Dạ cho em hỏi, em làm kế toán mới vào nghề, bên em có mua hàng của cá nhân không có hóa đơn, giờ em không biết hạch toán chi phí và thuế đầu vào ra sao, vậy trường hợp này có được lập bảng kê hay cần làm hợp đồng mua bán viết tay?

Dựa trên thông tin Anh/Chị cung cấp, Công Ty Luật ACC xin phép phân tích và đưa ra hướng dẫn cụ thể như sau.

Các trường hợp được phép hạch toán chi phí mua hàng của cá nhân không có hóa đơn

Theo quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), doanh nghiệp chỉ được đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân không có hóa đơn vào chi phí được trừ khi thuộc các trường hợp cụ thể sau, nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch:

• Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng các nguyên liệu tự nhiên như đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra.
• Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng theo quy định tại Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024.

Nếu không thuộc các trường hợp trên, chi phí sẽ không được khấu trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, dẫn đến tăng nghĩa vụ thuế.

Hồ sơ cần thiết để hạch toán chi phí và thuế đầu vào

Để hạch toán chi phí mua hàng của cá nhân không có hóa đơn một cách hợp lệ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư 40/2021/TT-BTC hướng dẫn thuế GTGT, thuế TNCN đối với hộ, cá nhân kinh doanh. Các chứng từ chính bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ (có thể lập bằng văn bản viết tay nếu không có mẫu chuẩn, nhưng phải ghi rõ thông tin hai bên, nội dung giao dịch, giá trị và chữ ký xác nhận).
• Chứng từ thanh toán (phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, ủy nhiệm chi hoặc sao kê ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng).
• Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ có chữ ký của cả hai bên.
• Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC.
• Bản sao CMND/CCCD của người bán (nếu có, để xác minh danh tính).

Hợp đồng viết tay được chấp nhận thay thế hóa đơn trong các trường hợp này, miễn là kèm theo các chứng từ khác để chứng minh giao dịch thực tế. Doanh nghiệp nên lưu trữ toàn bộ hồ sơ ít nhất 10 năm để phục vụ kiểm tra thuế.

Lưu ý về việc lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn (Mẫu số 01/TNDN)

Bảng kê là chứng từ bắt buộc để thay thế hóa đơn, giúp hạch toán chi phí và khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đủ điều kiện. Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), bảng kê phải được lập ngay sau giao dịch và bao gồm:

• Thông tin của doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế).
• Thông tin của người bán (tên, địa chỉ, số CMND/CCCD).
• Thông tin về hàng hóa/dịch vụ (tên, số lượng, đơn giá, thành tiền).
• Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Người ký bảng kê phải là đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền, chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của thông tin. Doanh nghiệp cần tổng hợp các bảng kê theo tháng/quý và lưu trữ kèm chứng từ liên quan để quyết toán thuế, tránh rủi ro bị loại chi phí.

Xử lý thuế GTGT và thuế TNCN

Về thuế GTGT đầu vào, chỉ được khấu trừ nếu giao dịch thuộc các trường hợp được phép nêu trên và có đầy đủ hồ sơ theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Nếu cá nhân/hộ kinh doanh có doanh thu từ 100 triệu đồng/năm trở lên (áp dụng đến 31/12/2025), doanh nghiệp phải yêu cầu họ liên hệ cơ quan thuế để lập hóa đơn bán lẻ và kê khai, nộp thuế; nếu không, chi phí có thể bị loại.

Đối với thuế TNCN, nếu mua dịch vụ (ví dụ: thuê lao động cá nhân), doanh nghiệp phải khấu trừ 10% thuế TNCN trước khi thanh toán nếu thu nhập vượt ngưỡng miễn thuế (hiện tại 10 triệu đồng/tháng), theo Thông tư 40/2021/TT-BTC. Doanh nghiệp kê khai và nộp thay cho cá nhân.

Các rủi ro và biện pháp phòng ngừa

Rủi ro lớn nhất là chi phí bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, dẫn đến tăng thuế phải nộp từ 20% trên giá trị chi phí bị loại, theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngoài ra, nếu thiếu chứng từ, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính từ 4.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi).

Để phòng ngừa, doanh nghiệp nên: yêu cầu cá nhân ký xác nhận giao dịch; sử dụng phần mềm kế toán để theo dõi chứng từ; tham khảo ý kiến cơ quan thuế địa phương trước giao dịch lớn; và đào tạo nhân viên kế toán về quy định mới từ Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.

Ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT

Từ ngày 01/01/2026, theo Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024, hộ, cá nhân kinh  Công ty Luật ACC sẵn sàng đồng hành cùng Anh/Chị để giải quyết vấn đề này một cách nhanh chóng và hiệu quả. Vui lòng liên hệ ngay để được hỗ trợdoanh có doanh thu hằng năm dưới 200.000.000 đồng sẽ không chịu thuế GTGT, cho phép doanh nghiệp mua hàng của họ mà không cần hóa đơn và vẫn hạch toán chi phí được trừ nếu có bảng kê hợp lệ. Trước thời điểm này, ngưỡng là 100.000.000 đồng/năm theo quy định hiện hành.

Việc tuân thủ các quy định trên giúp doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo hoạt động kinh doanh bền vững. Công Ty Luật ACC.