng từ đóng góp từ thiện, bảo hiểm (nếu áp dụng để giảm thu nhập chịu thuế theo Thông tư 80/2021/TT-BTC).
• Thiết bị và tài khoản: Máy tính hoặc điện thoại có kết nối internet ổn định; tài khoản eTax (đăng ký tại etax.thue.gdt.gov.vn nếu chưa có, sử dụng chữ ký số hoặc tài khoản định danh điện tử VNeID).

Quy trình thực hiện quyết toán thuế trên eTax

Quy trình quyết toán thuế TNCN được thực hiện trực tuyến qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, theo hướng dẫn tại Thông tư 80/2021/TT-BTC (Điều 10-12 về khai thuế điện tử). Thời hạn quyết toán là trước ngày 30/4 năm sau (đối với năm 2023 là 30/4/2024), và cá nhân có thể thực hiện từ ngày 1/3. Dưới đây là các bước cụ thể:

Bước 1: Đăng nhập và đăng ký tài khoản eTax

Truy cập website etax.thue.gdt.gov.vn, chọn "Đăng ký tài khoản" nếu chưa có, nhập thông tin cá nhân và mã số thuế. Xác thực qua email hoặc SMS, sau đó kích hoạt tài khoản bằng chữ ký số (CA) hoặc tài khoản định danh điện tử. Quá trình này mất khoảng 5-10 phút, và theo Luật Quản lý thuế 2019 (Điều 30), việc đăng ký điện tử là bắt buộc để khai thuế trực tuyến, giúp tránh phải nộp hồ sơ giấy tờ trực tiếp.

Bước 2: Chuẩn bị và khai báo tờ khai quyết toán

Chọn mục "Quyết toán thuế TNCN" trên giao diện eTax, tải mẫu tờ khai 02/QTT-TNCN (theo Thông tư 19/2021/TT-BTC). Điền thông tin thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ từ công ty, và các khoản giảm trừ (gia cảnh, từ thiện). Hệ thống sẽ tự động tính toán số thuế phải nộp hoặc hoàn (nếu âm, yêu cầu hoàn thuế). Kiểm tra kỹ dữ liệu để tránh sai sót, vì theo Thông tư 80/2021/TT-BTC, tờ khai phải chính xác và đầy đủ, nếu sai có thể bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Xem thêm: Có 1 bạn làm chung công ty với em, thu nhập, mức đóng thuế đều ngang nhau, đều giảm trừ 1 người, nhưng bạn đó được hoàn thuế gần 10 triệu nhưng em chỉ được hoàn 2 triệu 6, vậy em muốn hỏi tại sao có sự chênh lệch này, và cần thông tin gì để em cung cấp thêm ạ?

Bước 3: Nộp tờ khai và chứng từ điện tử

Sau khi hoàn tất tờ khai, ký điện tử và nộp trực tuyến. Đính kèm file scan chứng từ khấu trừ (PDF hoặc hình ảnh rõ nét). Hệ thống sẽ gửi biên nhận điện tử qua email. Nếu cần hoàn thuế, điền thêm thông tin tài khoản ngân hàng để nhận tiền (thời gian hoàn từ 30-60 ngày theo Luật Quản lý thuế 2019, Điều 60). Nếu gặp lỗi, sử dụng chức năng hỗ trợ trực tuyến trên eTax hoặc liên hệ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả

Sau nộp, kiểm tra trạng thái hồ sơ qua mục "Tra cứu" trên eTax. Nếu được chấp nhận, nhận thông báo hoàn thuế hoặc nộp bổ sung qua tài khoản ngân hàng (nếu nợ thuế). Theo Thông tư 19/2021/TT-BTC (Điều 8), cơ quan thuế sẽ xử lý trong 10 ngày làm việc; nếu chậm, cá nhân có quyền khiếu nại để đảm bảo quyền lợi.

Việc tuân thủ quyết toán thuế TNCN giúp cá nhân tránh phạt hành chính, nhận hoàn thuế nếu khấu trừ thừa (có thể lên đến hàng triệu đồng), và xây dựng lịch sử tuân thủ tốt cho các năm sau. Đồng thời, quy trình điện tử tiết kiệm thời gian so với nộp trực tiếp. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.