Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.
Điều kiện để khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ được tính vào chi phí được trừ
Căn cứ quy định tại Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi, bổ sung năm 2013, 2020) và hướng dẫn tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về bảo hiểm bắt buộc.
Để được ghi nhận là chi phí hợp lý khi quyết toán thuế năm 2026, doanh nghiệp phải thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã nộp đầy đủ các khoản bảo hiểm bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN) theo quy định của pháp luật tại thời điểm phát sinh chi phí mua bảo hiểm nhân thọ.
- Khoản chi được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng của đơn vị.
- Mức chi phí mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không vượt quá 03 triệu đồng/tháng/người (theo quy định tại Thông tư 25/2018/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Thông tư 96/2015/TT-BTC).
- Doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Ủy nhiệm chi) đối với các hợp đồng bảo hiểm có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
Quy trình hồ sơ và kê khai trên hệ thống eTax
Việc hạch toán và bảo vệ chi phí bảo hiểm nhân thọ khi quyết toán thuế TNDN đòi hỏi quy trình thực hiện chặt chẽ trên hệ thống thuế điện tử như sau:
Bước 1: Hoàn thiện hệ thống quy chế nhân sự và hợp đồng bảo hiểm Doanh nghiệp thực hiện rà soát lại Quy chế tài chính hoặc Thỏa ước lao động tập thể để đảm bảo khoản phúc lợi bảo hiểm nhân thọ đã được quy định rõ ràng về đối tượng và định mức thụ hưởng. Anh/Chị cần chuẩn bị bộ hồ sơ gồm: Hợp đồng bảo hiểm nhóm hoặc cá nhân, danh sách nhân viên tham gia và biên bản ghi nhận sự đóng góp của doanh nghiệp đối với người lao động. Việc chuẩn bị hồ sơ từ sớm giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của khoản chi ngay từ khâu hạch toán ban đầu, tránh việc bị cơ quan Thuế loại trừ chi phí do thiếu căn cứ pháp lý trong quy chế nội bộ khi thực hiện hậu kiểm dữ liệu năm 2026.
Bước 2: Hạch toán chi phí và đối soát định mức 03 triệu đồng/tháng Kế toán thực hiện hạch toán khoản phí bảo hiểm vào chi phí quản lý doanh nghiệp hoặc chi phí bán hàng tương ứng với bộ phận nhân sự được hưởng. Anh/Chị cần lưu ý: nếu mức phí đóng thực tế cao hơn 03 triệu đồng/tháng/người, phần vượt quá phải được loại ra khỏi chi phí được trừ khi lập tờ khai quyết toán thuế TNDN (chỉ tiêu B4 trên tờ khai mẫu 03/TNDN). Việc đối soát kỹ định mức này trên sổ sách kế toán giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát số thuế phải nộp, đồng thời đảm bảo tính minh bạch khi dữ liệu được đẩy lên hệ thống eTax, tránh các sai lệch dẫn đến việc bị tính tiền chậm nộp 0,03%/ngày do kê khai sai chi phí tài chính.
Bước 3: Kê khai quyết toán và lưu trữ chứng từ thanh toán điện tử Trong kỳ quyết toán thuế năm 2026, doanh nghiệp tổng hợp tổng chi phí bảo hiểm nhân thọ hợp lệ vào tờ khai mẫu 03/TNDN gửi qua cổng thuedientu.gdt.gov.vn. Doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử của công ty bảo hiểm và chứng từ chuyển khoản ngân hàng trong thời hạn ít nhất 10 năm theo Luật Quản lý thuế 2019. Việc lưu trữ hồ sơ điện tử đồng bộ giúp doanh nghiệp sẵn sàng cung cấp dữ liệu giải trình qua eTax nếu cơ quan Thuế có yêu cầu đối soát chéo với đơn vị bảo hiểm, khẳng định tính trung thực trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa tối đa quyền lợi tài chính cho doanh nghiệp và người lao động.
Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị
Để khoản chi được trừ tuyệt đối khi quyết toán, doanh nghiệp cần lưu trữ các tài liệu sau:
- Hợp đồng lao động hoặc Quy chế nội bộ quy định về bảo hiểm nhân thọ.
- Hợp đồng bảo hiểm ký kết với công ty bảo hiểm và danh sách nhân viên tham gia.
- Hóa đơn điện tử của công ty bảo hiểm cung cấp cho từng kỳ đóng phí.
- Chứng từ thanh toán phí bảo hiểm qua ngân hàng (Ủy nhiệm chi).
- Hồ sơ nộp BHXH bắt buộc để chứng minh đơn vị không nợ bảo hiểm tại thời điểm tài trợ bảo hiểm nhân thọ.
Giới thiệu về dịch vụ Thuế tại Công ty Luật ACC
ACC cung cấp dịch vụ liên quan đến thuế đa dạng , từ những việc vận hành hàng ngày đến các vấn đề pháp lý phức tạp.
Giải pháp Thuế toàn diện cho Doanh nghiệp:
– Tư vấn Thuế chuyên sâu: Cập nhật và áp dụng chuẩn xác các quy định về VAT, TNDN, TNCN, giúp doanh nghiệp luôn đi đúng luật.
– Đại diện làm việc với Cơ quan Thuế: Thay mặt doanh nghiệp giải trình, bảo vệ quyền lợi tối đa trong các đợt thanh tra, kiểm tra thuế.
– Hoàn thuế nhanh gọn: Xử lý hồ sơ hoàn thuế GTGT, dự án đầu tư chuyên nghiệp, giúp khơi thông dòng tiền bị ứ đọng.
– Tối ưu hóa số thuế phải nộp: Vận dụng thông minh các chính sách miễn, giảm và ưu đãi thuế để tiết kiệm chi phí hợp pháp.
💎 Tại sao chọn Luật ACC?
– Bảo vệ doanh nghiệp an toàn tuyệt đối trước rủi ro hậu kiểm.
– Đội ngũ chuyên gia xử lý hồ sơ quyết liệt, bám sát địa phương.
– Chi phí minh bạch: Hiệu quả vượt trội so với mức đầu tư.
Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa khoản chi phúc lợi, giảm gánh nặng thuế TNDN một cách hiệu quả và tránh các tranh chấp với cơ quan thuế. Đồng thời, điều này còn góp phần nâng cao sự gắn kết với nhân viên thông qua các chính sách phúc lợi rõ ràng. Nếu cần hỗ trợ soạn thảo, nộp hồ sơ hoặc theo dõi tiến trình, hãy liên hệ Công Ty Luật ACC.
Để lại một bình luận